对会计电算化存在理由探讨
本站原创 摘 要:
由于财会工作自身的特点,现阶段我国会计电算化工作缺乏统一的规划和组织协调,内部制约制度仍不完善,存在着许多不足。本文针对新形势下会计电算化的近况及面临的不足,有针对性提出解决不足的对策和措施,不仅对会计电算化工作,而且对整个会计系统,都具有十分重大的作用。
关键词:会计电算化;会计核算;会计人才;软件
一、更新认识,转变观念,提高对会计电算化的认识。
会计电算化是信息化的基础,一些企业的各级领导对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识,没有认识到会计电算化是时展的必定,是管理现代化的需要。会计电算化是会计进入信息化的基础,是今后企业决策的重要依据,是会计体制革新的突破口。有的观点则认为电算化仅仅是“以机代账”,软件只需一次投入即可,出现了只重视硬件换代,不注意软件升级的情况。另外由于一些财务负责人对电算化知识不掌握,对电算化管理很陌生,只习惯于手工记账的管理。尤其对会计电算化的保密性、安全性存在空白,因而对会计电算化数据可靠性发生质疑,造成不会管,不敢管的混乱局面,严重影响了会计电算化的普及和推广。
会计电算化是会计学科的一次革命,单位领导以及会计人员要加强对会计电算化的认识,转变观念,要意识到实现会计电算化不仅是核算工具和核算策略的改善,而且对于会计学科本身也是一次大的革命。这种“革命”可以使会计人员从繁琐的记账、算账、报账中解脱出来,将更多的时间和精力用于资金管理、资金浅析浅析上,为科学决策提供可靠的浅析浅析数据,从而推动单位经济业务的发展,提高整个会计工作水平。单位领导要重视会计电算化工作,要认识开展会计电算化工作的意义,并且树立以财会人员为核心的人本主义思想。具体而言,即在会计电算化过程中,强调人的作用,特别是财会人员的作用,牢固树立人是会计电算化工作的决定因素的观点。
二、建立健全一整套会计电算化模式下的规章制度,形成良好的内控环境。
这些内制约度应遵循以下原则: ( 1) 不兼容权限分离原则。即对会计电算化权限严格制约,凡上机操作人员必须经过授权,禁止原系统开发人员接触或操作计算机,非计算机操作人员不允许任意进入机房,系统应有拒绝错误操作的功能。( 2) 相互制约原则。加强对会计电算化系统数据输入、处理、输出的制约,明确管理人员、操作人员、维护人员的职责范围。(3) 安全、保密原则。安全主要是对软硬件、文档的安全检查保障制约。保密主要是建立设备设施安全措施、档案保管安全制约、联机接触制约等;使用侦测装置、防伪措施和系统监控等。(4) 内部防范原则。主要解决个人垄断现象以及对系统管理人员的监管制约不足。所有这些都是制订会计电算化规章制度必须加以考虑的不足。
三、加强系统的安全制约会计信息系统的安全制约,是指采用各种策略保护数据和计算机程序,以防止数据泄密、更改或破坏,主要包括:
(一) 实体安全制约。对用于数据备份的磁介质存贮媒体进行保护时应注意防潮、防尘和防磁,对每天的业务数据备双份,建立目录清单异地存放,长期保存的磁介质存贮媒体应定期转储。
(二) 软件安全制约。一是会计系统软件的开发,必须进行全面的市场调查,进行科学系统地浅析浅析和设计。系统软件完成后必须与提交的原程序清单保持一致,减少软件开发时可能埋下的安全隐患。二是应浅析浅析研究各应用软件的兼容性、统一性,使各业务系统成为基于同一种操作系统平台的大系统,各种业务之间能相互衔接,相关数据能够自动核对、校验,数据备份应统一完成。三是系统软件应尽量减少人机对话窗口,必要的窗口如凭证输入窗口应力求界面友好,防错能力强,做到非正确输入不接受1 四是增强系统软件现场保护和自动跟踪能力,提供黑匣子模块,记录一切非正常操作。
(三) 网络安全制约。网络对会计信息系统的安全性提出了比单机系统更高的要求。如果安全制约设计不好,会带来比单机系统更大的损失。针对网络的特点,需加强以下几个方面的制约:一是用户权限设置。从业务范围出发,将整个网络系统分级管理,设置系统管理员、数据录入员、数据管理员和专职会计员等岗位,层层负责,对各种数据的读、写、修改权限进行严格限制,把各项业务的授权、执行、记录以及资产保管等职能授予不同岗位的用户,并赋予不同的操作权限,拒绝其他用户的访问。二是设置。每一用户按照自己的用户身份和进入系统,对进行分级管理,避开使用易破译的。三是对存储在网络上的重要数据进行有效加密。在网络中传播数据前对相关数据进行加密,接收到数据后作相应的解密处理,并定期更新加密密钥。
(四) 病毒的防范与制约。防范病毒最为有效的措施是加强安全教育,健全并严格执行防范病毒管理制度,具体包括:软件、软盘及计算机系统的采购和更新要通过计算机病毒检测后才可使用;专机专用,绝对禁止在工作机上玩游戏;建立软盘管理制度,同时防止乱拷贝软盘;安装防病毒卡和反病毒软件,定期检测并清除计算机病毒。由于许多病毒是通过网络进行传播的,所以应采用网上防火墙技术。
四、规范会计核算软件
(一) 改善和提高会计软件功能,将会计电算化引入单位财务管理活动。
现行单位会计软件虽然开始从核算型向管理型过渡,但总体上讲,模块内容简单,功能不强,不能适应单位财务管理的需要。要真正充分发挥会计电算化的优点,为财务管理服务,必须将其纳入管理信息系统,提高会计软件功能,增加具有管理性功能的模块,如设计比较浅析浅析、因素浅析浅析、差额浅析浅析、图表浅析浅析等财务浅析浅析模块,资金需求供给预测模块等等。我国会计软件正从简单的会计核算系统向综合的管理信息系统转变,形成以会计软件为核心,融合管理、计划、浅析浅析为一体的管理信息系统。会计软件的应用范围广泛。会计软件的开发根据用户的实际需要出发,易学易用,并且要符合我国《企业会计准则》及其配套的行业会计制度。
(二) 进一步规范会计电算化软件市场有关部门应尽快制定出一些具体法规或者是通过行业会计协会制定统一的会计核算软件标准,甚至可以直接通过政府行政手段规定哪些行业必须使用哪种财务软件,加强对财务软件销售公司和开发商的管理,进一步规范会计电算化软件市场。
此外,实行会计电算化的单位在购买财务软件时,不要只盯住最先进的产品,要结合单位自身的情况和需求,否则一方面将会导致资源浪费,另一方面会因财务软件的复杂难以操作,结果事与愿违,反而影响了本单位会计电算化的进程。
建立统一通用的财务软件协议,使得会计电算化系统有一个标准的对内外接口。这样,即使不同系统下的数据也可以直接使用,不必再做处理,可降低对操作员的要求,也可最大限度地实现系统与系统之间的数据共享。而且,在操作系统、数据库管理系统方面有自己的版权产品,能为会计电算化系统提供一个很好的技术支持。
五、运用和做好系统实施工作。
在确定系统目标与规模的基础上,编制实施对策和方案,制定具体规划、实施的步骤与进度安排、实施机构的设置、实施各阶段的任务、实施经费预算等。对手工模式下的业务流程进行调整和优化,制定解决方案,对各个处理环节的功能、数据处理特点、权限和职责做出规划。从而提高实施的成功率,充分体现信息技术的力量。
六、培养复合型的会计人才。适应会计电算化工作的要求。
会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能,还应对机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识,才能根据本单位的自身特点,利用电算化会计的特点,为单位预测、决策和制约等管理工作服务。因此,在各单位实行会计电算化的过程中,更应注意培养“会计———计算机———管理”型的复合型人才,以推动会计电算化的顺利。会计电算化给会计工作增添了新内容,从各方面要求会计人员提高自身素质,更新知识结构。一方面为了参与企业管理,要更多地学习经营管理知识,另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识,好的会计基础工作和规范的业务处理程序,是实现会计电算化的前提条件,所以会计电算化也要动会计工作的规范化。
要提高会计人员计算机业务素质,必须大力加强人才培训的力度。企业应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,维护软件正常运行,掌握计算机先进技术,培养复合型人才,为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。另外培养复合型人才,可以在大专院校开设会计电算化专业或在财会专业中增设计算机编程、维护等课程,可以让财会人员进修计算机课程,还可以让计算机人员、在岗人员实习并进修财会知识。同时,要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划,要注重实效,不搞一刀切。培训的内容要切合实际工作需要,学了就能用得上。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员,应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员,应尽量聘用社会上的计算机专业人员,毕竟,计算机系统维护是一项专业性很强的工作,对这些计算机专业人员只要简单的会计培训,就可以收到良好的效果。
七、改善和提高会计软件功能,向财务管理方面过渡。
现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡,但总体上讲,模块不能适应管理需要。
要真正充分发挥会计电算化的优势,为单位管理服务,必须将其纳入管理信息系统,提高会计软件功能,增加具有管理型功能的模块。
八、建立一致的会计电算化协议。
应由相关的上级组织部门协调各单位情况,提供一个适应大多数单位情况的会计电算化协议,各单位遵照执行,使各单位有共同的工作方式。同时,管理电算化软件的良好运行,不仅需要具有丰富实践经验的财会人员和有效的系统,还需要生产技术人员、企业管理人员以及企业高层领导参与和配合。特别注意企业管理电算化各子系统之间的有机衔接,以保证数据的共享。
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由于财会工作自身的特点,现阶段我国会计电算化工作缺乏统一的规划和组织协调,内部制约制度仍不完善,存在着许多不足。本文针对新形势下会计电算化的近况及面临的不足,有针对性提出解决不足的对策和措施,不仅对会计电算化工作,而且对整个会计系统,都具有十分重大的作用。
关键词:会计电算化;会计核算;会计人才;软件
一、更新认识,转变观念,提高对会计电算化的认识。
会计电算化是信息化的基础,一些企业的各级领导对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识,没有认识到会计电算化是时展的必定,是管理现代化的需要。会计电算化是会计进入信息化的基础,是今后企业决策的重要依据,是会计体制革新的突破口。有的观点则认为电算化仅仅是“以机代账”,软件只需一次投入即可,出现了只重视硬件换代,不注意软件升级的情况。另外由于一些财务负责人对电算化知识不掌握,对电算化管理很陌生,只习惯于手工记账的管理。尤其对会计电算化的保密性、安全性存在空白,因而对会计电算化数据可靠性发生质疑,造成不会管,不敢管的混乱局面,严重影响了会计电算化的普及和推广。
会计电算化是会计学科的一次革命,单位领导以及会计人员要加强对会计电算化的认识,转变观念,要意识到实现会计电算化不仅是核算工具和核算策略的改善,而且对于会计学科本身也是一次大的革命。这种“革命”可以使会计人员从繁琐的记账、算账、报账中解脱出来,将更多的时间和精力用于资金管理、资金浅析浅析上,为科学决策提供可靠的浅析浅析数据,从而推动单位经济业务的发展,提高整个会计工作水平。单位领导要重视会计电算化工作,要认识开展会计电算化工作的意义,并且树立以财会人员为核心的人本主义思想。具体而言,即在会计电算化过程中,强调人的作用,特别是财会人员的作用,牢固树立人是会计电算化工作的决定因素的观点。
二、建立健全一整套会计电算化模式下的规章制度,形成良好的内控环境。
这些内制约度应遵循以下原则: ( 1) 不兼容权限分离原则。即对会计电算化权限严格制约,凡上机操作人员必须经过授权,禁止原系统开发人员接触或操作计算机,非计算机操作人员不允许任意进入机房,系统应有拒绝错误操作的功能。( 2) 相互制约原则。加强对会计电算化系统数据输入、处理、输出的制约,明确管理人员、操作人员、维护人员的职责范围。(3) 安全、保密原则。安全主要是对软硬件、文档的安全检查保障制约。保密主要是建立设备设施安全措施、档案保管安全制约、联机接触制约等;使用侦测装置、防伪措施和系统监控等。(4) 内部防范原则。主要解决个人垄断现象以及对系统管理人员的监管制约不足。所有这些都是制订会计电算化规章制度必须加以考虑的不足。
三、加强系统的安全制约会计信息系统的安全制约,是指采用各种策略保护数据和计算机程序,以防止数据泄密、更改或破坏,主要包括:
(一) 实体安全制约。对用于数据备份的磁介质存贮媒体进行保护时应注意防潮、防尘和防磁,对每天的业务数据备双份,建立目录清单异地存放,长期保存的磁介质存贮媒体应定期转储。
(二) 软件安全制约。一是会计系统软件的开发,必须进行全面的市场调查,进行科学系统地浅析浅析和设计。系统软件完成后必须与提交的原程序清单保持一致,减少软件开发时可能埋下的安全隐患。二是应浅析浅析研究各应用软件的兼容性、统一性,使各业务系统成为基于同一种操作系统平台的大系统,各种业务之间能相互衔接,相关数据能够自动核对、校验,数据备份应统一完成。三是系统软件应尽量减少人机对话窗口,必要的窗口如凭证输入窗口应力求界面友好,防错能力强,做到非正确输入不接受1 四是增强系统软件现场保护和自动跟踪能力,提供黑匣子模块,记录一切非正常操作。
(三) 网络安全制约。网络对会计信息系统的安全性提出了比单机系统更高的要求。如果安全制约设计不好,会带来比单机系统更大的损失。针对网络的特点,需加强以下几个方面的制约:一是用户权限设置。从业务范围出发,将整个网络系统分级管理,设置系统管理员、数据录入员、数据管理员和专职会计员等岗位,层层负责,对各种数据的读、写、修改权限进行严格限制,把各项业务的授权、执行、记录以及资产保管等职能授予不同岗位的用户,并赋予不同的操作权限,拒绝其他用户的访问。二是设置。每一用户按照自己的用户身份和进入系统,对进行分级管理,避开使用易破译的。三是对存储在网络上的重要数据进行有效加密。在网络中传播数据前对相关数据进行加密,接收到数据后作相应的解密处理,并定期更新加密密钥。
(四) 病毒的防范与制约。防范病毒最为有效的措施是加强安全教育,健全并严格执行防范病毒管理制度,具体包括:软件、软盘及计算机系统的采购和更新要通过计算机病毒检测后才可使用;专机专用,绝对禁止在工作机上玩游戏;建立软盘管理制度,同时防止乱拷贝软盘;安装防病毒卡和反病毒软件,定期检测并清除计算机病毒。由于许多病毒是通过网络进行传播的,所以应采用网上防火墙技术。
四、规范会计核算软件
(一) 改善和提高会计软件功能,将会计电算化引入单位财务管理活动。
现行单位会计软件虽然开始从核算型向管理型过渡,但总体上讲,模块内容简单,功能不强,不能适应单位财务管理的需要。要真正充分发挥会计电算化的优点,为财务管理服务,必须将其纳入管理信息系统,提高会计软件功能,增加具有管理性功能的模块,如设计比较浅析浅析、因素浅析浅析、差额浅析浅析、图表浅析浅析等财务浅析浅析模块,资金需求供给预测模块等等。我国会计软件正从简单的会计核算系统向综合的管理信息系统转变,形成以会计软件为核心,融合管理、计划、浅析浅析为一体的管理信息系统。会计软件的应用范围广泛。会计软件的开发根据用户的实际需要出发,易学易用,并且要符合我国《企业会计准则》及其配套的行业会计制度。
(二) 进一步规范会计电算化软件市场有关部门应尽快制定出一些具体法规或者是通过行业会计协会制定统一的会计核算软件标准,甚至可以直接通过政府行政手段规定哪些行业必须使用哪种财务软件,加强对财务软件销售公司和开发商的管理,进一步规范会计电算化软件市场。
此外,实行会计电算化的单位在购买财务软件时,不要只盯住最先进的产品,要结合单位自身的情况和需求,否则一方面将会导致资源浪费,另一方面会因财务软件的复杂难以操作,结果事与愿违,反而影响了本单位会计电算化的进程。
建立统一通用的财务软件协议,使得会计电算化系统有一个标准的对内外接口。这样,即使不同系统下的数据也可以直接使用,不必再做处理,可降低对操作员的要求,也可最大限度地实现系统与系统之间的数据共享。而且,在操作系统、数据库管理系统方面有自己的版权产品,能为会计电算化系统提供一个很好的技术支持。
五、运用和做好系统实施工作。
在确定系统目标与规模的基础上,编制实施对策和方案,制定具体规划、实施的步骤与进度安排、实施机构的设置、实施各阶段的任务、实施经费预算等。对手工模式下的业务流程进行调整和优化,制定解决方案,对各个处理环节的功能、数据处理特点、权限和职责做出规划。从而提高实施的成功率,充分体现信息技术的力量。
六、培养复合型的会计人才。适应会计电算化工作的要求。
会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能,还应对机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识,才能根据本单位的自身特点,利用电算化会计的特点,为单位预测、决策和制约等管理工作服务。因此,在各单位实行会计电算化的过程中,更应注意培养“会计———计算机———管理”型的复合型人才,以推动会计电算化的顺利。会计电算化给会计工作增添了新内容,从各方面要求会计人员提高自身素质,更新知识结构。一方面为了参与企业管理,要更多地学习经营管理知识,另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识,好的会计基础工作和规范的业务处理程序,是实现会计电算化的前提条件,所以会计电算化也要动会计工作的规范化。
要提高会计人员计算机业务素质,必须大力加强人才培训的力度。企业应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,维护软件正常运行,掌握计算机先进技术,培养复合型人才,为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。另外培养复合型人才,可以在大专院校开设会计电算化专业或在财会专业中增设计算机编程、维护等课程,可以让财会人员进修计算机课程,还可以让计算机人员、在岗人员实习并进修财会知识。同时,要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划,要注重实效,不搞一刀切。培训的内容要切合实际工作需要,学了就能用得上。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员,应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员,应尽量聘用社会上的计算机专业人员,毕竟,计算机系统维护是一项专业性很强的工作,对这些计算机专业人员只要简单的会计培训,就可以收到良好的效果。
七、改善和提高会计软件功能,向财务管理方面过渡。
现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡,但总体上讲,模块不能适应管理需要。
要真正充分发挥会计电算化的优势,为单位管理服务,必须将其纳入管理信息系统,提高会计软件功能,增加具有管理型功能的模块。
八、建立一致的会计电算化协议。
应由相关的上级组织部门协调各单位情况,提供一个适应大多数单位情况的会计电算化协议,各单位遵照执行,使各单位有共同的工作方式。同时,管理电算化软件的良好运行,不仅需要具有丰富实践经验的财会人员和有效的系统,还需要生产技术人员、企业管理人员以及企业高层领导参与和配合。特别注意企业管理电算化各子系统之间的有机衔接,以保证数据的共享。
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