关于浅谈审计档案信息化管理工作与实践

关键词：审计档案管理 审计信息化 审计档案管理信息化系统 审计档案工作人员
【中图分类号】G271
论文摘 要：二十一世纪是信息化时代，世界在信息化的列车上飞速的发展着。审计档案不仅是审计工作中重要的参考依据和经验的结晶，也是相关部门了解各类经济单位的活档案，还是刚刚进入审计部门的新人了解审计工作的第一手资料。所以审计档案管理工作是审计事业的一项重要的组成部分。目前大多审计部门的档案管理工作发展落后，信息化程度不高，仍然采用的是有着巨大滞后性的传统的档案管理方式，严重地影响了审计工作质量的提高和审计信息的利用程度。本文就通过对在新时期审计档案的管理工作存在的问题进行分析和研究，如何积极探索审计档案信息化管理的方式，促进审计档案管理信息化程度进行分析和阐述。

一、 目前审计档案管理的普遍状况

(一)审计档案管理存在的问题

审计档案的管理和利用不同于以往各类档案的管理，这是在国家“金审工程”把建设中，以信息化为依托的，以分享审计资源为目标的，以提高审计服务质量为要求的档案管理。作为审计工作的第一手资料的业务档案，就是审计档案管理当中的重中之重，但是它的功能往往是被忽视的。目前大多数审计部门仍然是用传统的方式来管理自己的档案，仅仅是储存保管，并没有将它们的信息服务功能开发出来。其中最为重要的一点就是档案的信息化程度偏低。特别是在审计档案的信息化管理当中，经常将涉及多类业务审计档案没有进行整体的信息化规划，经常出现收存的档案不能够积极地被开发和利用而被束之高阁，就使其会失去档案自身的价值。

(二)在审计档案信息化管理中的机遇和挑战

随着近年来计算机技术的发展，审计档案的生成方式发生了很大的变化。更多的审计业务档案是在电脑中生成并储存的。在审计档案的管理中，如何使得机读形式的档案更具有系统性、价值性、让广大审计人源于：论文格式标准http://www.328tibet.cn
员或与财务相关人员获得更为完善的服务，是目前审计档案信息化趋势当中我们应当面临的机遇和挑战之一。其次是审计档案在信息化过程当中必须面临的安全化的问题。在审计档案管理信息化系统开发的时候，必然会面临着巨大的安全挑战。审计部门的专业管理软件与档案管理部门的管理软件的不统一，导致归档成本和电子档案管理化的成本相当高。因此，在开发当中审计档案人员必须将各种类别的系统和资料加以整合，这样来说就必须利用新的思路去进行开发和创新。但是在实际工作当中存在的缺陷有很多，加上没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能就面临着巨大大挑战。财务论文怎么写

二、 促进审计档案管理信息化程度，提高档案利用效率

(一) 促进审计档案信息化管理应当遵循的原则

通过笔者在审计档案管理工作中的实践和总结，促进审计档案信息化规范管理应该有几下三个原则。一是规范性原则，即制定和实施审计档案工作标准和规范，是审计档案工作现代化的需要，是提高审计工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。二是安全性原则。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。三是效益性原则：审计档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础，分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的审计档案，内容要典型、影响力大、有代表性，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要社会影响的、利用率较高的审计档案进行数字化和信息化。

(二)逐步建立审计档案管理信息化系统

要实现审计档案信息化管理，总的来说就是在实现档案信息的数字化和网络化的基础之上，实现审计档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化和快捷化程度，从而将有用的信息高效的分享出来，方便广大审计人员和与财务工作相关人员对于各种审计资源的利用。
1.从审计档案管理的技术流程上来讲 。我们首先应当做的就是建立有效的审计文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用各种审计业务和行政电子档案；其次是改进和规范在应用计算机条件下审计文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；然后是依据审计文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；最后应当注意的是在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。
2. 审计档案信息化管理的独特建设。在审计档案的信息化进行当中，一定不能忽视的是审计文件的传统精华和改革的发展性。首先选择的是在充分运用计算机电子技术，加快审计档案目录数据库建设，提高审计档案利用服务质量。同时要进行创新的是对于传统的电子档案进行多媒体化改革。对各种类型的审计档案进行数字化管理，积极建设相关的全文数字库和多媒体数据库，尽快实现审计档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。同时不能忽视的改革是对于各种类型的审计电子档案进行分类处理。对于归档的审计档案要在经过审核、鉴定、分析和更新之后进入数据库，确保审计档案信息处理电子化、审计信息存储数字化、审计信息采集实时化和审计信息服务利用网络化。

三、以人为本，通过提高审计档案工作者的素质来提高档案管理信息化水平

档案工作人员在审计档案信息化改革当中具有举足轻重的地位。他们的创新精神，管理理念影响着整个审计档案管理的效率和特点。现阶段很多审计部门缺少专业的审计档案管理人员，管理水平较低。我们应当充分重视审计档案管理水平的提高，积极引进新的技术和理念，培养高素质的审计档案管理工作者，加快审计档案技术人员队伍的建设。

(一)培养审计档案管理工作者应当具备的基本素质

审计档案管理工作者首先应当具备一定的语言文字能力以及科学文化素养。审计档案管理不同于其他类型档案的管理。其档案资料具有专业性、多样性、程序性、多行业等特点。只有站在对于各种专业审计有所了解的前提下，根据自身的计算机语言能力，才能简明扼要的对于各种审计档案进行分析和归类，才能首先在入库的过程当中做到“去其糟粕取其精华”的效果。然后审计档案工作人员的管理能力和分析能力也是要进行培养的。审计档案管理的目标是提高各种审计信息资源的利用率，所以在面临较为庞大的审计信息档案资料的时候，档案人员必须具备档案的分析、检索、筛选的能力，才能打好档案信息化建设的基础。

(二)培养高素质的审计档案管理工作者的途径

应当在重视审计档案管理工作的同时，重视档案管理工作人员。 在审计信息化管理当中，审计档案工作人员的工作是很辛苦的，往往要付出很大的脑力劳动，所以一定要增强他们的责任感，充分发挥他们的主观能动性，否则如果他们的积极性不高，在疲惫的状态之下，可能会导致整个审计系统运行和更新的停滞，甚至还有安全的隐患。所以作为领导者，和他们进行积极的沟通和交流是必须的，让他们意识到自己责任的同时，也一定要让他们感觉得到自己在整个审计管理工作系统中的重要性。

(三) 通过学习全面提高审计档案管理工作者的水平

在进行培训和学习的时候，一定要提高培训的标准化程度。以审计档案管理信息化的目标和原则为要求，严格制定培训标准，以便于在之后的工作中进行标准化操作。在培训的内容上来看，要对审计档案管理者进行不断的知识文化培训，包括最新的学术、科学、技术、管理理念的培训，让他们始终走在时代的前列。
结束语 审计档案信息化管理工作是一项艰巨的任务。它能够反映出一个审计部门的整体专业审计水平。审计部门如果在信息化的前提下对于审计档案资源进行了充分高效的利用，有助于审计工作质量的提高，对于更好的服务于审计人员和被审计单位，以及相关执法部门的利用和学习，有着巨大的促进作用。相信以后审计档案信息化管理工作会越做越好，对于审计事业的发展的贡献越来越大。