高校会计电算化年初工作目前状况及对策探讨

摘要:作为一个以提供综合经济信息为主要手段的制约系统，高校电算化会计在高校事业进展和财务管理中起到举足轻重的作用。随着国家财政预算管理体制革新的不断深入，给高等学校带来重大的影响，也对高校的会计工作提出了新的要求。本论文针对在当前形势下，结合高校实际，谈谈如何适应财政革新的要求，做好高校年初的会计电算化工作。
关键词:高校会计电算化年初工作探讨
当前，我国绝大部分高校会计实源于：会计专业论文范文http://www.328tiBEt.cn
现了电算化，且逐步进入了网络化。作为一个以提供综合经济信息为主要手段的制约系统，高校电算化会计在高校事业进展和财务管理中起到举足轻重的作用。随着当前我国财政预算管理体制革新的不断深入，在高校中实行全面预算管理，以及国库集中支付制度等，给高等学校的会计工作带来重大的影响，也提出了新的要求。高等学校会计在如何适应财政革新的要求，做好高校会计电算化工作等方面，面对一些实际不足。本论文就当前形势下，高校会计电算化年初工作的一些近况及其对策进行浅析、探讨。

一、高校年初电算化工作近况

高等学校是非营利性质的事业单位，收入来源主要为财政补助收入、事业收入以及其他收入等，其部门预算全部纳入政府收支预算。会计年度结束后，须编制部门决算报表，上报财政部门。决算报表编报工作的完成时间一般在1月底或2月初。这主要是因为，会计年度结束后，单位有着与银行对账、与财政对账(包括预算内、预算外资金以及应缴财政专户的核对)、确认财政应返还额度等、单位资金年终清理、结算、结账等一系列会计工作，这将花费相当的时间。由于这些因数的有着，单位新年度的会计账套不能及时建立（因无法取得上年余额，包括财政应返还额度数，以及所需的其他会计资料等），而单位的日常工作并不是停滞的，经济业务在不断的发生。
此时，大多数单位的处理策略是：对于新的会计年度发生的经济业务的账务处理，现不做计算机录入，待新账建好之后，再进行事后补录。而这种状态至少会持续近1个月。这样的近况和处理策略则可能会导致：
(1)单位会计不能及时、准确地反映财务收支情况，失去会计相应的职能。
(2)正常完整的电算化会计处理流程被无奈地强制中断，事后的补录几属重复性的工作，增加了工作量。
正常的操作程序是：软件录入人员根据审核后的原始凭证编制记账凭证，并正确录入计算机。当天发生的业务，当天登记入账，保证会计记账凭证的连续编号。按规定的时间及时结账，不得提前或退迟。
(3)非完整的处理程序，增加原始会计凭证保管的负担，极易发生原始凭证遗失、毁损的情况。且未入账的会计凭证，长期置于出纳人员手中，不能按时归档，使得单位财务负责人无法了解和掌控收支具体情况，亦会出现资金安全隐患。
(4)事后补录的账务处理，可能与当时的实际处理出现偏差，而导致会计信息失真。
一般的情况下，此时学校可能处于寒假期间，单位安排的补录人员可能并非该业务的当时具体处理人员，虽然有统一的会计制度和财务制度、规定，但在面对具体业务时，也可能会出现判断和理解上的偏差。即使补录人员为该业务的经办人，也会因时间的理由而产生处理上的偏差。这些偏差直接导致会计信息失真、失实。而针对这些失真、失实会计账务的查证、纠错，又会增加额外的工作量。
(5)事后的补录行为，总是在紧张的工作状态下进行。会计人员既要处理日常业务，又要抓紧时间将以前已发生、且不断在发生的经济业务进行补录，使经济业务的发生与账务处理录入尽快达到时间上的统一。在这种状态下，使得会计人员身心疲惫，也会增加出现差错的几率。
由于新账建立时间的滞后，高校面对着会计人员处理的经济业务与电算化会计账务处理时间上不同步的近况。

二、高校年初电算化工作对策探讨

在上年度整个会计工作没有完全结束的情况下，如何开始进行新年度制单、审核、查询等会计工作，达到经济业务的发生与电算化会计账务处理时间上的统一？针对此近况，笔者在工作中经过认真探讨和深思，提出以下解决案例与大家共同探讨。
首先，浅析会计电算化软件的年度建账、结账以及日常凭证输入操作的工作流程及数据库运转原理（以用友财务软件为例）。

(一)会计电算化软件年初建账工作流程浅析

会计电算化软件包括多个子系统，其中的账务处理子系统，也称总账系统。账务处理子系统的工作流程见以下图例。
以以上流程图例中可以看出，正常情况下，完成年度新账建立的流程及工作内容包括：
(1)完成上年各项会计工作；
(2)建一个新年度账；
(3)进入总账系统，根据新年度相关制度、规定和本年度实际工作要求，调整会计科目；
(4)调整部门、个人、供应商、项目等资料；
(5)结转上年数据；
(6)进行期初余额调整。
(7)最后，开始新年度的会计工作。
在建账流程中，建新年度账的一个根本前提条件是“完成上年各项工作”。然而在实际工作中，因为前述理由，上年会计工作很难在年初及时全部完成。虽然我们在年初可以确定新年度利用的会计科目，可以调整部门、个人、供应商、项目等资料，但由于无法取得上年结转数据和进行期初余额调整，故不能在年初及时建立新账，导致会计电算化工作在这一时期相对滞后。

(二) 电算化软件年度结转、凭证输入操作及其数据库运转原理

1、年度数据结转：

(1)操作员将12月数据进行结账处理，
(2)退出用友软件，
(3)打开系统管理，以账套主管身份注册登陆当前会计年度，
(4)在年度账一栏选择建立新年度账，
(5)建账完成后，注销当前年份，重新用账套主管按新年度注册，
(6)在年度账中选择结转上年度数据，完成后即可开始利用新年度账。
数据库运转原理：
建新年度数据时，数据库将所有基本档案（科目，客户档案，供应商档案，部门档案，职员档案，项目档案等）进行复制，所以新年度账的基本档案一定是和旧年度账一样的。结转是将已结账的数据按照科目、辅助的顺序复制到新年度账。（注：由于是在完全一样的档案上进行复制，所以可以反复执行该操作。）

2、日常凭证输入：

(1)在会计软件中，前台操作员在总账系统打开凭证项
(2)选择填制凭证
(3)点击增加选项，依照填制记账凭证的要求，填制凭证，在借贷相等的前提下，按保存键保存。
数据库运转原理：
操作员点增加时，数据库同时增加一张临时表，填制的数据被保有着一张临时表上，当操作员按保存键保存后，数据库将临时表的数据保存至一张明细账表中。
通过以上浅析，我们发现，在会计软件中可以实现如下操作：
(4)年初数可以反复进行年度结转，以最后一次结转数为准，之前有着的数据都会在最后次结转时彻底清空。但是必须注意这种结转的制约条件：前后两年的基础档案必须一致，如客户档案，部门档案，科目档案；第二年可以在没有期初数的情况下进行账务处理，只要不进行记账处理，年度结转都随时可以进行。
(5)日常凭证输入后，软件会将数据保有着一张临时表中。通过这张临时的明细表，我们可以进行查询、浅析财务收支情况，以及其他的一些工作。

(三)解决案例

根据上面陈述的对会计电算化软件的年度建账、结账以及日常凭证输入操作的工作流程及数据库运转原理的浅析，针对在不能及时进行年度结账的情况下，如何开始新年度会计的账务处理，我们可以采取以下解决案例：
(1)建立一个临时会计账套，使之与原账套完全一样；
(2)在临时账套中建新年度账；
(3)根据新年度的情况和工作需要，修改新年度所利用的部分部门、项目、个人等档案资料和部分的科目；
(4)直接在临时账套内进行新年度的账务处理（包括凭证输入、账务查询、科目汇总等日常会计工作）；
(5)等到上年度业务活动确认完成后，在原账套进行年度结转，同时建正式的新年度账；
(6)利用软件的凭证引入功能，将临时账套中的凭证引入原账套中。
这样，以年初到当前所有已发生并被处理的经济业务全部被记录在软件中。此时，经济业务的发生与账务处理在会计电算化软件中真正达到了时间上的统一。
此解决案例唯一的不足之处在于，在没有期初数的情况下，临时账套中的新年度账无法生成会计报表（因临时账套不记账报表无法取数，且没有期初数报表也不准确）。
之所以这样安排，其实是因为高校的上年年末数不能及时确定，无法完成年度数据结转。这样一来，工作时间远远滞后于实际业务发生的时间，不符合会计的及时性原则。换言之，就是新账套的期初数不能及时提供的理由拖累了整个财会工作，而且在新的年度账中又有科目等基础档案需要修改（基于软件工作原理，年度数据不能在不一样的基础档案之间结转）。故此，不能采取先做账后结转的工作方式，所以采取这种比较曲折的策略，经过实践检验，还是比较成功和高效的。
这种做法完全按照软件本身提供的功能操作，只要严格按照流程案例，即使普通工作人员也能完成预期目标，避开了开数据库之类的操作，简单易行。

三、解决案例遵循的原则及适用性

(一)案例应遵循原则

在实际工作中，不管实施何种解决案例，都必须遵守新《会计法》有关电算化方面的规定。新《会计法》第十三条和第十五条对会计电算化都作了专门规定。
新《会计法》第十五条第二款规定：“利用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，也应当符合国家统一的会计制度的规定”。
新《会计法》第十三条第二款规定：“利用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，应当符合国家统一的会计制度的规定。”一是用电子计算机进行会计核算的单位，利用的会计软件必须符合国家统一的会计制度的规定。二是用电子计算机生成的会计资料必须符合国家统一的会计制度的要求。

(二)案例的适用性

自20世纪80年代以来高校会计电算化经历了以无到有、以小到大的进展历程。随着高等学校资金筹集渠道的多元化和经济活动的日趋频繁,高校会计核算已经进入了电算化、网络化时代。目前,我国会计软件如：科发、用友、浪潮、金蝶、新大中等一大批优源于：会计毕业范文http://www.328tiBEt.cn
秀的会计软件已经被用户接纳并具有良好的售后服务，我国的商品化软件市场已初步形成。
单位会计人员可通过此案例，根据单位所利用的会计软件的工作流程和原理，解决单位年初会计账务处理与经济业务发生的时间上不同步的不足。笔者在此抛砖引玉，希望同仁能够提出更好的解决案例，大家共同探讨、探讨，做好单位的会计工作。