谈会计电算化工作改善与完善
本站原创 摘要] 会计电算化的应用，提高了工作效率和会计帐目的准确性，规范了会计基础工作，但在具体运用中存在一些需要妥善解决的不足。本文根据江汉油田在财务核算工作中的实践，就电算化工作中存在的不足进行初步探讨，并对进一步完善电算化工作提出了相应的改善倡议。
关键词] 会计电算化；不足；改善；完善
江汉石油管理局财务核算管理体系自1996年实行会计电算化以来，企业会计工作发生了很大的变化，不仅大幅提高了会计工作效率，而且规范了会计基础工作，对提升油田规范化管理工作起到了关键性的作用。为进一步完善会计电算化在具体工作中的运用，尚存在一些需要妥善解决的不足。
一、实行会计电算化的优点在会计实际工作运用电算化，与传统的手工方式比较，有以下几个方面的优点：
减轻了会计人员劳动强度，提高了会计工作效率实现会计电算化后，大量的数据计算、分类、归集、存储、浅析浅析等会计核算工作，都由计算机自动完成，因此大大地提高了会计工作的效率，使会计人员从原来的手工抄写、计算、报账、记账、报表等繁重的工作中解脱出来，过去需要几个人才能完成的记账，报表计算工作，现在只要一个人就能轻松完成工作，把主要精力和工作重点转向加强管理和监督方面，更好地发挥了会计人员应有的参谋作用。
保证了会计核算质量，推动了会计基础工作规范化会计电算化是强化会计基础工作的重要手段和措施，但同时也对会计人员提出了更高的要求，要求输入数据规范化、处理过程规范化，这是计算机输出及时、准确、完整信息的保证，在很大程度上解决了手工会计核算中的记账不规范、不统一，容易错记、漏记等不足。因此可以保证会计核算质量，推动会计工作规范化。
提高了会计人员素质，强化了会计管理职能实现会计电算化后，一方面广大财会人员为适应工作需要，会更加自觉地学习新知识，也有时间去学习新知识，逐步提高了自身素质，从而更进一步推动会计工作上新台阶，另一方面，广大会计人员在计算机系统中，可以充分利用计算机的优势和特点，进行会计预测、会计决策、会计制约以及会计浅析浅析活动，从而真正实现会计的管理职能。
提高了会计数据处理的及时性、准确性和经济性由于计算机不仅能够大量存贮信息，并且能以低成本、高速度、自动化、精确地进行数据处理，从而打破了手工操作的局限性，为日常管理提供更为详细、更及时的信息。如大量的会计信息可得到及时记录、汇总、浅析浅析。可随时查看、报送报表。实现电算化后，大量经济信息资源的及时性、准确性、系统性和共享程度，又大大提高了经济信息的使用价值。年报决算时，中石化集团公司经常变更一些报表，由于实行了会计电算化，各单位都能按时完成报表上报工作。
二、会计电算化在实际运用中存在的不足在财务核算工作中，我们同样也清醒地看到，会计电算化在实施过程中也存在不少的不足：
就出纳工作而言，存在着手工记录、银行日记账是否还有必要的不足。
在实际工作中，很多的单位并不记日记账，而只要求保证每天盘点，每月按规定和银行核对账目。
有的单位虽然手工记录日记账，普遍现象都是出纳直接抄一遍电算化系统里的日记账，事实上也没有什么实际意义。
我们大家都知道在《会计基础工作规范》第57条明确规定：日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿，不能用银行对账单或者其他策略代替日记账。那么应该怎样正确理解这一条规定，日记账是否有手工记账的必要性。这是一个不容忽视的不足，应该要有一个明确的结论。
会计资料的备份和保管不及时、不规范，导致财务数据丢失。
根据《会计基础工作规范》第44条规定，实行会计电算化的单位，对使用的会计软件及其生成的会计凭证、会计账簿，会计报表和其他会计资料的要求，应当符合财政部关于会计电算化的有关规定。第61条实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。在《会计电算化管理办法》第1O条也有这样的规定：已经采用电子计算机替代手工记账的，其会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。
实际工作中，企业按要求都打印会计档案。每年到装订会计档案时，要打印大量的账页，包括总账、明细账、三栏账、多栏账、13记账等，会计报表还要打印多套才能完成工作，一些比较大的单位，常常要用以箱计算的纸张才能完成打印会计档案工作。事实上，打印出来的账页，基本上没有多少人看，内部检查都直接使用计算机查账和报表，内部审计和稽核工作，都可以通过网络远程调用数据库的方式，来完成初审工作。外部检查只是查找相关的凭证和账簿，能用到的数量、次数和时间都有限。
在会计电算化法规中明确规定，单位应坚持每天双重备份，并分人分处保管。但在实际工作中，有的单位并没有真正落实，也没有及时打印并按规定保管凭证和账簿，致使电脑一旦出现故障或磁性介质损坏时，部分会计资料就会丢失，造成无法挽回的后果。电算化系统下，原先会计业务处理过程的凭证、汇总表、分类表等书面档案资料被计算机自动生成的会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中(如光盘、硬盘等)，是肉眼看不见的，很容易被删除或篡改而不会留下痕迹；另外，电磁介质易受损坏，加大了会计信息丢失或毁坏的危险。
会计凭证改错中出现的主要不足《会计基础工作规范》第51条记账凭证的基本要求，第五点是如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
在实际工作中，我们经常会看到单腿凭证的出现，会计电算化软件使用的不完善是一个不足，而实际会计核算中出现的审核把关不严又是一个不容忽视的不足，如果我们要彻底的避开单腿凭证的出现，就必须从电算化软件人手，从根源上解决不足，彻底杜绝在会计凭证出现单腿凭证的现象。
三、完善会计电算化工作的几点倡议综上所述，针对会计电算化在实施过程中存在的不足，笔者结合实际对此提出了以下几点倡议加以改善与完善：
建立全面规范的会计基础管理工作。管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和策略，以及较完整的规范化的数据。会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。没有很好的基础工作，电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据，电算化工作的开展将遇到重重困难。所以，我个人认为各单位财务应该遵循法规制度的规定，做好日记账的手工登录工作。
加强系统程序操作制约和系统文件安全管理制约。
为了保证系统会计数据不被随意操作，要加强系统操作和安全管理制约。从内容上来看，一般包括以下几项：
设置操作权限、制定上机守则，禁Ib-：ll~操作人员操作；制定内部操作规程，严禁违规操作，如预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施，预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等未经核对而登记机内账簿的措施；数据存储和处理相隔离；建立必要的上机操作记录制度，形成上机日志；健全并严格执行防范病毒管理制度等。为了解决会计资料的备份和保管不及时、不规范，导致财务数据丢失的不足，就必须做到：一方面系统文件由专人负责保管，使用和修改必须经过有关领导审批，与系统无关人员不得接触系统文件，从源头上制约会计数据信息的被操作。另一方面在系统开发阶段，要设置对系统操作痕迹留有记录的功能，特别是对已人账的凭证，系统只能提供留有痕迹的更改功能，对已结账的凭证与账簿以及机内账簿生成的报表数据，系统不能提供更改功能等。
做好电算化会计档案的管理工作。企业应根据电算化会计档案的特点，做好会计资料的收集、保存和调用等方面的工作。财务部门对于已输出的磁性介质上的会计资料应及时加贴外部标签，指定专人妥善保管、存档，并定期检查、复制，对会计档案的调用要有完善的资料借用和归还手续。另外，企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。
会计电算化的实践证明，计算机本身处理出错几乎为零，但人为造成的出错和舞弊现象有增无减，而且一旦出现舞弊，损失巨大。因此，制定严格的内制约度非常必要。随着网络技术的进一步发展，电子商务的迅速兴起，对会计电算化系统提出了更高的要求，我们应从实际工作出发，建立和完善更为科学的电算化内部制约制度，不断提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高企业现代化管理水平和经济效益服务。
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关键词] 会计电算化；不足；改善；完善
江汉石油管理局财务核算管理体系自1996年实行会计电算化以来，企业会计工作发生了很大的变化，不仅大幅提高了会计工作效率，而且规范了会计基础工作，对提升油田规范化管理工作起到了关键性的作用。为进一步完善会计电算化在具体工作中的运用，尚存在一些需要妥善解决的不足。
一、实行会计电算化的优点在会计实际工作运用电算化，与传统的手工方式比较，有以下几个方面的优点：
减轻了会计人员劳动强度，提高了会计工作效率实现会计电算化后，大量的数据计算、分类、归集、存储、浅析浅析等会计核算工作，都由计算机自动完成，因此大大地提高了会计工作的效率，使会计人员从原来的手工抄写、计算、报账、记账、报表等繁重的工作中解脱出来，过去需要几个人才能完成的记账，报表计算工作，现在只要一个人就能轻松完成工作，把主要精力和工作重点转向加强管理和监督方面，更好地发挥了会计人员应有的参谋作用。
保证了会计核算质量，推动了会计基础工作规范化会计电算化是强化会计基础工作的重要手段和措施，但同时也对会计人员提出了更高的要求，要求输入数据规范化、处理过程规范化，这是计算机输出及时、准确、完整信息的保证，在很大程度上解决了手工会计核算中的记账不规范、不统一，容易错记、漏记等不足。因此可以保证会计核算质量，推动会计工作规范化。
提高了会计人员素质，强化了会计管理职能实现会计电算化后，一方面广大财会人员为适应工作需要，会更加自觉地学习新知识，也有时间去学习新知识，逐步提高了自身素质，从而更进一步推动会计工作上新台阶，另一方面，广大会计人员在计算机系统中，可以充分利用计算机的优势和特点，进行会计预测、会计决策、会计制约以及会计浅析浅析活动，从而真正实现会计的管理职能。
提高了会计数据处理的及时性、准确性和经济性由于计算机不仅能够大量存贮信息，并且能以低成本、高速度、自动化、精确地进行数据处理，从而打破了手工操作的局限性，为日常管理提供更为详细、更及时的信息。如大量的会计信息可得到及时记录、汇总、浅析浅析。可随时查看、报送报表。实现电算化后，大量经济信息资源的及时性、准确性、系统性和共享程度，又大大提高了经济信息的使用价值。年报决算时，中石化集团公司经常变更一些报表，由于实行了会计电算化，各单位都能按时完成报表上报工作。
二、会计电算化在实际运用中存在的不足在财务核算工作中，我们同样也清醒地看到，会计电算化在实施过程中也存在不少的不足：
就出纳工作而言，存在着手工记录、银行日记账是否还有必要的不足。
在实际工作中，很多的单位并不记日记账，而只要求保证每天盘点，每月按规定和银行核对账目。
有的单位虽然手工记录日记账，普遍现象都是出纳直接抄一遍电算化系统里的日记账，事实上也没有什么实际意义。
我们大家都知道在《会计基础工作规范》第57条明确规定：日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿，不能用银行对账单或者其他策略代替日记账。那么应该怎样正确理解这一条规定，日记账是否有手工记账的必要性。这是一个不容忽视的不足，应该要有一个明确的结论。
会计资料的备份和保管不及时、不规范，导致财务数据丢失。
根据《会计基础工作规范》第44条规定，实行会计电算化的单位，对使用的会计软件及其生成的会计凭证、会计账簿，会计报表和其他会计资料的要求，应当符合财政部关于会计电算化的有关规定。第61条实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。在《会计电算化管理办法》第1O条也有这样的规定：已经采用电子计算机替代手工记账的，其会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。
实际工作中，企业按要求都打印会计档案。每年到装订会计档案时，要打印大量的账页，包括总账、明细账、三栏账、多栏账、13记账等，会计报表还要打印多套才能完成工作，一些比较大的单位，常常要用以箱计算的纸张才能完成打印会计档案工作。事实上，打印出来的账页，基本上没有多少人看，内部检查都直接使用计算机查账和报表，内部审计和稽核工作，都可以通过网络远程调用数据库的方式，来完成初审工作。外部检查只是查找相关的凭证和账簿，能用到的数量、次数和时间都有限。
在会计电算化法规中明确规定，单位应坚持每天双重备份，并分人分处保管。但在实际工作中，有的单位并没有真正落实，也没有及时打印并按规定保管凭证和账簿，致使电脑一旦出现故障或磁性介质损坏时，部分会计资料就会丢失，造成无法挽回的后果。电算化系统下，原先会计业务处理过程的凭证、汇总表、分类表等书面档案资料被计算机自动生成的会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中(如光盘、硬盘等)，是肉眼看不见的，很容易被删除或篡改而不会留下痕迹；另外，电磁介质易受损坏，加大了会计信息丢失或毁坏的危险。
会计凭证改错中出现的主要不足《会计基础工作规范》第51条记账凭证的基本要求，第五点是如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
在实际工作中，我们经常会看到单腿凭证的出现，会计电算化软件使用的不完善是一个不足，而实际会计核算中出现的审核把关不严又是一个不容忽视的不足，如果我们要彻底的避开单腿凭证的出现，就必须从电算化软件人手，从根源上解决不足，彻底杜绝在会计凭证出现单腿凭证的现象。
三、完善会计电算化工作的几点倡议综上所述，针对会计电算化在实施过程中存在的不足，笔者结合实际对此提出了以下几点倡议加以改善与完善：
建立全面规范的会计基础管理工作。管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和策略，以及较完整的规范化的数据。会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。没有很好的基础工作，电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据，电算化工作的开展将遇到重重困难。所以，我个人认为各单位财务应该遵循法规制度的规定，做好日记账的手工登录工作。
加强系统程序操作制约和系统文件安全管理制约。
为了保证系统会计数据不被随意操作，要加强系统操作和安全管理制约。从内容上来看，一般包括以下几项：
设置操作权限、制定上机守则，禁Ib-：ll~操作人员操作；制定内部操作规程，严禁违规操作，如预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施，预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等未经核对而登记机内账簿的措施；数据存储和处理相隔离；建立必要的上机操作记录制度，形成上机日志；健全并严格执行防范病毒管理制度等。为了解决会计资料的备份和保管不及时、不规范，导致财务数据丢失的不足，就必须做到：一方面系统文件由专人负责保管，使用和修改必须经过有关领导审批，与系统无关人员不得接触系统文件，从源头上制约会计数据信息的被操作。另一方面在系统开发阶段，要设置对系统操作痕迹留有记录的功能，特别是对已人账的凭证，系统只能提供留有痕迹的更改功能，对已结账的凭证与账簿以及机内账簿生成的报表数据，系统不能提供更改功能等。
做好电算化会计档案的管理工作。企业应根据电算化会计档案的特点，做好会计资料的收集、保存和调用等方面的工作。财务部门对于已输出的磁性介质上的会计资料应及时加贴外部标签，指定专人妥善保管、存档，并定期检查、复制，对会计档案的调用要有完善的资料借用和归还手续。另外，企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。
会计电算化的实践证明，计算机本身处理出错几乎为零，但人为造成的出错和舞弊现象有增无减，而且一旦出现舞弊，损失巨大。因此，制定严格的内制约度非常必要。随着网络技术的进一步发展，电子商务的迅速兴起，对会计电算化系统提出了更高的要求，我们应从实际工作出发，建立和完善更为科学的电算化内部制约制度，不断提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高企业现代化管理水平和经济效益服务。
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