试议结账财务软件中“反记账、反结账”利弊分析

【摘 要】 本文阐明了财务软件中反审核、反记账和反结账的功能使用，分析了此功能的可行性和存在的弊端，提出了合理化的完善对策。要加强会计电算化的法规建设，从制度上堵塞相关漏洞，进一步提高会计信息质量。
【关键词】 财务软件；“反记账、反结账”；利弊分析；对策
财务软件的“反记账、反结账”功能是指在使用财务软件进行会计核算过程中发现记账凭证或账簿发生错误，为了更正错误，财务软件系统所提供的对错误凭证或账簿进行修改即逆向取消操作的功能。
所谓“反记账”是指要修改已记账但未结账的记账凭证，首先摘自：本科毕业论文结论http://www.328tibet.cn
是在“总账系统”窗口中，对菜单项中的“期末∕对账”进行单击，打开“对账”窗口以后按下“Ctrl+H”快捷键，即可激活“恢复记账前状态”功能，后退出“对账”窗口。其次是单击“凭证/恢复记账前状态”菜单项，在“恢复记账前状态”窗口中，选择“月初状态∕最近一次记账前状态”，输入主管口令，单击“确定”，取消记账；然后，进行“反审核”，在“总账系统∕凭证∕审核凭证”窗口中，审核操作员进行“取消审核”操作，然后进行退出。最后是由填制凭证操作员进入总账系统，在“填制凭证”窗口中，调用错误的凭证进行修改，修改完之后再进行“审核”和“记账”操作。
所谓“反结账”是指要修改已结账的记账凭证，首先在“结账向导∕选择月份”窗口中，单击要取消结账的月份，按下“Ctrl+Shift+F6”快捷键，输入有反结账权限的用户口令，单击“确定”，系统将很快取消结账操作，使各种账簿记录恢复到未结账前的状态。然后根据上述的“反记账”方法对错误凭证进行修改，修改完后再进行“审核、记账、结账”的操作。

一、“反记账、反结账”的重要性

1、岗位培训或电算教学中，有利于教师指导学生学习会计本科论文范文

在财务培训和相关教学实践中，“反记账、反结账”功能（包括“反审核”功能）是不能缺少的。作为教师，我们在课堂教学会经常给学生演示相关的操作步骤，尤其是凭证、账簿等重点的内容。在我们的课堂教学中“反记账、反结账”功能发挥着特别重要的作用，不仅可以让我们的操作过程进行逆转，还有利于我们对学生进行细节上的演示，提高考核标准。由于学生在操作练习中难免会出现错误的步骤，从而也会导致形成很多错误的数据信息，如果在操作错误的前提下在电算化信息系统中进行记账或者结账，就会使得所有的数据转化为后台存储，对前台而言就只能浏览而不能进行修改，这给我们的教学辅导工作带来了很大的障碍。那么，如何才能及时和准确找出实际操作过程中的错误信息，教师给予及时、正确的指导和更正，就必须利用“反记账、反结账“功能，再现学生的操作失误地方，让学生纠正错误，提高软件操作的熟练程度。

2、可以对数据库中的冗余信息进行清除，并且保证账簿数据的简洁和明了

在工作实际中，如果存在有错误的记账凭证而不进行“反记账”，就会使得账簿中存留大量的无用信息，从而影响对会计信息的正确使用。从复核的角度而言，错账也许在后续的凭证中会有所更正，但是，当复核人员看到一笔笔错账而又无法忽略和跳过，就会影响提高自己的工作效率。实行了“反记账”功能，就可以先把记账取消，等到把错误凭证全部进行更正后再重新记账，这样账簿中的大量无用信息就会减少很多，账簿信息也会变得简洁明了，便于有效利用。从清除数据库中的冗余信息和保证账簿数据的准确明了上来看，“反记账、反结账”的功能作用巨大，不可忽视。

3、在非常情况下导致数据混乱时，可以保证账簿数据准确完整

当存放会计账簿数据的计算机硬盘遭受到物理损害，或者账簿数据库在没有启动计算机财务软件的情况下就被人为非法篡改，这时就很有可能使得账证数据信息出现混乱和不符的情况。该情况又不能像以前的手工会计那样通过划线更正法、补充登记法以及红字冲销法来进行更正。由于这种错误是因为非正常情况而导致的，在此意外情况下要保证数据的完整性和准确性，我们选择的最有效的方法就是进行“反记账”，让系统恢复到记账前的状态或者最初的状态。同时，比如计算机遭遇到意外断电、病毒侵袭等导致记账或者结账过程意外中断时，作为操作人员无法确定在出现意外时计算机后台数据处理的进度情况，这时我们为了避免数据丢失，最保守的方法就是“反记账、反结账”，让其恢复到可控制的阶段。

二、“反记账、反结账”存在的弊端

1、不符合现行会计法规的规定

我国《会计核算软件基本功能规范》第18条和19条明确规定：“在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账后，原始凭证确需修改，会计核算软件在留有痕迹的前提下，可以提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应的记账凭证是否相符进行校验的功能”；“发现已经输入并已审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字冲销法或者补充更正法进行更正，记账凭证输入时可用‘一’号或者其他标记表示”。在更正会计工作中的错误时使用“反记账、反结账”功能，不仅违背了上述有关会计差错更正方法的规定，而且在原始凭证、记账凭证、会计账簿等方面，大多数的会计软件没有或很少提供必要的痕迹记录。

2、有可能会导致数据错误系统混乱

从安全性来看，“反记账、反结账”功能在实际操作中不是绝对安全的。当前，多数核算型的财务软件在记账时都会有很多辅助核算数据，比如往来核算数据、数量核算数据以及外币核算数据等等，在记账以后，此些数据在相关功能模块中将会被处理，如果需要恢复数据时，就能够顺利进行“反结账”，同时，在记账的反向处理中这些辅助核算数据很难进行准确和全面的恢复。另外，由于一些会计电算化人员的业务水平不高以及对软件功能的理解存在有偏差，假如在操作中出现错误，尤其是在运用跨年度反结账功能时，不同年份会计科目如果发生了变化，就可能会导致系统数据出现混乱情况，严重的还会导致整个账务系统出现瘫痪和造成不应有的损失。

3、为财务舞弊提供了更多技术支持会计专业毕业论文格式

以前手工账是由各人分别填制凭证、登记账簿，假如发生会计情况，就可以通过墨迹或笔迹很容易进行鉴定和识别。但是当前很多会计软件对更改的会计事项未提供完整的和真正意义上的痕迹记录。有的还根本不提供这类逆向会计操作的痕迹记录，还有的仅仅是在操作日志中记录了哪个人、什么时间使用过此功能，对于更正和补充了何种会计事项，其目的和来龙去脉不得而知。对单位而言，如果会计电算化内部牵制制度不严格周密，就会使一些别有用心的人神不知鬼不觉地篡改部分会计凭证、账册以及报表，使得做假账和经济违法犯罪变得隐蔽起来，这给相关的会计和审计监督工作增加了技术难度。目前，利用此种方法做假、的行为逐渐普遍，一定程度而言，它们起到了助纣为虐的作用。
三、对策
从以上“反记账、反结账”的重要性和当前存在的一些弊端可以看出，此种功能具有双面性，在实践中我们既不能全部否定它的积极作用，又要正视它所存在的一些弊端。我们结合自身的工作经历，认为要实行“反记账、反结账”功能，如果有一些合理和严格的规定，那么，定会发挥其功能的优势而又能够减少其危害。

1、加强会计电算化的法规建设

作为财政部，要对会计核算软件“反记账、反结账”功能作出“加栅防护”的明确规定。针对能够进行逆向会计操作功能、财务软件必须要提供能够反映经济事项来龙去脉的痕迹记录功能。

2、从制度上堵塞相关漏洞

针对一些财务软件提供中具有会计舞弊功能性质的跨年度“反结账”功能要进行明令禁止。对于个别会计人员利用此功能实施做假、等违法犯罪行为的要制定相应的处罚制度。

3、进一步提高会计信息质量

一是要建立健全内部会计管理制度和会计监督体系；二是要加强学习，提高会计人员的整体素质；三是业务主管部门应创造互相交流、互相学习的条件；四是要加大宣传力度，协调各部门之间的关系。
【参考文献】
财政部.会计电算化工作规范[M].经济科学出版社，1996.
宋薇.浅谈会计电算化中“反记账、反结账”的利弊[J].中国管理信息化，2009.16.
[3] 卢和英.财务软件“反审核、反记账、反结账”功能分析[J].科技信息，2008.06.