试谈审计高校科研经费审计浅探

当前位置: 大雅查重 - 范文 更新时间:2024-02-01 版权:用户投稿原创标记本站原创
为了进一步加强和规范科研经费的使用,提高资金使用效益,我国在增加科研经费投入的同时,逐步加大对经费使用的监管力度。2011年我国就颁布了两个新的科研经费管理政策,分别是财政部、科技部《关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知》和教育部《关于进一步贯彻执行国家科研经费管理政策 加强高校科研经费管理的通知》这都体现了国家要进一步改革和加强科研经费管理的决心,同时也对高校审计部门提出了新的要求。

一、科研经费审计原则

(一)相关性原则 相关性原则是指科研经费支出应与科研项目的开展相关。科研项目支出的不相关性主要表现在以下三方面:一是费用支出与科研项目没有直接的联系。二是预算没有安排指标而实际发生了支出。如科研协作费、会议费、招待费无预算开支;三是费用支出不在项目周期内。如项目启动前的支出及后续支出计入项目周期内;超项目周期列支数据库授权费;列支在项目研究周期前已申请或无关的论文发表和专利费用。
(二)合理性原则 合理性原则是指科研经费支出应符合逻缉,不应存在不合乎常理的支出。科研项目支出的不合理性主要表现在:差旅费中列支大量汽油费,不符合里程数;机票、车票上显示的时间、地点、号码等信息与报销人工作日程安排不符合,如出现多张连号的票据,出差时间与工作日志不对应;科研人员在法定节假日出行;领取专家费的人员资格不符合常规或不符合规定;劳务人员的工资水平不符合当地的市场标准;大额的打字、复印、装订费不合理;外委的软件开发费用明显偏高等等。
(三)真实性原则 真实性原则是指科研经费支出应该是真实发生的,而不是虚构的。科研项目支出的不真实性主要表现在:虚构劳务人员领取劳务费;项目期内多次召开会议,且无参会人员、会议通知、结算清单和会议纪要;通过劳务公司转移资金;发放会议咨询专家费信息与会议费支出信息存在矛盾;将合作单位的拨款全部作为测试化验加工费;向机构支付咨询费等等。

二、科研经费审计流程

(一)科研管理内部控制审计 科研管理内部控制审计是指内部审计机构为保证学校科研资金(横向科研和纵向科研)和知识产权的安全完整,降低学校科研风险,保证学校遵守科研管理法规制度和提高学校科研资金、资产、资源使用效益,而对学校科研管理内部控制体系的健全性和有效性进行的分析、测试和评价活动。从国家这几年对科研经费监管的新动向来看,审计监督已逐步从单纯的项目审计向内部控制体系的整体审计迈进。如教育部《关于进一步贯彻执行国家科研经费管理政策 加强高校科研经费管理的通知》要求 “加强高校科研经费管理,完善科研经费管理制度”,就提出了一把手责任制、部门协同管理机制、内部检查制度、人员培训制度等措施,这些都体现了国家要从内部控制的角度对科研项目进行管理的要求,因此科研经费审计首先应该对科研管理内部控制进行审计。根据内部控制分析框架的五大要素,本文分别从以下几个方面对科研管理的内部控制进行评价。
(1)科研管理的控制环境。一是管理层理念及组织文化的审查和评价。审计人员首先要了解学校管理层对科研经费管理的重视程度,如是否实行一把手责任制或有专职的校领导管理。其次应关注科研管理部门是否有明确的中长期科研发展规划或目标并有具体的操作计划。最后看各项科研管理制度建设是否健全,如是否针对不同学科的科研经费制定相应的科研管理制度;是否建立科研经费管理奖罚机制,对合规高效使用经费的项目人进行奖励,对组织不力、行为不当的项目人,进行批评教育,对违纪人员进行责任追究。二是对组织结构的审查和评价。审计人员应关注学校是否建立了合理的科研管理组织机构,如设立统一的科研管理机构或根据学科类别分设文、理、医科研管理部门;对学校科研经费管理的重大事项,科研部门和财务部门是否联合上报校长办公会或党委常委会等学校决策机构审议决定。三是对职责分工及人员胜任能力的审查和评价。审计人员应关注学校是否建立了各部门协同管理机制,采取以科研部门和财务部门为主,其他职能部门及学院密切配合,项目负责人承担经费使用管理主要责任,各方齐抓共管的科研经费管理模式;各部门的岗位职责是否明确、合理;各项科研管理业务是否制定了完整的业务流程并以适当途径向公众公布;学校科研和财务部门是否设置了与科研经费管理相关的一些专职岗位,并配备具有一定管理经验和较高业务水平的管理人员。四是对人力资源政策及其执行、诚信与道德的审查和评价。审计人员应关注学校是否定期对科研项目及财务管理人员进行业务培训;学校是否定期对校内单位的科研管理情况进行检查评估;是否制定评价制度对科研人员的科研业绩进行考评,各制度和措施是否有效执行;是否有完善的考评信息系统对科研人员进行考评。
(2)科研管理的风险管理。风险管理是指通过风险识别、风险估计、风险驾驭、风险监控等一系列活动来防范风险的管理工作,因此审计人员应关注科研管理部门是否充分认识科研管理中存在的风险;是否建立评估机制对风险进行估计;是否确定应重点关注和优先控制的风险;是否采取相应措施进行科研管理风险规避。学校的科研管理风险一般包括随意编报科研预算、挤占挪用科研经费、科研成果管理未达立项要求,科研成果被恶意占用,科研成果利用效果差、横向科研项目无偿使用高校有形和无形资源等等。针对以上风险,审计人员要看学校是否采取以下措施予以规避:如完善科研管理工作制度;制定科研预算编制指南;加强财务人员和课题负责人的业务培训;邀请经费主管部门讲解科研经费预算及使用相关政策要求;完善财务信息系统的科研项目预算管理功能,通过与科研项目管理系统对接,实现财务信息系统对科研项目的预算额度控制和预算执行进度监控预警功能;进一步完善并严格执行会计核算和内部控制制度,规范科研经费的使用;设置专门的岗位对科研成果进行管理;加强对横向课题的管理,防止学校的利益被损害等等。
(3)科研管理的控制活动。
第一,科研经费的预算管理情况。审计人员应关注:一是项目负责人是否按预算要求使用科研经费,预算与执行是否有偏差,如有些项目负责人在预算申报时,为了争取到课题,刻意突出科研课题的实操性,编列较多的实验材料、测试化验和燃料动力等费用,压缩了劳务费、差旅费和会议费等类型的预算,导致在实际操作时,可能因工作需要必须支出较多的劳务费、差旅费和会议费,而面临预算不足的困境。又如有些科研项目中的科研协作费、会议费、招待费无预算开支,劳务费、专家咨询费、研究生论文http://www.328tibet.cn
测试费超预算开支。二是财务处或科研管理部门是否参与预算的编制或者指导项目负责人编制项目经费预算。目前大部分高校的科研项目经费预算编制仍然由项目申报人员独立完成,缺乏财务人员的参与,未能实现科研人员与财务人员的结合,影响了项目经费预算编制的预见性和准确性,不仅影响项目申报,还影响预算的执行以及最后的财务验收。三是、是否存在支出进度与预算中计划的工作进度不匹配的情况,如支出进度前低后高,结题前突击花钱。是否存在不按程序调整预算的情况。要注意设备费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、劳务费、专家咨询费预算一般不能调增。四是、其它调整项目需负责人根据实际提出申请,由承担单位审批,主管部门在中期财务检查或财务验收时确认。第二,科研经费的开支管理情况。审计人员应关注:一是拨付。是否有经费到账通知用于记录科研经费的流转、确认、证明和进账;流转程序是否合理,流转凭证是否统一编号;经费未到账,科研管理部门是否组织项目负责人进行协调。二是支出。财务部门是否制定科研经费使用办法对各项支出的使用范围进行规定;各项支出是否真实、合理。三是转拨。所有转拨的科研经费,是否经学校科研部门和财务部门共同审批;申请转拨经费的资料是否齐全;财务部门是否依据经费转拨批件、项目合同、协作单位的合法有效财务凭据转拨手续。四是日常管理。财务部门是否设立专门的或明细科目进行收支核算;是否采取有效的措施控制开支范围和标准;是否提供项目经费收支情况的查询服务。课题结题后,科研管理部门是否以书面文件通知财务部门结账手续;财务部门是否及时结账手续,并采取有效措施控制经费不超预算。
第三,固定资产和无形资产的管理情况。审计人员应关注:一是用科研经费购置的固定资产是否纳入学校资产,由学校设备管理部门统一管理。二是用于科研的固定资产是否安全完整、使用效率和效果如何。三是多家单位承担的课题是否存在重复购置固定资产的问题。四是项目期内报废的固定资产是否按学校要求报废手续。五是对科研成果的管理和保护是否合法合规、是否符合《促进成果转化法》和《高等学校知识产权保护管理规定》。
第四,科研合同的管理情况,审计人员应关注:一是科研合同是否归口科研管理部门管理。二是签订的科研合同是否遵守《合同法》、国家其它相关法律、法规及学校相关规定,如有合同范本的,是否使用合同范本。三是科研合同签订前是否经相关部门审核。四是合同的签订是否使用专门的合同专用章,用章单位是否经过授权。五是科研管理部门是否跟踪已签合同的履行情况,如在履行过程中,合同出现违约情况,是否采取必要措施减少损失。六是科研合同是否实行归档管理。
第五,科研项目的完成情况,审计人员应关注:一是科研管理部门是否制定了科研成果鉴定、项目验收和结题的管理办法,是否按照制度规定、验收程序和要求来鉴定科技成果和验收科研项目。二是科研管理部门对成果资料的管理是否规范,是否建立科研档案管理制度,结题报告或鉴定报告(验收报告)是否在科研管理部门备案。三是项目结束后,项目负责人是否及时到财务部门结账手续。四是验收结算后的科研项目结余资金是否按规定上缴或作为后续研究费用,有无将结余资金用作津贴发放的情况。
第六,科研成果的管理情况。审计人员应关注:一是是否有科研成果审核登记制度,明确科研成果审核登记程序和要求,执行情况如何。二是科研管理部门是否统一登记管理学校的科研成果,并集中对科研成果进行转化。三是下属单位对外转让知识产权和许可使用的相关协议是否经科研管理部门审查,并报学校批准。四是校内单位与校外单位合作科研的,是否签订合同或协议,以保证我方知识产权的权益。五是学校取得的知识产权转让或许可收入是否纳入学校收入管理。六是否建立科研成果奖励制度,详细规定申报条件、申报程序和评审方法,执行情况如何。七是学校是否制度防止学校的科研成果被泄露、侵害,是否制定了促进科技成果转化的措施和制度。
(4)科研管理的信息与沟通。是指对科研管理内部控制相关信息的获取与处理、传递与沟通以及安全保障的审查和评价。审计人员应关注学校是否建立了科研管理信息系统;系统数据是否满足管理的需要;信息录入流程是否清晰;信息是否及时得到更新,各项资料是否归档;科研管理信息系统与财务信息系统数据是否一致;科研管理部门是否定期编制科研信息报表上报领导并在一定范围公开;信息系统数据的录入、修改是否经过授权,对信息的接触是否设置相应权限。大学生会计论文
(5)科研管理的监督。是指对科研管理部门及财务部门是否对学校的科研管理体系进行自我检查,是否对所发现的问题及时分析原因,提出整改方案等进行审查和评价。审计人员应关注科研管理部门是否定期进行自我评估及对校内开展的科研项目进行检查,并就存在的问题进行改进;财务部门是否定期对各科研项目的财务开支情况进行检查;科研管理部门是否对财务部门及相关主管部门的检查处理意见落实到位;学校是否对项目绩效情况、项目信息、科研经费违规使用情况进行公示,接受群众的监督。

(二)抽查样本进行符合性测试

(1)选取一定数量的样本。审计人员在选取样本时应考虑以下几点:一是按重要性原则,将特殊项目或异常项目从总体中剔除,单独进行检查。二是对总体进行分层,如是综合类院校应按医科类、理工科类、社科类三层进行抽样。三是在分层样本里根据随机数表来选取样本。四是根据样本的的抽样结果来决定最终样本量。
(2)对样本数据进行分析。审计人员要关注各项支出的比例,特别要关注项目管理费、人员经费、业务费支出的合理水平,同时还要抽取一定比例的支出凭证,检查以下内容:一是是否与科研任务相关;二是是否以真实、合法的票据进行财务报销;三是是否按照实际开展的科研活动据实支出;四是是否存在截留、挤占、挪用科研经费等情况。
(3)对样本的立项阶段、实施阶段及结题阶段进行审计。检查课题的整个过程是否符合国家、学校的相关制度。立项阶段主要是对科研经费预算编制的科学性、适用性和合理性进行审查;实施阶段主要是对科研经费使用的相关性、真实性、合法性、合规性进行审查;结题阶段主要是对科研经费预算执行情况和预期目标完成情况进行审查。
(4)对样本的绩效进行评价。对样本进行绩效评价要注重三性,即“经济性、效率性、效果性”。经济性是指保证科研项目圆满完成的情况下,科研支出尽可能节约。对高校科研经费使用的经济性进行绩效审计,主要是对经费预算编制是否合理,支出是否按预算执行,是否以最低的支出获得符合质量要求的成果,达到预期目标;是否贯彻节约原则,有无铺张浪费等情况进行评价。效率性是指在一定的支出下获得的最大的效益,对高校科研经费使用的效率进行绩效审计,主要是对科研的方法手段是否科学先进、项目的管理是否有效到位、是否有相应的工作责任制、是否有相应的费用支出标准等进行评价。效果性是指科研项目最终获得的成效超出预期目标的结果,也就是说支出是否超值。对效果性进行绩效审计,主要是对科研经费使用产生的经济效益和社会效益,从数量和质量两方面进行评价。如经费使用效果是否良好,是否按任务书产生科研成果,科研成果转化率如何,参与社会服务的情况等等。
综上所述,笔者认为科研经费审计必须做到点面结合,既要审计学校整个科研管理体系是否健全、有效,又要抽取单个科研项目来测试科研管理体系的有效性及执行性,才能全面地发现问题、解决问题,促进科研经费使用的合规性和效益性。
参考文献:
财政部、科技部:《关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知》,(财教[2011]434号)。
教育部:《关于进一步贯彻执行国家科研经费管理政策 加强高校科研经费管理的通知》,(教财[2011]12号)。(编辑 园 健)