企业内部制约环境下合同管理探讨

论文摘要:在市场经济环境下，企业的经济往来主要通过合同形式进行，企业的进展离不开合同，能否有效的维护自身的合法权益，制约合同风险，加强合同管理成为现代企业经营管理重要内容。在国家五部委联合发布的《企业内部制约运用指引》中，对企业合同管理制度系统的建设、落实保障措施提出了具体要求，为规范企业行为，提升企业现代管理水平具有重要的指导作用。本人在开展公司内部制约系统建设历程中，对改善企业合同管理内部制约方面有一些认识，现借本论文谈谈自己肤浅的感受。

一、合同内部制约的目标

企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、制约等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、制约是合同管理的手段。合同管理必须是全历程的、系统性的、动态性的。合同管理制度是企业经营管理的重要制度，企业通过推行合同内部制约，能够有效地维护自身合法利益，规范合同管理流程，保证合同内容、条款的完整和严谨，防范法律风险。合同内部制约的目标具体体现在运营目标、财务目标和合规目标三个方面：
1．运营目标：根据经营业务需求，在满足时间、技术质量要求的情况下，完成合同约定事项，提升合同的可靠性和执行力，保证企业经营目标的顺利完成论文范文。
2．财务目标：确保资金安全，在预算范围内制约成本，合理安排资金。
3．合规目标：遵守国家相关的法律法规，严格执行审批程序和有关流程，防止合同签订和执行历程中违法违规行为的发生。

二、梳理合同管理流程

在合同管理系统建立前，有必要对企业现有的合同管理流程进行梳理，既要浅析合同管理流程每一个环节的制约活动是否有效，又要理顺合同管理链与其他业务流程之间的联系2013年会计毕业论文范文。合同管理流程上游衔接的流程有项目立项流程、招投标流程、预算审批流程等，下游与资金支付流程、验收流程等流程相连，在制定合同管理流程时，要注意做到与上下游无缝对接，避开出现管理的真空。
合同管理流程可划分为合同签订流程和合同履行流程，合同签订流程包括合同准备、合同谈判、合同文本拟订、合同报批审核、合同签订和合同分发存档等环节。在这些环节中，需要有相应的责任部门实施制约，其中合同经办部门负责合同的准备、谈判组织、文本草拟，合同报批工作；审核部门负责对合同主体资格、财务事项、技术要求、法律风险的内容进行审核，为审批人把关；审批人在授权源于：关于会计毕业论文范文http://www.328tiBEt.cn
范围内承担最终审批责任。
合同签订后，需加强合同的跟踪，保证合同权利义务的有效执行，当因内部和外部环境变化，双方无法完全按合同约定履行时，应及时进行协商，变更或解除合同，如协商不成，则进入仲裁或诉讼程序。上面陈述的合同管理历程称之为合同履行流程，该流程由合同跟踪履行、合同变更和补充、合同解除、合同纠纷处理和合同登记归档等制约活动组成学校会计论文。

三、风险浅析

在合同签订和履行历程中，有着各种各样的风险，导致合同风险的既有外部环境因素，也有企业内部环境因素，通过浅析评估，采取必要的应对措施，使风险制约在可以接受的范围内。通常情况下，外部环境因素如宏观经济环境、政策、法律、自然灾害等因素，为不可控因素，企业在订立合同时，需合理预测这类风险发生的可能性，可采取风险转移的方式尽量减少可能发生的损失。内部环境因素主要有合同决策、管理水平、操作人员素质、财务情况、生产能力和技术水平等，导致的企业合同管理风险按照影响结果可以划分为营运风险、财务风险和合规风险。

(一)营运风险

合同管理的营运风险，指企业在运营历程中，可能由于合同管理某一环节的缺失，导致经营活动达不到预期的目标甚至产生损失。合同管理的运营风险有：
1．因业务评价不正确、不完整，导致决策错误，主要体现在合同需求与业务目标不一致，合同主体资格审核不当，定价对策失误等；
2．因合同条款不严谨，对合同双方权利、义务和违约责任表述不清楚，导致经济纠纷和经济损失；
3．因缺乏充分的沟通，信息缺失带来风险；
4．违约风险：一方无法履行合同约定的义务，造成对方损失，或由于自身违约需承担赔偿责任。

(二)财务风险

企业在合同订立和执行历程中，由于合同条款和合同方商业信用等理由，合同履行最终结果和预期可能会发生偏差，导致收益的下降或遭受经济损失，其主要原因有：
1．预算制定不合理，未能有效制约成本会计范文。
2．合同的支付条件和付款进度不合理，令资金占用增加，产生资金损失。
3．合同各方权利义务的约定不清晰，可能产生额外的费用，造成成本增加。
4．税收风险：忽略可能产生的税费，没有约定由哪一方承担税款缴纳义务，导致费用增加和经济损失；采购合同没有要求供货商，未进项税不能抵扣，增加了税收负担。
5．因合同纠纷产生资金损失。

(三)合规风险

因企业在订立合同和履行合同时，未能遵循法律法规、标准、行业规则、公司管理制度，而可能遭受法律制裁或监管处罚、重大财务损失或声誉损失的风险。合同管理的合规风险有：

1.违反相关法律法规，合同被确认无效并需承担法律责任的风险；

2.选择的合同主体不具备合同所要求的资质，不能保证产品质量或服务质量的风险；

3.没有按流程审核或审核把关不严，致使公司利益受损；

4.违反公司有关制度、徇私舞弊，侵吞公司利益带来的风险。

四、制约活动

企业在实施内部制约时，相关制度、流程应覆盖合同管理的各个环节，尤其需对可能产生较大风险的关键制约点加以重点关注，采取切实可行的应对措施，使合同风险得到有效的制约。针对上面陈述的风险浅析，制定相应的业务流程制约活动。

(一)合同准备阶段的制约活动

1．建立合同需求申请制度，明确未经过批准的需求不能进入合同签订流程，确保合同需求符合公司进展战略和经营目标。论文摘要:2．开展合同调查工作，调查工作包括收集市场行情和行业信息、了解潜在合同主体的合法性、履约能力和资质信誉情况，通过对相关信息的浅析、比选，拟订合同谈判案例和对策。建立合格供应商（承包商）库、客户商业信用资料库，以及相应的评价机制和管理制度。
3．合同资金纳入全面预算管理，合同预算是合同谈判定价的基础，通过预算管理加强成本监控。
4．建立合同文本示范文库，针对不同的合同类型，编写标准化的合同文本格式，合同文本应坚持合法合规和公平原则。在合同洽谈前，应主动把本公司的合同文本发给对方，争取对方接受该合同文本，未明确的事项及双方有分歧的条款留待合同谈判阶段协商确定会计专业毕业设计范文。

(二)合同签订阶段的制约活动

1．组织合同谈判
重大、复杂的合同应由技术、财务、法律部门组成谈判小组，重点关注合同、付款方式、技术要求、双方权利义务、违约责任、争议的解决方式等主要条款；谈判对策和谈判历程应受保密制度的管控；谈判小组不能对授权范围以外的事项作出对外承诺；谈判历程、谈判结果需有记录，谈判各方签字确认。
2．合同审核
合同根据谈判结果编写合同文本后，由公司相关职能部门进行审核，审核的内容包括合同合法性、经济性、可行性和严密性。审核范围有：
（1）合同确立的审核：审核签订合同的必要性，是否符合企业的进展战略和经营目标，合同需求是否批准，根据合同需求性质需提供的支持性文件有立项批复、需求计划和其他经批准同意签订合同的有关文件。
（2）合法性审核：审核合同是否符合法律、法规和公司管理制度，是否符合行业政策，合同条款是否通过招标确定谈判单位的，合同内容和条款是否完整，表述是否严谨、不产生歧义，采取招标方式的合同文件是否与招标文件的要求相符；审核合同主体资格，合同主体是否具备独立的民事行为能力，是否具备特定的资质，履约能力、财务情况和商业信誉是否满足等。
（3）技术及安健环审核：审核合同的技术文件、技术规范是否符合国家、行业标准和用户需求，工期、质量保证、售后服务是否满足合同目标，工程建设合同是否明确安健环措施。
（4）财务审核：审核合同金额的合理性和资金安全，合同金额是否制约在预算范围，支付条件能否保障资金安全，可能发生的税、费由谁负担是否界定清楚会计专业本科论文。
3．合同签字盖章
建立合同分级授权管理制度，公司在限额范围内批准签订合同，限额范围以上的合同需经有管理权限的上级单位审核通过后，授权公司对外签署合同。法人代表或授权代表签字后，印章保管员核对合同审批文件、登记合同编号后，在合同签字页和骑缝上盖章。
4．合同归档
建立合同档案管理制度，妥善保管合同档案。合同档案管理的主要内容包括管理职能、归档、查（借）阅、保密工作等。合同签订后，经办人员应在规定的时间内，将合同正本移交合同档案管理部门归档，涉及财务收支的合同，须留存原件一份，用于财务记账。

(三)合同履行流程的制约活动

1．合同跟踪
（1）建立合同管理台账，记录合同的内容、金额、付款方式、合同执行阶段的关键节点等信息，及时发现合同双方是否按时履行各自的权利义务，对合同履行情况进行实时监控。
（2）组织合同浅析，分解、落实合同责任。合同签订后，合同主办部门应组织合同相关部门对合同的主要条款进行浅析，了解合同的标的、范围、时间节点、质量要求、、支付方式，以及合同双方的责任、履行阶段可能产生的风险等，将合同责任分解到各合同实施相关部门，落实具体的完成时间，合同主办部门负责合同实施的统筹工作，注意信息沟通，做好各部门工作的衔接。
（3）做好合同执行历程有关资料的收集和保存，与合同有关的双方往来传真、邮件、会议纪要、承诺函、合同款收付凭证、收（发）货单、验收单、鉴定报告等资料，记录了合同执行的历程，应作为合同相关文件与合同一起妥善保存。当合同发生纠纷时，有关资料将作为证据，在谈判和协商历程中赢得主动权，如协商不成进入法律程序，则可通过依法举证，最大限度地维护自身的合法权益。
2．合同变更、解除
当合同发生重大变化，无法按原条款履行的情况出现时，对外应及时与合同单位沟通，协商解决办法，对内应合同变更申请，经批准后，根据变更达成的意见签订变更补充合同或解除合摘自会计 毕业论文http://www.328tiBEt.cn
同协议。
3．合同纠纷处理
建立合同纠纷处理机制，当协商无法达成一致，合同主办部门应及时向公司汇报纠纷事件，编写合同纠纷报告，法律部门负责对报告审核出具法律意见和倡议，经公司批准后，由法律部门根据合同约定的争议解决办法处理纠纷。合同纠纷处理完结后，将处理结果相关资料汇总整理归档。
在发生合同纠纷时，企业需加强自身权益的保护，注意以下方面的不足：
（1）未与法律部门或律师沟通前，避开就合同有关事项向合同对方作出口头或书面的承诺和表述；
（2）妥善保管好证据，在现场情况危及证据保存的情况下，应立即采取封存、拍照、公证等手段保护证据；
（3）在可能遭到对方起诉/提起仲裁的情况下，做好自身账户资金、不动产的保护，避开在未有合法判决的情况下被查封冻结资产。

(四)合同管理后评估

1．建立合同履行情况评估制度
建立合同履行情况评估制度，加强合同履行的管理与制约，定期对合同履行情况进行浅析评估，重大合同、不能正常履行的合同采取月度浅析方式，其他合同可以季度为周期实施评估。通过浅析评估，及时发现缺陷，提出解决策略。评估的内容包括：
（1）合同执行进度：检查双方是否在合同约定的时间节点完成对应的工作内容和成果，是否发生延误，造成延误的理由是什么。
（2）质量情况：检查工程质量、供货质量、工作成果是否符合验收标准，返修（工）效果能否满足需求。
（3）收款情况：检查合同对方是否按合同进度完成支付，支付金额是否与合同约定相符，出现延误的理由是什么。
（4）合同方履约情况：合同履行历程中是否出现违约、预期违约、合同修改、补充、解除、无效、无法履行等情形。
（5）合格供应商（承包商）、客户信用评审，合格供应商（承包商）评审主要评价其履约情况、技术和专业能力、工作配合、服务质量等因素；客户信用评审主要对客户偿债能力、履约情况、守信程度进行考核，确定客户的信用等级。同时，结合受评价单位的资质变动情况、信誉、财务情况、业绩、不良记录等评价结果，每年组织一次合格供应商（承包商）库、客户商业信用资料库的维护和更新工作。
2．实施合同管理内部审计工作
合同管理审计是对合同管理工作的合规性和合同管理内部制约制度的有效性进行审查和评价，审查的内容包括：
（1）合同管理各项制度和流程的建立及执行总体情况；
（2）合同确立的必要性审查，检查合同项目是否纳入年度计划，或完成立项审批，合同内容和范围是否与计划和立项相符，资料是否齐备；
（3）合同采购（委托）方式审查，检查是否按规定对限额以上的项目进行了招标，招标程序是否规范，未采取招标形式的是否完成审批；
（4）合同相关资料检查，合同签订方的资信证明文件是否符合合同资格要求，与签约有关的往来函件、谈判记录等审核资料、合同履行历程的档案资料是否完整；
（5）合同审核程序审查，检查是否按规定的流程完成审核、审批，是否有超越授权范围审批合同的现象；
（6）合同支付审核，检查付款内容、付款金额、付款方式、付款时间、审批程序、收款人等是否与合同规定相符；
（7）合同履约历程中有无违约行为，对违约行为是否及时有效纠正；是否及时收集了对方违约的证据；合同变更、解除是否符合《合同法》及有关规定；结算内容及款额是否与合同及其变更条款相符，审查手续是否完备；
（8）合同管理制度有效性评价，检查制度是否有着设计缺陷或运转缺陷，浅析缺陷的原因和影响程度，出具评价意见。
作者单位：广州进展资产管理有限公司