信息化环境下会计档案管理初议

【摘要】 随着网络技术的进展，信息化进程的加速，对信息化环境下的会计档案管理提出了新的、更高的要求。文章初步浅析了信息化环境下会计档案管理的内容、特点及容易发生的不足，以系统管理和运用管理两方面提出了信息化环境下对会计档案如何进行有效管理的措施。
【关键词】 会计档案； 信息管理； 管理不足； 改善措施
传统会计档案完全是纸质的，是有形可见的，档案人员按照《档案法》和《会计法》的基本要求，对会计凭证、账簿、报表等有形的会计档案资料实施管理。但是随着信息化技术的广泛普及与运用，信息化环境下会计档案在工作中发挥着越来越重要的作用，信息化环境下会计档案以形式到载体都发生了根本变化，如何对其进行有效管理，是会计人员和档案管理人员面对的新课题，必须加强对其论述探讨和实践摸索。

一、信息化环境下会计档案管理的概念与内容

信息化环境下会计档案管理是相对传统非信息化背景下会计档案管理而言的，它是按照有关法规收存的、纸质和非纸质的会计档案，是在一定时间内（比如一个会计年度），把计算机信息系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，而形成脱机保存的会计资讯。会计档案管理的内容与传统会计档案相同或相近，也就是说将信息系统中储存的会计档案打印出来、装订起来就类同于纸质会计档案。但是信息化环境下会计档案在形式和载体上与传统会计档案已有了重大区别，它需要通过媒介才能阅读，其内容及其规模通过肉眼无法辨别，对其保存、利用和管理有着一系列的特殊要求。
根据目前信息化环境下会计档案管理实践来看，信息化会计档案管理的主要内容包括：
1.纸质会计档案，这依然是信息化环境下会计档案管理的重要组成摘自关于会计的论文http://www.328tiBEt.cn
部分，那种认为在信息化环境下会计档案管理就没有纸质档案的认识是不符合实际的。纸质会计档案是指原始状态是纸质的会计档案，或者以会计档案信息管理系统中打印出来的书面形式的会计档案，包括会计凭证（基本上都是纸质的）、会计账簿、总账、明细账、日记账、财务会计报表、财务浅析报告核算类档案等，还包括应该保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他管理类档案。
2.非纸质会计档案，是指计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括在电子载体上存储的会计凭证、会记账簿、会计报表等数据和会计数据库等。
3.计算机系统档案，是指计算机硬件系统的型号、存储空间大小、外部设备配套类型等，计算机操作系统、网络操作系统以及汉子操作系统，财务软件的编程语言、数据库系统类型，财务软件的系统名称，版本号，财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人及与会计信息化软件系统相配套的各种说明书及利用手册等。

二、信息化环境下会计档案管理特点和要求

信息化环境下会计档案的特点是相对于非信息化环境下会计档案而言的，掌握这些特点对于会计人员和档案人员对会计档案进行有效管理具有重要作用，它主要体现在以下几个方面：
1.档案内涵丰富、存储范围扩大。信息化环境下会计档案不但包括传统的会计文档信息内容，而且包括存储在计算机硬盘中的会计数据及其他磁性介质或光盘上的会计数据。由此其容量是非信息化条件下会计档案的数倍，有时按照档案管理要求，既需要保存纸质档案，同时还需要保存电子档案，且电子档案需要进行备份，以防不测。
2.软硬件环境的依赖性。传统的会计文档信息和数据多采取模拟方式记录和储存，有直观可视性，其有着与否以及是否经过篡改十分容易鉴定；但储有着磁性介质上的会计档案信息和数据则是多采取数字方式加以记录，所以必须在特定的计算机硬件和软件系统环境中才能够读取和利用，其介质性和隐蔽性的特点显著，其内置风险性也相对较大。
3.存储介质的多样性。信息化环境下会计档案的载体除了传统作用上的纸张，更加主要的是磁性介质和光盘，部分信息还可以暂时存储在网络、电子邮箱等（尽管这样做不合规范），这些介质携带方便，转移快捷，内生病毒容易，物理隔离及相关管理难度较大。
4.易复制性和易更改性。电子介质相互之间复制简单、快捷，对其进行保密和监控的难度加大，同时信息化环境下的会计档案所记录的信息和数据，具有易遭破坏、易被篡改且不留任何痕迹，并且会计档案保存质量还受到介质的质量、存放环境、储存信息的有效期等因素的影响，这远比纸质档案防湿、防霉、防火、防尘、防蛀等“五防”的管理难度要大得多。
5.现代化管理要求相应提升。由于信息化环境下会计档案的特点决定了对其进行管理的要求远比纸质会计档案要提升许多。在信息化环境下实行会计档案管理的时间越长，会计档案信息涉及的计算机财务软件的版本数量越多，会计档案就更需要采取科学、合理的可行论述和策略，就需要实施更加系统有效的科学管理，由此信息化环境下会计档案管理的任务就越加繁重。
目前，信息化环境下会计档案管理的主要任务是监督和保证按照《会计法》和《档案法》的要求适时、连续、规范地生成各种会计档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理归档入库、有效地保管并且得以合理安全地利用。具体来说，会计档案的归档要求：（1）纸质会计档案由财务部门按照规定要求分账套、凭证类型、收集、整理、装订成册、立卷、归档；（2）子会计档案由财务部门按照规定要求备份、分类、排序、建立数据库、归档；（3）会计核算部门和计算机操作技术部门分工合理、协作有序、程序合理、手续清楚、责任明确；（4）会计人员和档案管理人员素质良好、训练有素、操作规范、监督到位、反馈及时；（5）会计档案管理内部制约健全，管理制度规章具有优化调适机制与功能。

三、信息化环境下会计档案管理常见的若干不足浅析

根据目前我国企业事业单位会计核算和管理实践总结浅析，信息化环境下会计档案管理中有着的主要不足和一些值得注意的情况有：
1.缺乏交易处理痕迹。手工会计系统中具有严格的凭证制度，而在信息化环境下，会计凭证所起到的较强制约功能逐渐弱化，其中的部分交易几乎不留下什么痕迹并且很容易被篡改或删除，特别是机打的票据较容易复制和改动。存储信息的光磁介质较易受损，会计档案也较容易丢失或毁坏，在会计实践中财务和经济领域违法乱纪活动较多地利用了这一特点进行作案，有时在较长时间没有被发现。2.差错的发存活在较大空间。信息化环境下会计系统内部管理具有人工管理和程序管理相结合的特点。程序化的内部管理功能有效性取决于运用程序，若程序发生差错，由于人们的依赖性以及程序运用的重复性，就会使得失效管理长期不被发现，增大了系统发生错误的可能性。经过实践测试，在信息化环境下发生错误的概率并未比非信息化环境下有所减少，有时还有上升的走势，特别是在实行信息化环境下的会计核算和管理的早期。
3.授权制约容易出现死角。授权、批准制约是一种常见、基础的内部操作，也是信息化环境下进行会计制约的基本内容之一。手工会计对于一项经济业务的每一个环节都要经过具有相应权限人员的签章，但在信息化环境下会计文档系统中，有关人员可利用特殊的授权或口令，获得某种权力或运转特定程序，引起失控。所以对授权制约应当建立更有效的制度与措施。
4.内部会计制约范围扩大。传统的内部制约是针对交易处理，在信息化环境下，由于系统建立和运转的复杂性，内部制约的范围相应有所扩大，它包含传统手工系统所没有的制约内容，比如修改程序、系统权限、网络系统安全等方面的制约，这些内部制约更具技术性、专业性和复杂性，当然其风险性相应也随之增大。
5.网络技术带来的其他不足。互联网在财务软件中的运用，对信息化环境下会计系统影响是巨大的。目前财务软件的网络功能主要包括：远程报账、远程报表、网上支付、网上报税、网上采购、网上销售等，实现这些功能就必须有相应管理，成为信息化环境下会计档案管理的新不足；当然其他有关计算机的硬件、软件和活件管理，有关内部制约和内部管理规制的建立健全，有关技术保障和动态监控等都纳入信息化环境下会计管理的领域。

四、对信息化环境下会计档案有效管理的措施

针对信息化环境下会计档案管理的上面陈述的特点，以及当前有着的若干不足，笔者提出以下加强信息化环境下会计档案管理的措施：

(一)对信息化环境下会计档案进行的系统管理

1.岗位职责管理。岗位职责管理是指通过机构设置、工作分工、岗位职责制定、权限划分等方面实行管理。包括：掌握网络服务器及数据库的超级口令，负责网络资源分配，监控网络运转；按照主管人员的要求，对各岗位分配权限，对数据的安全保密负责；系统管理岗位保持相对稳定，如有变动应严格的交接手续。审核岗位主要负责监督计算机及信息化系统的运转，防止利用计算机进行舞弊。包括：审查机内会计数据与书面会计文件或会计记录是否一致；监督会计数据保存方式的安全性、可靠性和合法性，防止发生非法修改历史数据的现象。
2.系统操作管理。系统操作管理主要是操作权限管理和操作规程管理两方面。操作权限管理是指每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统作业，不得超越权限接触系统。系统应当制定适当权限标准系统，使得系统不被越权操作，以保证系统安全性。操作权限管理常采取设置口令方式来实现。操作规程管理是指系统操作必须按照一定的标准操作规程进行。标准操作规程包括：软硬件操作规程、作业运转规程、用机时间的记录规程等。
3.数据和程序管理。数据和程序管理是指对数据和程序的安全管理。数据的安全与否联系到会计档案信息的完整性、可靠性和安全保密性。程序管理的目标就是要做到在任何情况下，数据都不会丢失、损毁、泄露或被非法侵入。常规数据管理手段是数据备份，可用两个服务器进行双机镜像映射备份。程序的安全管理是要保证程序不被修改、不被损毁、不被病毒感染。常用程序安全管理有接触制约和程序备份。接触制约是指非系统维护人员不得接触到程序的技术资料、源程序和加密文件，减少程序被修改的可能性；程序备份是指有关人员要注意程序功能后备份存档源于：会计毕业调查报告http://www.328tiBet.cn
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(二)对信息化环境下会计档案进行的运用管理

1.输入管理办法。建立科目名称和代码对照文件，以防止会计科目输错；设计科目代码校验，以保证输入正确的会计科目代码；设立对应联系参照文件，判断对应账户是否有错；试算平衡制约，对每笔分录和借贷方进行平衡校验，防止输入金额出错；顺序检查法，防止凭证编号重复；二次输入法，把数据先后两次输入或同时由两人分别输入，比较后确定输入是否正确等。
2.制约管理办法。登账的条件检验，即系统要有确认数据经过复核后才能登账的制约能力；防错、纠错制约，即系统要有防止或及时发现在处理历程中数据丢失、重复或出错的制约措施；修改权限和修改痕迹制约，即对已入账的凭证，系统只能提供留有痕迹的更改功能；对已结账的凭证和账簿以及计算机内账簿生成的报表数据，系统不提供更改功能等。
3.输出管理办法。制约只有具有相应权限的人才能执行输出操作，并要登记操作记录，限制接触输出信息的目的；打印输出的信息记录要进行登记，并且按照会计档案的要求进行保管。●
【主要参考文献】
［1］ 王英玮.专门档案管理［M］.北京：中国人民大学出版社，2010.
［2］ 肖秋惠.档案管理概论［M］.武汉：武汉大学出版社，2009.
［3］ 宫晓东.企业档案管理学［M］.北京：高等教育出版社，2001．
［4］ 华林.档案管理学新论［M］.北京：中国社会科学出版社，2010．
［5］ 韩秋黎.学校档案管理论述与实务［M］.上海：上海交通大学出版社，2010．