试议报销网上报销体系提升服务质量与财务管理水平

当前位置: 大雅查重 - 范文 更新时间:2024-01-18 版权:用户投稿原创标记本站原创
摘要:传统报销本身存在的很多弊端与公司内部提升财务服务与管理水平的需求,共同促成了财务创新与改革的动力,也拉开了网上报销系统实施的序幕。本文通过公司实施网上报销系统的应用实践,对网上报销的实施背景、网上报销系统上线、系统的优势与不足和发展方向进行了探讨,充分体现了网上报销系统的应用对公司提升财务服务质量与财务管理水平的积极推进作用。
关键词:网上报销系统 服务质量 财务管理水平

一、网上报销系统实施背景

传统报销模式本身存在着很多弊端,给职工报销带来不便,给公司经营带来潜在风险,加之公司规模的扩大,使得传统报销模式更不能适应公司的业务需求。

(一)业务审批效率低

传统报销模式下,对报销人员来说,每笔报销业务都需要报销人员拿着单据找各级领导签字审批,如果遇到签字人员外出,报销人员不得不花费时间、精力进行多次尝试,过多占用了正常的工作时间。对审批人员来说,工作经常被审批签字打断。

(二)不利于财务管理水平的提升

传统报销模式下,报销人员将大量单据送到财务部门,财务人员既要审核原始单据,复核领导审批金额,又要控制业务审批流程,还要花大量的精力对流程进行审核。财务人员基本局限于事务性工作中,没有足够的时间和经理进行分析、预测、控制盒监督等管理工作,财务职能单

一、其管理作用得不到充分发挥,妨碍了财务管理水平的提高。

(三)手工填单效率低下

传统报销模式下,员工每次报销需要填写大量重复的信息,单据填写不规范,且手工差错率高,给财务审核造成很大困难,增加了财务风险。

(四)预算控制时效性差关于会计的范文

传统报销模式中的费用预算主要是通过人工控制完成的,财务人员需要手工记录报销台账,并结合财务系统的相关数据,手工统计各类报表,核对费用报销是否超预算,不仅耗费了大量的工作时间,而且事后的统计结果无法给管理层提供及时的决策信息,经常导致控制预算的超支审批,很难确保费用预算控制目标的落实。

(五)内部控制不能有效落实

传统报销模式无法实现流程固化,报销人员如不熟悉各项签字流程,可能会导致审批流程不复核内部控制规定,财务人员对各项业务的处理往往根据工作经验及职业判断,也存在出错的可能,同时还存在越权审批、个人签字被模仿的风险,使得内部控制措施不能有效落实。

(六)两地办公报销不便会计毕业论文范文网

公司由于近年来业务发展迅速,导致人员增加,自2009年以来,一直两地办公,尤其是2011年搬入新的办公地点,两地办公距离增大到8公里,在时间上和成本上都给职工报销带来了很大的不便。

二、网上报销系统上线

公司的网上报销系统,按照公司各项与报销相关的规章制度和内部控制相关规定进行系统设置,固化流程、标准与权限。系统包括维护、基础数据管理、预算管理、借款/报销申请、借款/报销审核、单据管理、凭证管理、统计查询、权限管理等系统模块,涵盖了除海外项目付款审核以外的总部各种借款、报销、转账等财务审批内容。
在最初网上报销系统上线的10个月时间里,经过了3个月试运行,年末结账年初初始化、平稳运行和全面提速改造四个阶段。

三、网上报销系统优势

报销业务是财务部门面向员工的门户,网上报销系统的推行,提高了工作效率、缩短了报销周期、方便了员工,在很大程度上拉近了财务人员和员工的距离,提升了财务的形象和员工满意度,也提升了财务部门的服务水平。网上报销系统的推进也强化了公司内部控制水平和预算管理精细度,提升了财务管理质量和效率。会计方面论文

(一)预算管理精细化

网上报销系统实现了预算、报销和分析三大功能的有效结合,全程实时费用动态监管,将预算管理关口提前。首先从借款和报销的单据发起环节就开始进行预算控制,没有预算或预算余额不足的单据无法发起报销;其次在各审批节点,审批人可以看到明细费用预算、使用及余额情况,对费用进行实时动态监管;另外实现了报销事项与核算科目、预算科目的一一对应,将预算观念逐渐渗透到每个员工,使预算不再只是财务的预算,而是和每个人息息相关的预算,全员成本控制不再是一句口号,而是通过网上报销系统的信息化手段真正落地。网上报销系统真正实现了事前预算控制、事中动态监管、事后数据分析,大大提高了预算控制的执行力。
在绝对控制的基础上,系统还设置了预算调整与追加功能,可以按照时间进度释放预算,也可以按照实际需要提前支取预算,合理控制预算进度,妥善处理公司各项追加预算费用的列支问题,使预算管理与公司实际经营相结合,具有充分的灵活性,为公司实现全面预算及精细化管理、深入推进全员成本目标管理奠定了基础,真正将集团“经营一元钱,节约一分钱”“压缩非生产性支出”的号召落到实处。

(二)降低内控风险会计专业毕业论文范本

传统的单据审批模式下,由于员工和审批人员对内控流程不熟悉,经常会出现越级审批,企业财务人员只能在领导审批后被动复核内控流程的合理性,在发现越级审批时也会面临职业道德与现实利益的两难选择。网上报销系统将公司内部控制制度和报销相关制度预设到审批流程中,通过系统固化内控流程和权限管理,全面杜绝了越级审批,财务人员不再需要复核内控流程,同时,财务人员审核节点提前到公司领导审批之前,提前对业务和票据进行审核,提出审核意见,降低了纠正不合规报销的压力。网上报销系统的推行进一步完善了企业的内控体系,实现标准、高效的公司内部控制流程,有效降低了公司内控风险。

(三)提高工作效率

网上报销系统的使用,员工报销只需在网上提交申请后,定期将单据送交财务部门,网上审核完成后财务部门自动付款,即可完成全部报销程序,实现了费用报销远程化,减少了员工经常多次找领导签字的时间,尤其对于公司两地办公的实际情况,减少了员工往返两地报销签字耗费的大量时间与费用,使得员工能够全身心投入到公司的生产和经营工作。审批人也可以根据自己的时间安排批量处理报销业务,时间管理由“被动”向“主动”转变,确保各项业务有条不紊正常运行,从而提高整个公司的工作效率。

(四)业务审批数字化

报销人员在线填单后,系统通过预设的流程,自动依次提交给相关主管领导审批,审批领导利用数字签名审批业务,安全的数字签名为网上报销提供了安全保障措施,杜绝了冒充签字的风险和财务人员审核的困扰。

(五)报销信息公开透明

网上报销系统具有强大的统计与查询功能,为个人、各部门、公司提供了了解费用发生情况的平台。个人可以通过单据查询功能,随时知晓本人提交单据的审批状态、流程节点、审批人和各节点审批时间;部门可以通过预算查询功能随时查看预算执行情况、余额及使用明细,使得费用报销信息公开透明;公司管理层可能够随时掌握公司各项预算的使用情况。从人员、部门、公司多个维度对费用预算执行情况进行对比分析,为制定战略决策提供更加全面可靠的信息依据。有关于会计专业的毕业论文

(六)提升了财务部门服务水平

网上报销系统启用了自动通知功能,通过系统首页和手机短信对审批人进行审批提醒,通过系统首页对报销人员发出送单和付款完毕的通知,缩短了系统审核时间,提高了系统运行效率。
网上报销系统对重复使用的,包括部门、职级、账户等信息进行集中管理,实现系统的自动调用,避免了报销员工的重复填写和差错;对差旅补贴、出国补贴按照公司相关规定进行固化,实现系统的自动计算,财务人员只需对出差地点、时间、职级等信息的填写进行审核即可,减少了低效、繁琐的重复劳动。有效促进报销工作效率的同时也方便了员工。
另外,财务部门对全体报销人员作出了书面承诺,承诺财务审批时限,定期公布审批时间,主动要求被监督,增进了其他部门与财务部门之间的理解,营造了和谐的工作氛围,提升了财务部门服务水平。

四、网上报销系统实施的感受

(一)谋求财务管理转型,是项目成功实施的动力

公司根据集团公司确定的“十二五”时期财务工作主要目标,以及国资委关于央企“建设世界一流财务”内涵的要求,确定了公司“十二五”财务管理目标:以夯实财务管理基础工作为基础,构建一流队伍,努力打造创造价值的财务管理模式,建成高效、互联的财务管理、控制和决策支持体系,形成一流财务绩效,达到世界一流的财务管理水平。公司总部机关财务组深入学习领会集团及公司“十二五”财务管理目标,结合机关财务工作的业务性质和工作范畴,积极转变管理观念,提高服务创新意识,推动财务管理信息化,从财务报销模式切入,谋求财务管理转型。
实践证明,通过财务报销模式由手工向网上报销的转变,降低了财务人员低效、重复的手工劳动工作量,强化了预算管理和内部控制,财务人员从单纯的事后核算转为关注事前的控制与事中的管理,彻底摒弃了过去“重会计核算而轻财务管理”的思想,促进了财务服务与管理职能的双提升。

(二)对单据、科目、审批流程及权限进行梳理工作是网上报销系统成功上线的基础

在网上报销系统的实施之前,财务部门对原有借款\报销单据进行逐一梳理,根据费用性质进行归类,如:将原《支票借款单》、《美元借款单》和《借款单》合并为《借款单》,《支票报销单》和《费用报销单》合并为《费用报销单》,减少同类单据量,增加单据支付方式和币种的选择。对报销事项和科目进行梳理,做到一一对应,并编制对照表,方便员工使用也规范了科目的使用。对审批流程按照公司报销事项和公司相关制度规定进行分类,梳理出八个标准业务流程,审批环节的设置是整个梳理环节的核心工作,突出两个提前:资金预算审核提前和财务审核提前,增强了财务规范性和事前管理的参与性。对审批环节权限严格按照公司内部控制权责指引进行设置,严防越权审批,同时设计了部门及以上领导的权限管理功能,使授权实现常规化、规范化、信息化。

(三)网上报销系统的顺利实施需要配套服务与规定的跟进,核心是提升财务服务水平

网上报销系统的实施改变了员工的报销习惯和审批人的审批习惯,在实施阶段需要推出详尽的图文并茂的用户操作手册作为报销指南,引导员工尽快适应信息化的报销系统,并对报销各个环节需要注意的事项进行特别提示,使得报销业务得到规范化的同时体现更多的人文关怀。还要对各环节审批人员限定单据最长审核时间,部门领导开通短信提示,财务部门虽然由于分工不同有多个环节审核,但承诺总审核时长原则上不超过1个工作日,并进一步梳理成审核规范手册。报销员工则要向公司承诺报销事项的真实性、合规性、准确性,并在一定时间内将原始单据送交财务部门。配套服务与规定的跟进是网上报销系统的润滑剂,是系统良性运转的有力保障,也充分体现了提升财务服务水平是网上报销系统实施的核心。

(四)网上报销系统信息化程度依赖于公司整体信息化程度

网上报销系统是一项跨部门跨专业的系统工程,由财务部门主导,信息部门配合,外包给系统开发商,但审批的移动办公功能方面的信息化仍要依赖于公司整体信息化程度。由于网上报销系统搭建在公司内部网络,在公司整体移动办公功能实现之前,审批人如果因出差等原因无法登录内部网络,只能依靠事先授权保证审批的及时性,这样的授权属于“被动”授权。

(五)网上报销系统要继续向纵深发展,实现向财务共享服务模式最终转变

公司目前的系统开发尚处于分散状态,各个系统独立开发,网上报销系统,由于主导者是财务部门,所以也仅仅是原有报销流程的信息化改造,相对独立,前端没有和行政审批衔接,后端没有和财务核算系统和资金支付系统衔接,还需要在后续的工作中继续进行纵向和横向的发展,并扩展平台职能,实现向财务共享服务模式最终源于:如何写论文http://www.328tibet.cn
转变。具体来说,纵向方面扩展系统的行政审批、财务核算、资金支付功能,或是与现有系统做好衔接与融合;横向方面扩展实施范围,加快研究海外项目实施的可行性;扩展职能方面向商旅业务方面发展。
总之,网上报销系统发展的核心是紧紧围绕“建设世界一流财务”奋斗目标,推进财务管理创新,强化财务风险管控,加快提升财务管理水平,推动财务工作实现新提升新发展新跨越,以提升财务报销服务水平为目标,结合财务报销标准业务流程、标准业务规范,实现标准化、规范化、高效化、精细化、信息化的财务管理。
参考文献:
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[3]宗小莉.浅析网上报销系统在企业财务管理过程中的作用[J].经营管理者,2012
[4]钱萍.探索网上报销模式创建高效财务管理[J].新会计,2011