会计基于管理实践办公自动化系统建设深思

：以企业办公自动化系统建设为研究，企业办公自动化系统建设常见【会计论文】现象的浅析【会计论文】，了具有应用实践性、操作性的功能特点【会计论文范文】和系统建设构架；同时，从管理实践视角总结了办公自动化系统建设的有关体会和倡议，以期共享办公自动化系统建设有关经验与体会。
会计论文范文词：办公自动化；建设；管理实践
中图分类号：F27

2.9文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）02-0-02

办公自动化系统(Office Automation，简称系统)是计算机技术、通信技术、系统科学、科学、管理科学等先进科学技术，将的办公活动不断物化于现公设备中，形成人机信息处理的信息管理系统。它的产生提高了企业传统办公自动化，改善了企业办公环境和条件，缩短了企业办公时间、距离和周期，提升了企业办公协同工作能力，为企业的科学管理与决策了强有力的支持。
经济与信息技术的快速发展，以信息技术提升传统企业管理理念已认同。企业管理，如何好信息技术，如何建设好办公自动化系统，是将好理念、好技术、好手段落地与管理提升的途径。因此，将企业需求与信息技术，构建企业管理文化与特点的办公自动化系统，既是适应社会快速变化的发展，更是企业核心竞争能力提升的必定要求。

一、系统建设常见性【会计论文】现象的浅析【会计论文】

适应性良好的办公自动化系统建设对企业自身管理的理解和对信息技术的把握，其要企业自身业务办公的需求，同时还依托最新的信息网络等技术，使之，融为一体，才能收到成效。客观上，系统建设的特殊性，致使企业办公自动化建设面临着管理知识与信息技术知识能力的双求；信息技术的日新月异与迅猛发展，使信息系统建设的超前性、系统性与企业现行管理的实用性、便捷性和安全性等之间呈现矛盾。表现在：

1.缺乏建设的整体性研究，各自为政现象

各应用系统独立、各自为政，缺乏系统化规划与资源集成，“信息孤岛”现象。如：OA系统、ERP系统、SAP-HR系统、CIMS系统、财务管理系统、业务公开系统等模块建设，各自为政，独立，用户须多次登录，才能完成的业务工作，导致人、财、物及管理资源的，甚 【论文格式范文】 至导致管理效率效果的降低。

2.缺乏企业适宜性融合研究，使系统与现行管理相分离

现行信息系统建设“建的人不用，用的人不建”的分离现象。建设的人是外来软件开发工程师，而需求的人则是企业职能部门工作人员，而使用与评价的人是领导和员工。一般年青的软件开发工程师其本身管理岗位的锻炼，故不熟悉论文范文为管理，那自然提不出论文范文管理优化方案，只能依照已有模版如法炮制、翻版复制。对于企业而言，领导受工作精力与信息技术等因素的局限，能花费更多的时间和精力去亲自顾问，故在前期需求策划上，只能由低层级管理人员来组织，致使系统建设呈现闭门造车与实际相分离的尴尬现象。

3.缺乏操作的实践性研究，系统界面过于专业化

“门难进、脸难看、事难办”是一般信息系统的一大现象。理由界面设计过于专业，过多从专业的角度考虑【会计论文】，而从用户使用、管理便捷的角度深思【会计论文】，导致在实际操作中“无所适从、无从下手”，使管理效果受到质疑。同时，在系统操作中大量出现外来翻译词汇，呈现词不达意、生搬硬套的现象，难怪有的领导经常抱怨“此系统论文格式范文我所想象系统”，导致系统上线却实际业务流程要求，呈现线上、线下“双轨运行”的尴尬。

4.现有软件系统能力，系统建设与管理要求差距

现行软件系统呈现两大特点，要么数据统计浅析【会计论文】处理能力强，要么日常办公支持能力强；而能将二者有机融合，能将数据处理与办公自动化和管理决策支持于一体的管理软件，还不多。因此，从单纯的事务型向管理型、向浅析【会计论文】决策型方向的转变是办公自动化系统建设的趋势。

5.缺乏系统的持续化改善，在系统升级与集成上差距

信息技术的快速发展，决定了企业办公自动化系统建设能一蹴而就，它不断集成、不断充实、不断完善。如何处理好系统建设、管理、使用和维护间的关系，企业内外部资源的组合人员间的协同，确保系统安全平稳地运行。

二、关于管理适用性系统建设的特点【会计论文范文】及功能的认识

适用的企业办公自动化系统，应在其软件开发和系统建设上，要现有的最新信息通信网络技术，更要紧贴企业业务管理流程、贴紧企业自身管理发展要求；应实用层面的功能特点【会计论文范文】和企业管理文化要求，将企业文化融于信息管理操作流程之中，使文化融合于系统，使系统企业管理与发展要求之中，以提升传统管理之目的。

1.关于管理适用性系统建设的特点【会计论文范文】

管理适用性系统建设特点【会计论文范文】应在系统的实用性、操作的便捷性、使用的高效性、运行的安全可靠性，及系统灵活兼容的适度开放性。
(1)系统的实用性
系统应企业现有的办公特点，具有较强的文档处理功能，在处理中地显现文档修改留痕，WORD、EXCEL或扫描图片等电子形式信息嵌入一体化等，能快捷、高效地完成日常办公业务。
(2)操作的便捷性
系统应界面应友好与简洁，应企业办公业务性质，便于理解、便于操作。如操作导航提示，引导用户完成每一步操作。
(3)使用的高效性
系统功能设计应直观业务管理工作的内容和流程，便于用户规范管理与使用。如在线查询，可轻松网络信息共享，使企业授权人员硕士论文到权限范围内的信息，并在权限范围内处理办公业务，业务流程规范化和文档管理程序化。
(4)运行的安全可靠性
系统应使用标准的软件安全体系，企业内部信息安全与保密工作要求。如系统信息授权用户才能查阅、；系统数据定期备份和异地备份；系统数据可灾难性恢复；系统建立日志文件，跟踪用户使用情况等。
(5)灵活兼容的开放性
系统建设应考虑留有的数据接口和优化空间，方便的不断完善、优化、升级、二次开发、应用范围拓展等；系统各功能应可整体使用，也可独立使用。如系统方便各类数据的导出、导入，方便与其他应用系统无缝连接。

2.关于管理高效性系统建设的功能集成

管理高效性系统建设功能应在内外资源整合的高效的信息处理和集成。其表现在：
(1)企业内部统一登录平台
企业办公自动化系统门户是企业员工一次登录、快速响应的工作平台。它应企业应用系统，并业务性质归并，是处理各项业务工作的入口点，使员工一目了然；同时，系统自动提示功能提醒用户处理的事项，地解决因各系统登录等而的工作的遗漏。
(2)企业内部信息交流与个人事务处理平台
企业内部的电子邮件系统是企业员工之间信息交流与个人事务处理的快速平台。它应个人未处理事项、待处理事项、已处理事项、邮件收件箱等等，并可个人习惯、爱好个性化处理。
(3)企业内部信息发布平台
企业内部的公共信息系统是企业各管理层告知、公告事项企业最新发展动态的平台。它应多层次电子公告等，用户可权限发布信息，并的审核程序予以发布，既确保信息来源的可靠性，又保证信息发布的及时性和性。


(4)企业内部业务工作处理平台
企业内部的公文管理系统、综合办公系统、日常审批系统是企业内部大量流程化工作自动化的平台。它应收文管理、发文管理、管理、会议纪要、工作简报、大事记、会议管理、督查办、业务审批、出差申请、请假申请、名片印制申请、权限审批、就餐申请等等，将流程化工作固化，规范各项工作管理程序，解决多岗位、多部门之间的协同工作【会计论文】，提高企业协同工作效率。
(5)企业内部文档管理平台
企业将业务工作流程固化到系统流程设计，使有权限的人员对各类流转电子文档全跟踪和监控，电子文档的全管理。同时，电子文档保存、管理快速查询、汇总统计和编辑打印等，文档的共享和使用。
(6)企业内部综合业务集成平台
系统的灵活扩展性，可将短信、加密“电子印章”等业务功能集成到系统中，与业务有机，既可组合使用、又可单独使用，复杂工作简单化。同时，系统的强大开放性，可使企业内部档案管理系统、合同管理(CIMS)系统、考勤管理系统等嵌入，与OA系统数据接口无缝连接，整体信息的和处理，数据的提取与导入，从而解决企业内部“信息孤岛”【会计论文】和提高业务工作准确率，企业整体工作效率的提高。
(7)企业内布式(异地)办公平台
企业虚拟专用网(VPN)远程接入技术，为员工远程访问，企业分支机构跨地域(异地)办公、移动办公模式和全程制约管理，解决企业因发展而的管理区域和管理幅度的增加所的跨地域(异地)办公的不便。

三、系统建设管理实践体会

企业办公自动化系统是一项系统工程，其效率是全员参与使用而显现的。在建设中，涉及面大，又是对传统管理方式的一次革命，因而避开地会遇到这样或那样的困难。因此，要成功建设就必须几因素：

1.领导的和支持是系统建设的保证

一，在领导的下，才能确保人、财、物的到位；也在领导的支持下，才能确保全员参与、使用，地推动系统全面上线。另一，领导，各级领导的需求，以领导的需求和点为系统设计，才能确保系统高效运行。

2.编制切合实际的建设方案是系统建设的

要编制出实际、切实可行的建设方案做到：要酝酿，明确建设内容和；要组织深入细致地需求调研、明确需求定位；要从管理标准化和信息流程规范化着手，将管理逻辑需求转化为信息逻辑需求；要明确完成时间和运行时间。

3.企业与软件开发商的沟通是系统建设的

企业要选择与熟悉企业业务流程、具有强大办公自动化系统软件开发能力的开发商合作；企业自身要有懂管理、熟悉业务流程、爱岗敬业的业务骨干参与到方案的设计中来，把握需求的定位；在开发中，双方要及时沟通、讨论，将业务流程准确无误地转变为计算机语言，确保各功能模块业务流程的要求；实际操作应以“易学、易懂、灵活、简便”为标准。

4.周密的计划是系统建设的会计论文范文

系统平稳上线和稳定运行有周密的计划：要谨慎、严密的系统风险评估；要在模拟测试环境中对开发的软件“仿真”测试；要业务工作流程要求，测试软件论文格式范文漏洞或缺陷，并改善、优化，使软件更贴近工作、方便操作；要编制应用操作培训，分层次对不同人员系统应用操作培训，【会计论文】及时解决；要在系统上线前，必须完成历史数据的迁移、个人邮件与历史数据链接的性、用户客户端配置和用户权限配置等性工作。

5.系统安全稳定的运行是系统建设的必要条件

系统由模拟测试环境到上线运行后，企业要确保各层次员工都及时上线操作，同时还要及时与开发商沟通，系统上线运行的不同时期，采取现场支持与电话支持等技术服务方式，保证系统正常稳定地试运行后平稳运行。

6.操作便捷是系统建设性的标准

系统门户一次登录，多系统操作，既解决了因多系统切换、登录的“门难进、脸难看”的现象，又解决了因多系统切换而的工作遗漏等【会计论文】，节省了办公时间，还简化了操作流程；操作导航提示，使企业员工只需提示点击按钮，便能轻松地完成工作。

7.建立规章制度是确保系统运行的保障

系统的建设、管理、使用和维护等论文格式范文是相辅相成、缺一的，如何使其运行好并发挥最大效用，就必须将论文格式范文的工作落到实处。因此，规章制度的建立是确保系统建设运行的长效机制。
8.持续改善是确保系统高效运行的措施
企业管理理念的不断更新和信息技术的迅猛发展，使系统建设必须坚持“长远规划、分步”的工作思路，不断地优化、升级、改造和集成等措施，推进系统持续改善，更好地发挥系统的使用价值，不断提高企业整体工作效率和工作。

四、结束语

企业办公自动化系统是企业以信息技术提升传统管理的标志。它突破了企业传统办公受时间和空间的技术限制，为企业管理扁平化、决策科学化了强有力的信息支撑。论文范文，办公自动化系统是不断发展的产物，它应用企业不断完善与持续改善，才能达到适应管理要求之目的。
文献：
李岚.办公自动化技术与应用[M].北京:人民邮电出版社,2010,3:1-3.

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