高校实施会计电算化管理探讨
本站原创 【摘要】笔者结合高校实行电算会计管理的实际，浅析浅析高校实施会计电算化管理中存在的不足，提出了完善会计电算化管理的几点倡议。
【关键词】高校；会计； 电算化管理会计电算化是指将计算机技术应用于会计工作领域。用会计软件指挥各种计算机替代手工或手工很难完成、甚至无法完成的会计工作的过程。计算机技术的发展，高校理财环境的变化，对财务管理工作提出了更高的要求．计算机技术在高校经济管理和财务管理中的运用越来越普及。目前，高校已基本实施会计电算化，并逐步向财务网络化、财务管理信息化迈进。但是，由于会计电算化管理在科目核算、项目辅助核算、往来款核算、固定资产核算、年末结转等方面存在着不足．一定程度上制约了高校财务管理信息化的进程。
一、会计电算化管理系统的特点
根据《事业单位会计准则》和《高等学校会计制度(试行)》．结合会计核算实际，高校适用的会计核算软件一般具有完整的会计核算功能．特点是以会计科目为中心。
实现对部门(项目)经费、往来款项、固定资产等进行辅助核算和管理。
在会计电算化管理中，横向以传统手工会计核算模式下的科目核算为中心完成账务处理；纵向以“项目管理”为中心实现对部门经费、科研课题经费、专项经费、代管款项等经费的核算．实现对各类经费的管理、浅析浅析和制约。以科目核算为主线完成账务处理过程．以项目管理、往来款管理、固定资产管理等为辅助核算手段．为加强预算管理、往来款项管理、固定资产管理等财务管理方面提供更为准确、及时的信息。
二、会计电算化管理系统的变化
传统的手工会计管理模式，会计核算具体反映会计科目之间的关系。高校会计核算主要反映资产类会计科目、负债类会计科目、净资产类会计科目、收入类会计科目以及支出类会计科目之间的关系。
会计电算化管理模式，会计核算一方面反映会计科目之间的关系；另一方面也要反映各会计科目与项目、往来款项各科目与往来款项责任人、往来款项各科目与往来款项项目、固定资产各科目与项目等方面的关系。它们之间的关系如下：
项目辅助核算的会计科目余额累计所有项目余额累计；应收款项会计科目余额累计=所有项目应收款项余额累计；应收款项会计科目余额累计=所有应收款项责任人余额累计：
应付款项会计科目余额累计=所有项目应付款项余额累计；应付款项会计科目余额累计=所有应付款项责任人余额累计；固定资产会计科目余额=所有项目固定资产余额累计。
三、会计电算化管理中存在的不足
由于受传统会计管理模式的影响，高校使用会计电算化系统进行会计管理的经验欠缺，使得高校在会计电算化核算和管理中．在初始化处理、往来款管理、固定资产管理、年终结转处理、与其他管理系统信息共享等方面存在不足．在一定程度上制约了财务管理电算化的实施．影响了财务管理工作的效率。
(一)初始化处理
传统手工会计管理，重会计科目核算，轻项目核算．难以提高管理水平。会计电算化系统初始化处理主要包括参数设置、科目余额、项目余额、往来款余额初始化等。
在会计电算化初始化处理中，部分高校存在重参数设置。重科目余额与手工账务或以往电算系统)科目余额核对相符，轻科目余额与项目余额勾稽、往来款科目余额(分责任人l与项目勾稽、固定资产会计科目余额与项目勾稽等不足，不能通过会计科目和项目核算实现二维核算或多维核算，不利于加强内部考核和管理，也不利于提高内部管理效率和水平。
(二)往来款项管理
高校往来款管理，重责任到人。责任人设置主要以内部职工或学生为分户辅助核算对象。在电算会计核算方式下，通过编制记账凭证录入科目、金额和责任人信息这种简单的内部责任人分户核算的模式进行管理。该模式不利于往来款管理按部门l项目)责任考核，难以进行账龄浅析浅析，难以实现向实质责任人进行催款和核对，易形成呆账和长期挂账，资金使用效率低。
(三)固定资产管理
固定资产管理．包括价值管理和实物管理，其载体分为总账、明细账、辅助账和卡片账。财务部门一般进行固定资产价值管理。资产部门和使用部门进行固定资产实物管理。在会计电算化管理方式下．财务部门通过编制记账凭证录入科目、批固定资产金额记账后形成固定资产总账和明细账．反映批固定资产价值。，但不能反映单件固定资产价值和固定资产购置资金来源；资产部门填制固定资产卡片，通过卡片信息录入形成固定资产辅助账：使用部门使用固定资产．根据固定资产卡片信息形成本部门固定资产辅助账。财务、资产和使用部门没有实施定期账账核对、账实核对、账卡核对以及固定资产总价值和单件价值、总价值和分类价值、总价值和部门(项目价值、实物总量与单件数量、实物总量和分类数量、实物总量和部门(项目l数量核对相符。这种管理模式，使得资产管理信息不准确．家底不清，难以实现资源共享．资产使用效率低下。
(四)年终结转处理
高校事业结余包括经常性结余和专项资金结余两部分。经常性结余按规定提取福利基金和转入事业基金；专项资金结余．已完成的项目。应结清账务，并将结余资金先转入经常性结余．再转入事业基金；尚未完成项目的资金．结转到专项结余中继续使用。在会计电算化管理方式下．按收支科目进行年终结转。只能反映学校总结余，不能反映各部门(项目)结余。不利于对各部门(项目)进行绩效考核和浅析浅析。
(五)信息共享性差
高校管理信息使用，涉及教务管理、工资管理、人事信息管理、固定资产管理、学生管理、收费管理等部门。为提高管理工作效率，各部门应利用网络技术在同一平台基础上实现信息共享。但长期以来，存在部门各自为阵，各使用一套管理软件。数据接口不开放．甚至财务管理部门内部会计核算管理、工资管理、固定资产管理、收费管理等系统都不能实现信息共享，造成重复劳动。效率低下。
四、完善电算化会计管理的倡议
高校电算化会计管理中存在不足。有多方面的理由。重核算轻管理、重科目轻项目、重分配轻考核等传统管理思想，很大程度上制约了电算化会计管理。部分会计人员的专业知识和结构单一．计算机使用技能较低，财务管理中习惯通过重复劳动和简单劳动完成工作。制约了工作效率和管理效率；现行会计规章制度．对于电算化会计管理中如何设置会计科目、如何进行年终结算和结账等方面缺少相关规定，高校在进行电算会计核算中没有统一的处理策略，使会计信息的真实性和可比性受到影响．制约着高校会计电算化、网络化的发展进程。因此，需要采取多种措施。完善高校会计电算化管理。
(一)准确处理初始化数据．为二维、多维核算奠定基础
高校会计电算化要实现由核算型向管理型转变。会计人员需要对本单位的会计工作进行研究和探讨。浅析浅析本单位财务管理的特点和需要．熟悉电算会计核算策略和程序，选用能满足单位决策浅析浅析和财务管理需要、通用性和灵活性强、具有综合管理功能的会计软件。清理、核对和结清原系统账务。形成电算化会计系统初始化基础数据，结合财务管理需要进行参数设置、科目余额、项目余额、往来款余额初始化等。
电算会计数据初始化完成．应确保科目余额与原系统科目余额核对相符，科目余额与项目余额之间、往来款科目余额(分责任人)与项目之间、固定资产会计科目余额与项目之间等勾稽平衡．提供准确初始化数据，为实现会计科目和项目核算二维核算或多维核算奠定良好的基础。
(二)加强往来款项管理，提高资金周转和使用效益
财务利用电算会计系统进行会计核算和审核，应同时提供往来款项管理相关信息。编制记账凭证时一次录入科目、部门项目J、债权债务确认时间、责任人、实质责任人、当笔经济业务还款情况、经济业务性质等相关信息，为往来款项管理提供准确信息。以做好账龄浅析浅析，及时向实际债务人进行催收和核对。及时清理往来款项。以提高资金周转和使用效益。
(三)完善固定资产管理，实现家底清楚和动态制约
为提高管理工作效率．财务部门、资产部门、使用部门应利用校园网络技术．统一使用管理软件，在同一平台基础上实现数据和信息共享。在固定资产分类信息和部门信息共享的基础上．对经专家组已验收的资产．由使用部门在终端录入资产相关信息，形成资产部门待提交验收和登记数据；资产部门按权限进行实物验收和登记固定资产卡片．形成财务部门待入账数据；财务部门进行账务处理、价值核对、登记入账．形成固定资产总账和明细账。资产变更、调剂、报废、减少等数据和信息变动，程序相同。
通过建立新型的资产管理体系。运用先进的管理手段。实现数据及时更新．对资产实行从形成、使用到处置全过程的实时管理和动态制约．定期进行资产盘点。适时进行资产价值和实物账账核对、账卡核对，保证账实相符．学校资产和部门资产、总资产和分类资产家底清楚。
(四)年终结转分项目处理．有利于部门考核和浅析浅析
高校进行年终结转，在年终清理结算的基础上。应编制科目余额表和科目项目余额表。试算平衡后。各收支科目余额按规定的年终冲账办法．分项目结账转冲。
经常性结余和专项资金结余按规定分项目结转分配，结清旧账，记入新账。年终结转分项目进行，既反映学校收支结余。也反映各部门I项目)收支结余；既反映学校结余分配，也反映各部门(项目)结余分配。有利于学校、部门收支执行情况浅析浅析。实施部门项目)绩效考核和浅析浅析。
(五)开放交流部门数据，实现管理信息共享
高校应根据管理需要．对各部门管理软件进行统一规划，避开部门管理软件和数据接口混乱．使数据信息在部门之间实现交流共享。电算化会计管理要充分利用校园网，建立一个相对开放、实时、快捷方便的双向信息交流系统。将往来款项、工资、公积金、部门创收、项目经费收支、学生交费、欠费情况等管理信息归集上网．设置网上查询系统，实现无纸化办公。为内部各单位之间信息交流提供便利．以提高会计信息收集、加工处理和综合利用速度。从广度和深度上扩展会计信息内容。提高会计信息的利用效率，避开校内各部门因信息获取滞后而造成的工作拖延和矛盾j中突．减少会计人员重复处理数据和传递信息的工作量．提高工作效率。
会计电算化和网络化是高校财务管理发展的密然要求。高校应采取多方面措施。
确保会计电算化管理系统信息及时、准确、有效．以充分发挥会计电算化对高校经济活动的预测、决策、制约功能，推动高校财务管理信息化．推动高校健康发展。
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【关键词】高校；会计； 电算化管理会计电算化是指将计算机技术应用于会计工作领域。用会计软件指挥各种计算机替代手工或手工很难完成、甚至无法完成的会计工作的过程。计算机技术的发展，高校理财环境的变化，对财务管理工作提出了更高的要求．计算机技术在高校经济管理和财务管理中的运用越来越普及。目前，高校已基本实施会计电算化，并逐步向财务网络化、财务管理信息化迈进。但是，由于会计电算化管理在科目核算、项目辅助核算、往来款核算、固定资产核算、年末结转等方面存在着不足．一定程度上制约了高校财务管理信息化的进程。
一、会计电算化管理系统的特点
根据《事业单位会计准则》和《高等学校会计制度(试行)》．结合会计核算实际，高校适用的会计核算软件一般具有完整的会计核算功能．特点是以会计科目为中心。
实现对部门(项目)经费、往来款项、固定资产等进行辅助核算和管理。
在会计电算化管理中，横向以传统手工会计核算模式下的科目核算为中心完成账务处理；纵向以“项目管理”为中心实现对部门经费、科研课题经费、专项经费、代管款项等经费的核算．实现对各类经费的管理、浅析浅析和制约。以科目核算为主线完成账务处理过程．以项目管理、往来款管理、固定资产管理等为辅助核算手段．为加强预算管理、往来款项管理、固定资产管理等财务管理方面提供更为准确、及时的信息。
二、会计电算化管理系统的变化
传统的手工会计管理模式，会计核算具体反映会计科目之间的关系。高校会计核算主要反映资产类会计科目、负债类会计科目、净资产类会计科目、收入类会计科目以及支出类会计科目之间的关系。
会计电算化管理模式，会计核算一方面反映会计科目之间的关系；另一方面也要反映各会计科目与项目、往来款项各科目与往来款项责任人、往来款项各科目与往来款项项目、固定资产各科目与项目等方面的关系。它们之间的关系如下：
项目辅助核算的会计科目余额累计所有项目余额累计；应收款项会计科目余额累计=所有项目应收款项余额累计；应收款项会计科目余额累计=所有应收款项责任人余额累计：
应付款项会计科目余额累计=所有项目应付款项余额累计；应付款项会计科目余额累计=所有应付款项责任人余额累计；固定资产会计科目余额=所有项目固定资产余额累计。
三、会计电算化管理中存在的不足
由于受传统会计管理模式的影响，高校使用会计电算化系统进行会计管理的经验欠缺，使得高校在会计电算化核算和管理中．在初始化处理、往来款管理、固定资产管理、年终结转处理、与其他管理系统信息共享等方面存在不足．在一定程度上制约了财务管理电算化的实施．影响了财务管理工作的效率。
(一)初始化处理
传统手工会计管理，重会计科目核算，轻项目核算．难以提高管理水平。会计电算化系统初始化处理主要包括参数设置、科目余额、项目余额、往来款余额初始化等。
在会计电算化初始化处理中，部分高校存在重参数设置。重科目余额与手工账务或以往电算系统)科目余额核对相符，轻科目余额与项目余额勾稽、往来款科目余额(分责任人l与项目勾稽、固定资产会计科目余额与项目勾稽等不足，不能通过会计科目和项目核算实现二维核算或多维核算，不利于加强内部考核和管理，也不利于提高内部管理效率和水平。
(二)往来款项管理
高校往来款管理，重责任到人。责任人设置主要以内部职工或学生为分户辅助核算对象。在电算会计核算方式下，通过编制记账凭证录入科目、金额和责任人信息这种简单的内部责任人分户核算的模式进行管理。该模式不利于往来款管理按部门l项目)责任考核，难以进行账龄浅析浅析，难以实现向实质责任人进行催款和核对，易形成呆账和长期挂账，资金使用效率低。
(三)固定资产管理
固定资产管理．包括价值管理和实物管理，其载体分为总账、明细账、辅助账和卡片账。财务部门一般进行固定资产价值管理。资产部门和使用部门进行固定资产实物管理。在会计电算化管理方式下．财务部门通过编制记账凭证录入科目、批固定资产金额记账后形成固定资产总账和明细账．反映批固定资产价值。，但不能反映单件固定资产价值和固定资产购置资金来源；资产部门填制固定资产卡片，通过卡片信息录入形成固定资产辅助账：使用部门使用固定资产．根据固定资产卡片信息形成本部门固定资产辅助账。财务、资产和使用部门没有实施定期账账核对、账实核对、账卡核对以及固定资产总价值和单件价值、总价值和分类价值、总价值和部门(项目价值、实物总量与单件数量、实物总量和分类数量、实物总量和部门(项目l数量核对相符。这种管理模式，使得资产管理信息不准确．家底不清，难以实现资源共享．资产使用效率低下。
(四)年终结转处理
高校事业结余包括经常性结余和专项资金结余两部分。经常性结余按规定提取福利基金和转入事业基金；专项资金结余．已完成的项目。应结清账务，并将结余资金先转入经常性结余．再转入事业基金；尚未完成项目的资金．结转到专项结余中继续使用。在会计电算化管理方式下．按收支科目进行年终结转。只能反映学校总结余，不能反映各部门(项目)结余。不利于对各部门(项目)进行绩效考核和浅析浅析。
(五)信息共享性差
高校管理信息使用，涉及教务管理、工资管理、人事信息管理、固定资产管理、学生管理、收费管理等部门。为提高管理工作效率，各部门应利用网络技术在同一平台基础上实现信息共享。但长期以来，存在部门各自为阵，各使用一套管理软件。数据接口不开放．甚至财务管理部门内部会计核算管理、工资管理、固定资产管理、收费管理等系统都不能实现信息共享，造成重复劳动。效率低下。
四、完善电算化会计管理的倡议
高校电算化会计管理中存在不足。有多方面的理由。重核算轻管理、重科目轻项目、重分配轻考核等传统管理思想，很大程度上制约了电算化会计管理。部分会计人员的专业知识和结构单一．计算机使用技能较低，财务管理中习惯通过重复劳动和简单劳动完成工作。制约了工作效率和管理效率；现行会计规章制度．对于电算化会计管理中如何设置会计科目、如何进行年终结算和结账等方面缺少相关规定，高校在进行电算会计核算中没有统一的处理策略，使会计信息的真实性和可比性受到影响．制约着高校会计电算化、网络化的发展进程。因此，需要采取多种措施。完善高校会计电算化管理。
(一)准确处理初始化数据．为二维、多维核算奠定基础
高校会计电算化要实现由核算型向管理型转变。会计人员需要对本单位的会计工作进行研究和探讨。浅析浅析本单位财务管理的特点和需要．熟悉电算会计核算策略和程序，选用能满足单位决策浅析浅析和财务管理需要、通用性和灵活性强、具有综合管理功能的会计软件。清理、核对和结清原系统账务。形成电算化会计系统初始化基础数据，结合财务管理需要进行参数设置、科目余额、项目余额、往来款余额初始化等。
电算会计数据初始化完成．应确保科目余额与原系统科目余额核对相符，科目余额与项目余额之间、往来款科目余额(分责任人)与项目之间、固定资产会计科目余额与项目之间等勾稽平衡．提供准确初始化数据，为实现会计科目和项目核算二维核算或多维核算奠定良好的基础。
(二)加强往来款项管理，提高资金周转和使用效益
财务利用电算会计系统进行会计核算和审核，应同时提供往来款项管理相关信息。编制记账凭证时一次录入科目、部门项目J、债权债务确认时间、责任人、实质责任人、当笔经济业务还款情况、经济业务性质等相关信息，为往来款项管理提供准确信息。以做好账龄浅析浅析，及时向实际债务人进行催收和核对。及时清理往来款项。以提高资金周转和使用效益。
(三)完善固定资产管理，实现家底清楚和动态制约
为提高管理工作效率．财务部门、资产部门、使用部门应利用校园网络技术．统一使用管理软件，在同一平台基础上实现数据和信息共享。在固定资产分类信息和部门信息共享的基础上．对经专家组已验收的资产．由使用部门在终端录入资产相关信息，形成资产部门待提交验收和登记数据；资产部门按权限进行实物验收和登记固定资产卡片．形成财务部门待入账数据；财务部门进行账务处理、价值核对、登记入账．形成固定资产总账和明细账。资产变更、调剂、报废、减少等数据和信息变动，程序相同。
通过建立新型的资产管理体系。运用先进的管理手段。实现数据及时更新．对资产实行从形成、使用到处置全过程的实时管理和动态制约．定期进行资产盘点。适时进行资产价值和实物账账核对、账卡核对，保证账实相符．学校资产和部门资产、总资产和分类资产家底清楚。
(四)年终结转分项目处理．有利于部门考核和浅析浅析
高校进行年终结转，在年终清理结算的基础上。应编制科目余额表和科目项目余额表。试算平衡后。各收支科目余额按规定的年终冲账办法．分项目结账转冲。
经常性结余和专项资金结余按规定分项目结转分配，结清旧账，记入新账。年终结转分项目进行，既反映学校收支结余。也反映各部门I项目)收支结余；既反映学校结余分配，也反映各部门(项目)结余分配。有利于学校、部门收支执行情况浅析浅析。实施部门项目)绩效考核和浅析浅析。
(五)开放交流部门数据，实现管理信息共享
高校应根据管理需要．对各部门管理软件进行统一规划，避开部门管理软件和数据接口混乱．使数据信息在部门之间实现交流共享。电算化会计管理要充分利用校园网，建立一个相对开放、实时、快捷方便的双向信息交流系统。将往来款项、工资、公积金、部门创收、项目经费收支、学生交费、欠费情况等管理信息归集上网．设置网上查询系统，实现无纸化办公。为内部各单位之间信息交流提供便利．以提高会计信息收集、加工处理和综合利用速度。从广度和深度上扩展会计信息内容。提高会计信息的利用效率，避开校内各部门因信息获取滞后而造成的工作拖延和矛盾j中突．减少会计人员重复处理数据和传递信息的工作量．提高工作效率。
会计电算化和网络化是高校财务管理发展的密然要求。高校应采取多方面措施。
确保会计电算化管理系统信息及时、准确、有效．以充分发挥会计电算化对高校经济活动的预测、决策、制约功能，推动高校财务管理信息化．推动高校健康发展。
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