会计电算化环境下高校财务预算管理
本站原创 摘要：本文对当前会计电算化环境下高校财务预算管理进行了浅析浅析，并对目前管理中存在的一些不足提出了对策和意见。
关键词：会计电算化财务软件 高校预算管理
引 言
现在，财务软件已在我国企事业单位中广泛运用，很多单位实现了从凭证处理、记账、到报表输出等基本会计业务的电算化。如何运用企业现有的财务软件实现预算管理，为企业经营管理服务，是当前财会人员所关心的不足。在当前的财务软件市场中，有的财务软件
能提供单独的预算管理功能，有的财务软件没有提供单独的预算管理功能模块。
随着我国高校教育体制革新的不断深化， 预算管理作为高校财务管理的重要组成部分， 越来越受到人们的关注。它既是高校年度事业计划和工作任务的货币表现，也是学校组织各项财务活动的前提和依据。高校预算管理是指高等学校根据事业发展计划和任务编制的年度财务收支计划。在市场经济条件下， 预算管理已成为高校财务管理的中心内容。目前，高校办学规模不断扩大，资金流量迅速增加，如何创新管理理念，实现高校有限资源的优化配置和有效使用已成为高校积极探索的重要课题。
预算制度未能得到应有重视，缺乏完整的预算制约网络。
目前， 有的学校尚未真正建立健全的财务预算管理制度， 有的学校没把财务预算制度作为组织财务经营活动的法定依据，有章不循、随意更改的现象比较普遍， 使预算成为摆设。预算与学校财务目标相脱节。学校财务浅析浅析， 财务目标与财务预算有严重分离和脱节现象。不少学校制定了财务目标， 也制定了一些相关的财务预算， 这些财务预算表面上也表现出一定的先进性， 但由于学校管理基础差， 所编制的预算从一开始就缺乏生命力， 难以据此对各项费用、支出加以有效制约， 造成财务目标与财务预算的严重脱节。
从学校实际情况看，缺乏一个完整的财务预算制约网络， 往往是费用预算制约较好，而收入预算执行情况较差；费用预算制约较好，而固定资产购置预算、资金预算制约较差，这种不健全的财务预算体系往往顾此失彼，难以发挥综合的整体效应。预算资金管理不规范。从学校预算资金的运行看，预算资金的收支缺乏统一的筹划和制约、随意性大，使用混乱、挪用资金从事长期投资的现象屡有发生，从而导致流量不平衡，支付能力不足，特别在上半年，很多学校实际上靠借新还旧来维持学校的正常运行。
1、高校预算管理职能强化。随着高校办学自主权的扩大和办学经费来源结构的变化，高校预算管理管理职能不断强化。一方面，要求提供质量更高、更加全面的会计信息，为实施预算管理管理提供依据，原来的会计电算化系统所形成的会计信息由于对内部管理需要的考虑较少，已经不能满足高校预算管理的需要；另一方面，通过财务信息化改造，利用先进的信息技术手段，将高校预算管理与会计核算有机结合起来， 可以提高预算管理的效率和水平。
2、高校预算管理管理体制革新。高校办学规模不断扩大，后勤社会化革新，内部分配体制革新等， 使原来的会计电算化体系已经不能完全满足新的财务核算与管理体制的要求。
3、 多校区办学。经过一轮高校扩招和合并后， 许多高校出现多校区办学的局面， 高校面临异地核算、跨地域管理的不足， 高校必须建立适应异地高校预算管理的网络环境和财务操作系统。
4、完善预算管理职能。预算执行过程的跟踪和制约是预算管理中重要的环节。目前， 高校普遍采用预算登记本等人工手段进行逐笔登记，不仅增加工作量，而且容易出现错漏现象。新财务信息系统应将预算项目的核算纳入财务核算体系中，并根据下达的预算对预算项目设置制约指标， 在业务处理过程中对预算执行情况实行动态监控。
策略一：利用年初数据输入功能，输入各部门差旅费预算数据。
将各部门的差旅费预算数在年初时作为年初数据输入到“管理费用—差旅费”账户具体各部门的贷方。由于损益类账户的年初没有余额，为了保证“管理费用—差旅费”账户的年初数为零，所以应增加一个虚拟的部门，暂且命名为“99预算专用部门”，然后将“管理费用—差旅费”科目总预算数输入在“预算专用部门”年初数的借方，这样“管理费用—差旅费”账户的年初余额合计数仍为零。从而不会对年初数据及会计等式的平衡产生影响。
策略二：利用一张虚增的记账凭证，输入各部门差旅费预算数据
利用此策略，不需变动有关账户的年初数据，但为了不使“管理费用— 差旅费”的净发生额虚增（否则会影响年度损益的结转金额），与策略一相同，需要增加一个虚拟的部门，也可命名为“99预算专用部门”，然后，在月份虚增一张记账凭证，输入各部门差旅费的预算数。
在财务软件提供了单独的预算管理功能时，企业对差旅费按部门进行预算管理的具体作法如下：
从上面几种预算管理实现策略可以看出，若财务软件本身没有预算管理功能，要想达到预算管理的效果，必定要采用虚增部门、虚增记账凭证等策略，而且还必须是以损益类账户结转采用“表结法”为前提，操作策略比较复杂，输出的有关差旅费预算执行情况表也不够通俗易懂，效果不是很好。而当会计电算化软件本身有预算管理功能，企业操作起来则比较简便，且输出的预算执行情况表中的各个栏目的名称与预算管理所需的指标名称相一致，因此各项数据的含义清晰明了，而且结余栏不仅显示了各个具体部门的预算结余数，其合计数还提供了整个企业总的结余情况。财务软件有些高级功能，我们可以充分利用，使之发挥作用，更好地为会计管理服务；软件没有的功能，我们也可以通过其他的办法，满足不同用户的需要。我们更希望电算化软件的开发商不断完善软件功能，同时将新的功能介绍给广大会计人员使用。
参考文献：
[1]黄丽娟 略论高校财务管理信息化建设[J]会计之友 2006年6月
[2]柳玉民 周晓萍 会计电算化模式下财务内部制约方式探析[J]集团经济研究 2007年6月
[3]劳富顺 新形势下高校财务信息化改造的探讨[J]中国管理信息化 2007 年 6月
[4]詹二妹 会计电算化下企业预算管理的实现[J]CHINA COMPUTERIZED ACCOUNTING2007年6月
关键词：会计电算化财务软件 高校预算管理
引 言
现在，财务软件已在我国企事业单位中广泛运用，很多单位实现了从凭证处理、记账、到报表输出等基本会计业务的电算化。如何运用企业现有的财务软件实现预算管理，为企业经营管理服务，是当前财会人员所关心的不足。在当前的财务软件市场中，有的财务软件
能提供单独的预算管理功能，有的财务软件没有提供单独的预算管理功能模块。
随着我国高校教育体制革新的不断深化， 预算管理作为高校财务管理的重要组成部分， 越来越受到人们的关注。它既是高校年度事业计划和工作任务的货币表现，也是学校组织各项财务活动的前提和依据。高校预算管理是指高等学校根据事业发展计划和任务编制的年度财务收支计划。在市场经济条件下， 预算管理已成为高校财务管理的中心内容。目前，高校办学规模不断扩大，资金流量迅速增加，如何创新管理理念，实现高校有限资源的优化配置和有效使用已成为高校积极探索的重要课题。
一、当前会计电算化环境下高校预算管理的主要不足
在市场经济条件下， 预算管理成为高校财务管理的中心内容， 切实加强高校预算管理， 充分调动高校内部的各种积极性，是实现高校有限资源的优化配置和提高资金使用效益的重要任务。高校内部财务资金管理制度建设的相对滞后，而当前会计电算化环境下高校预算管理的主要不足主要是：预算制度未能得到应有重视，缺乏完整的预算制约网络。
目前， 有的学校尚未真正建立健全的财务预算管理制度， 有的学校没把财务预算制度作为组织财务经营活动的法定依据，有章不循、随意更改的现象比较普遍， 使预算成为摆设。预算与学校财务目标相脱节。学校财务浅析浅析， 财务目标与财务预算有严重分离和脱节现象。不少学校制定了财务目标， 也制定了一些相关的财务预算， 这些财务预算表面上也表现出一定的先进性， 但由于学校管理基础差， 所编制的预算从一开始就缺乏生命力， 难以据此对各项费用、支出加以有效制约， 造成财务目标与财务预算的严重脱节。
从学校实际情况看，缺乏一个完整的财务预算制约网络， 往往是费用预算制约较好，而收入预算执行情况较差；费用预算制约较好，而固定资产购置预算、资金预算制约较差，这种不健全的财务预算体系往往顾此失彼，难以发挥综合的整体效应。预算资金管理不规范。从学校预算资金的运行看，预算资金的收支缺乏统一的筹划和制约、随意性大，使用混乱、挪用资金从事长期投资的现象屡有发生，从而导致流量不平衡，支付能力不足，特别在上半年，很多学校实际上靠借新还旧来维持学校的正常运行。
二、高校预算管理信息化改造的必要性以及可行性
(一)高校预算管理信息化改造的必要性
高校会计电算化已经普及多年， 极大地提高了高校会计核算业务处理的效率和质量。但综观目前高校会计电算化实施的状况，大多数高校的会计电算化仍然停留在用电脑记账代替手工记账的初级阶段。随着高校的不断发展，高校经济活动和财务业务日趋多元化、复杂化， 客观上要求会计电算化发挥更大的作用，高校实行预算管理信息化改造势在必行。1、高校预算管理职能强化。随着高校办学自主权的扩大和办学经费来源结构的变化，高校预算管理管理职能不断强化。一方面，要求提供质量更高、更加全面的会计信息，为实施预算管理管理提供依据，原来的会计电算化系统所形成的会计信息由于对内部管理需要的考虑较少，已经不能满足高校预算管理的需要；另一方面，通过财务信息化改造，利用先进的信息技术手段，将高校预算管理与会计核算有机结合起来， 可以提高预算管理的效率和水平。
2、高校预算管理管理体制革新。高校办学规模不断扩大，后勤社会化革新，内部分配体制革新等， 使原来的会计电算化体系已经不能完全满足新的财务核算与管理体制的要求。
3、 多校区办学。经过一轮高校扩招和合并后， 许多高校出现多校区办学的局面， 高校面临异地核算、跨地域管理的不足， 高校必须建立适应异地高校预算管理的网络环境和财务操作系统。
4、完善预算管理职能。预算执行过程的跟踪和制约是预算管理中重要的环节。目前， 高校普遍采用预算登记本等人工手段进行逐笔登记，不仅增加工作量，而且容易出现错漏现象。新财务信息系统应将预算项目的核算纳入财务核算体系中，并根据下达的预算对预算项目设置制约指标， 在业务处理过程中对预算执行情况实行动态监控。
(二)高校预算管理信息化改造的可行性
1、高校校园网络已经覆盖了各校区，各校区可以共享统一的网络资源，为高校预算管理信息化改造提供了网络环境；2、高校财务软件不断升级，功能更加强大，支持异地记账的网络版也日趋成熟；
3、经过多年的会计电算化操作与管理， 高校财务人员中具备既懂财务又懂电脑网络知识的综合性人才，为高校预算管理信息化改造以及今后的运行提供了人力保证。三、会计电算化系统提供单独的预算管理功能前后的高校预算管理的实现
(一)在会计电算化系统没有提供单独的预算管理功能时
采用部门辅助账的功能实现企业的预算管理财务软件一般都提供辅助核算功能，如部门辅助账功能、往来客户辅助账功能。当财务软件没有提供单独的预算管理功能时，企业可以利用这些辅助账功能实现企业的预算管理。下面举例说明利用部门辅助账功能实现企业差旅费预算管理的过程。1、通过科目管理将“管理费用— 差旅费”科目设置为部门辅助核算。
2、差旅费预算数的输入
在年初时将差旅费的预算数输入到系统中，常见的作法有两种。策略一：利用年初数据输入功能，输入各部门差旅费预算数据。
将各部门的差旅费预算数在年初时作为年初数据输入到“管理费用—差旅费”账户具体各部门的贷方。由于损益类账户的年初没有余额，为了保证“管理费用—差旅费”账户的年初数为零，所以应增加一个虚拟的部门，暂且命名为“99预算专用部门”，然后将“管理费用—差旅费”科目总预算数输入在“预算专用部门”年初数的借方，这样“管理费用—差旅费”账户的年初余额合计数仍为零。从而不会对年初数据及会计等式的平衡产生影响。
策略二：利用一张虚增的记账凭证，输入各部门差旅费预算数据
利用此策略，不需变动有关账户的年初数据，但为了不使“管理费用— 差旅费”的净发生额虚增（否则会影响年度损益的结转金额），与策略一相同，需要增加一个虚拟的部门，也可命名为“99预算专用部门”，然后，在月份虚增一张记账凭证，输入各部门差旅费的预算数。
3、实际发生差旅费支出时，只要进行日常的账务处理，不需作任何特殊处理。
4、利用部门辅助账余额表功能，查询或输出“管理费用—差旅费”的部门余额表，及时了解差旅费预算的执行情况。(二)在会计电算化系统有提供单独的预算管理功能时企业预算管理的实现
当财务软件提供单独的预算管理功能时，企业可直接在软件提供的预算数据输入窗口进行预算计划数的录入，并查询输出专门属于预算管理功能的预算执行情况表。有的财务软件还具有预算实时制约的功能，在输入记账凭证时，若某一笔分录已超出了预算，则会马上给出警告，提醒会计人员注意，在第一时间内实现了真正的预算实时制约。既加强了预算管理的准确性，又减轻了会计人员的工作量。在财务软件提供了单独的预算管理功能时，企业对差旅费按部门进行预算管理的具体作法如下：
1、通过科目管理将“管理费用 差旅费”科目指定为预算类科目，并设置为部门辅助核算；
2、预算数据的输入在财务软件提供的预算计划数据输入窗口录入预算数据，同时可以输入上年的预算结余数，不用考虑借贷方的区分；3、实际发生差旅费支出时，只要进行日常的账务处理，不需作任何特殊处理；
4、查询或输出预算执行情况表 利用专用的预算执行情况表功能，用户可查询或输出差旅费预算执行情况表，及时了解各个部门的差旅费预算执行情况。从上面几种预算管理实现策略可以看出，若财务软件本身没有预算管理功能，要想达到预算管理的效果，必定要采用虚增部门、虚增记账凭证等策略，而且还必须是以损益类账户结转采用“表结法”为前提，操作策略比较复杂，输出的有关差旅费预算执行情况表也不够通俗易懂，效果不是很好。而当会计电算化软件本身有预算管理功能，企业操作起来则比较简便，且输出的预算执行情况表中的各个栏目的名称与预算管理所需的指标名称相一致，因此各项数据的含义清晰明了，而且结余栏不仅显示了各个具体部门的预算结余数，其合计数还提供了整个企业总的结余情况。财务软件有些高级功能，我们可以充分利用，使之发挥作用，更好地为会计管理服务；软件没有的功能，我们也可以通过其他的办法，满足不同用户的需要。我们更希望电算化软件的开发商不断完善软件功能，同时将新的功能介绍给广大会计人员使用。
四、高校预算管理信息化的其他倡议
高校财务部门应与时俱进，紧跟高校经济发展的要求，在学校整个预算执行过程中充分发挥财务监督和管理的作用。一方面，可利用计算机对整个学校及下属各学院的预算计划及执行情况进行实时监控，严格制约资金流向。另一方面，还可利用学校内部局域网等工具及时将整个学校和各学院的预算执行进度和情况传递给学校决策者和各责任单位，使他们能及时了解相关信息、采取相应决策，以保证预算计划的顺利完成。学校下属的各学院应积极配合，主动加强预算管理。以本部门的责任预算为目标，根据财务部门提供的预算执行进度和情况，及时总结经验、或浅析浅析偏差及理由、提出改善措施，并将相关信息反馈给财务部门。参考文献：
[1]黄丽娟 略论高校财务管理信息化建设[J]会计之友 2006年6月
[2]柳玉民 周晓萍 会计电算化模式下财务内部制约方式探析[J]集团经济研究 2007年6月
[3]劳富顺 新形势下高校财务信息化改造的探讨[J]中国管理信息化 2007 年 6月
[4]詹二妹 会计电算化下企业预算管理的实现[J]CHINA COMPUTERIZED ACCOUNTING2007年6月