城建档案信息化建设五大工程探讨

一、基础设施工程,是城建档案信息化建设的基本条件

信息系统由硬件系统和软件系统两方面组成。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是建设数字城建档案馆的有形部分,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。
在硬件系统方面,最低标准是选择能够满足城建档案管理软件运行性能要求的计算机及辅助设备。目前,计算机市场逐渐走低,配置却不断提升,一台较低价位的计算机就能满足运行windowe、2000、xp以及各类档案管理软件的要求。除此之外,还应结合实际,引进必要的网络设备、扫描仪、数码照相机等,适应网络化和数字化城建档案管理服务的需要。
在软件系统方面,要求符合国家有关城建档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准;软件的安装和使用必须符合国家、地方有关安全保密规定。
管理软件除了能够完成业务管理、事务管理、档案利用服务等工作外,还应与资源数据库系统相互融合,构成一个有机的整体,形成从数据录入到数据管理到数据加工输出全过程的应用。
软硬件系统是城建档案信息化过程中投入最多的环节。因此,要根据实际需要配备计算机软、硬件和网络设备,选择先进、成熟、适用的技术,避开片面追求最新、最高级的技术。有条件的地方,应当与办公自动化或电子政务的基础设施共同建设,形成一个系统平台和设备环境。

二、标准规范工程,是城建档案信息化建设的首要任务

城建档案信息化标准规范是各单位收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件和加强电子档案管理的依据。标准规范建设,是一个不断研究、探索、完善的过程,需要在总结城建档案信息化实际的基础上,研究制订一批相应的城建档案信息化标准,不断适应信息化发展的要求。
城建档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、电子档案管理规范、电子文件元数据标准、空间数据元数据标准、电子文件和数字档案鉴定标准、数字档案存储格式与载体标准、技术性标准规范。目前,建设部已制定并发布了《建设电子文件与电子档案管理规范》C/T117-2007(以下简称《规范》)。它的编制和发布,对于保证建设电子文件与电子档案的真实性、完整性和有效性,保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用,具有重要的意义。
作为城建档案机构,要加强对《规范》的培训,切实提高培训质量,确保培训效果。加强对建设电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档、验收、移交等各环节实施《规范》的监督管理,确保《规范》的贯彻执行。

三、信息资源工程,是城建档案信息化建设的主要内容

城建档案信息资源建设主要包括目录数据库建设、构建城建档案基本数据库、城建档案数字化、电子城建档案管理等项工作。
目录数据库建设是档案信息资源建设的第一步,主要目的是进一步提高档案检索质量。《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》要求,到“十五”末,逐步实现全国城建档案馆全部馆藏档案的计算机检索。建立城建档案信息(目录)中心,及时更新目录数据,逐步实现城建档案信息在互联网上的查询检索。
构建城建档案基本数据库,主要通过接收电子档案、文字信息摘录、文件及图纸扫描、声像档案数字化等多种手段来完成。数据库结构设计应符合检索优先的原则,合理应用相应的技术,具有城建专业特色。有的基本数据库如地下管线综合数据库的建设工作需要相关部门和各专业管线管理单位的密切配合和合作,在建库之前首先解决数据来源不足,并采取必要的措施,保证新增和变化的各种管线资料能及时进入数据库。
城建档案数字化主要是通过扫描或手工录入方式将传统城建档案信息转换为可被计算机识别、处理的信息,主要处理的电子文件为图形、图象文件。其工作量和资金投入都很大,可以根据实际需要和经济能力,采取全部档案、重点档案、珍贵档案、高使用频率档案的数字化等方式,逐步将现有的实体档案资源转变成数字信息资源,并以数字信息资源数据库为基础,利用计算机网络为社会和政府提供服务。
至于电子城建档案管理,国家已经有了统一标准,城建档案部门要做的主要是对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程的监督与指导,保证电子城建档案的质量,保证有保存价值的电子文件真实、完整、有效,并根据信息技术的发展情况,做好电子城建档案的迁移工作。尤其是应对地震等自然灾害,做好异地备份工作,保证城建档案的安全。

四、应用系统工程,是城建档案信息化建设的技术手段

应用系统建设可分为三个阶段:城建档案信息发布网站、城建档案数据交换中心、城市基础设施信息服务平台及保证平台运行的保障体系。主要要求是要紧密结合业务工作的流程,具有较好的易用性、安全性、可靠性和稳定性。
信息发布网站相当于政府网的“外网”,具有网上政务、网上业务、常用表格下载等功能,对于政务公开、简化办事程序、方便市民、加强全民档案意识等都起到了非常积极的作用。但网站毕竟是面向公众的,无法完成城建档案深层次的、大规模的、及时的城建档案资源利用。
数据交换中心相当于政府网的“内网”,它有两个基本功能:一是实现对城建档案数字信息、电子档案的收集与管理,重点在交互性,实现城建档案业务的网络化;二是按一定的数据共享协议为政府决策部门提供全方位的数据支持。从档案数据安全方面考虑,数据交换中心还不能为社会公众服务。
城市基础设施信息服务平台通常以与用户交互方式实现城建档案信息的公众服务、满足城市在基础设施规划、管理等方面的需要为主。但必须要对编辑规则、符号配置、数据质量制约、查询检索、制图输出、海量数据的存储、系统的可伸缩性、系统的开放性、多用户的并发访问、INTERNET解决方案等进行可操作的定义,并形成一套与开发工具无关的类库和规则库,其中规则库是平台的核心,也是建立“城市基础设施信息服务平台”的最主要功能。