简述新形势下加强会计档案管理几点思考

当前位置: 大雅查重 - 范文 更新时间:2024-01-31 版权:用户投稿原创标记本站原创
会计档案是财会人员通过一系列财务工作而形成的会计凭证、会计账簿和财务报告等记录和反映经济工作的重要史料和证据。完整准确的会计档案,对研究各个时期的经济和财务活动具有极其重要的作用。然而,在一些单位的会计工作中,重核算,轻管理,尤其忽视档案管理的现象比较严重,突出表现为:
一是会计工作与会计档案管理相脱节。制定会计制度时只强调会计业务,未把会计档案的管理纳人会计人员岗位职责。会计人员上岗前,很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训,使其整理出的会计档案达不到规范要求,更谈不上科学管理。
二是会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档,却忽视了会计文书档案的收集,严重影响了会计档案的完整性。
三是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。有的单位仅仅保存纸质档案,没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁介质上; 有的单位将会计信息存人磁性介质后,对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理,造成会计信息的丢失;由于会计电算化软件的升级换代很快,许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存,从而造成会计电算化档案无法调阅。
四是依法加强会计档案管理的措施不力。不少单位没有把会计档案作为档案的一个重要门类及时归档,长期由会计部门自己保管; 在一些已经实行会计电算化的单位,则只向档案机构移交纸质档案,磁介质存储的会计数据一直保存在会计部门;许多单位的会计凭证、会计账簿等,多年来只归档不鉴定,更不销毁,影响了会计档案的查阅速度和利用价值。
针对上述问题,笔者认为,要做好新形势下的会计档案工作,必须认真抓好以下几个方面:
首先,要努力强化依法管理会计档案意识。
《档案法实施办法》第五条指出: “机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导,保障档案工作依法开展。” 哎会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定: “各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,??保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。”由此可见,是否重视对会计档案的管理,是一种严肃的法制行为。各级领导,尤其是各单位的一把手,必须强化法律意识,努力从依法行政的角度认识会计档案管理,切实把会计档案管理列人领导工作的议事日程,从而使会计档案管理真正步人法制化的轨道。
其次,要及时进行会计档案管理知识培训。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案质量的高低。《档案法》第九条规定: “档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。” 《档案法实施办法》第八条则将“组织、指导本行政区域内档案工作人员培训’,作为县级以上地方政府档案行政管理部门的重要职责之一。
因此,各级档案行政管理部门应该依法加强对档案工作人员的全面培训,改变以往只培训文书档案知识的做法,把会计档案管理知识列人其中。同时,各单位要把增强会计档案管理知识和操作技能,作为会计人员岗前培训的重要内容,进而从源头上打牢会计档案规范化管理的根基。第三,要不断完善会计档案管理规章制度。《档案法》第十二条指出: “机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构,应当建立科学的管理制度,便于对档案的利用。” 《会计档案管理办法》又对会计档案的管理制度做了细化。所有单位都应该根据档案法律法规的要求,结合自身实际,对会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限、移交手续等问题作出操作性强的规定,使会计档案管理的各个环节都有章可循。特别对一些容易被忽略的会计档案资料(如文件,预、决算书,审批单等) 的收集要给予重视,确保会计档案的齐全完整。会计档案主要为本单位提供利用,原则上不得外借,有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。已经实行了会计电算化的单位,还要制定一套电算化会计档案的管理制度,使会计业务工作与会计档案管理同步第四,要定期进行会计档案资料鉴定销毁。
《会计档案管理办法》第八条指出: “会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3 年、5 年、10 年、15 年、25 年五类。”第十条又对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。因此,各单位档案工作人员必须彻底摈弃“存档保险,销毁危险”的思想观念,坚决克服会计档案“只进不出”的错误倾向,遵守法定程序,会同财会部门,积极搞好会计档案的鉴定工作,有价值的妥善保管,无价值的大胆销毁,充分发挥档案库房与装具的作用,最大限度的提高会计档案的查全率、查准率和时效性。对于涉及保管期限已满、暂未清结的债权债务和其它未了事项的原始凭证不得销毁,应单独抽出重新立卷,并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明。
第五,要认真研究电算化会计档案管理问题。
电算化会计档案的内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、开发设计说明书及源程序文件,用户操作规程及使用手册,电算化会计科目及科目代码表,会计报表格式,自动转账公式及其它计算公式、检验公式,存储于磁性介质上的会计数据、程序文件及其它会计资料等。电算化会计档案的最大特点是存储范围扩大、存储方式特定、存放方式严格。因此,各单位档案工作人员必须尽快适应新形势下会计档案工作的新要求,坚持传统会计档案管理与电算化会计档案管理同步。由电算化方式生成的证、簿、表等会计档案,应按规定及时立卷归档,专人负责保管。要加大电算化会计档案的防磁、防火、防潮与防尘工作力度,重要的档案必须双备份,存放在两个不同的地点。对保管期限较长的磁介质会计档案需定期检查、复制。会计电算化系统开发的全套文档资料要视同会计档案保管,并将源程序与数据盘分别存放。同时,要严格上机操作制度,禁止非本财务人员使用会计电算化微机,并在会计专用计算机上安装防火墙,’时刻警惕病毒侵入。