版会计电算化课程实务操作理由剖析
本站原创 ［摘要］用友ERP-U8.61 版是中小企业使用较多的综合运营平台，该平台包含了基础档案设置、日常业务处理、月末处理等财务会计核算内容。教学过程中，学生操作不好会影响核算流程的进行，本文就这几方面不足进行剖析，也可供U8.61 版软件操作者参考。
［关键词］U8.61；基础档案设置；日常业务处理；期末业务处理；剖析
用友ERP－U8.61 版是中小企业使用较多的综合运营平台，包括财务会计、生产制造、管理会计、网络分销、人力资源、集团等企业应用。操作用户可以登录企业应用平台进入自己的业务工作，充分享受数据共享和系统集成的优势。该平台包含了基础档案设置、日常业务处理、月末处理等财务会计核算内容。教学过程中，学生等初学者操作不好会影响流程的进行，进而影响财务数据的正确性。本文就基础档案设置、日常业务处理、月末处理等不足对流程的影响进行剖析。
一、基础档案设置
1． 人员档案设置对期初余额的影响人员档案设置中提供了是否业务员设置，该操作影响流程中涉及该人员的个人期初数据。例如：“其他应收款”
设置个人往来期初， 若该人员是销售部或采购部的业务员，则必须在档案设置中打勾业务员，否则录入期初余额个人明细数据时，系统认定人员非法，数据无法录入（参见图1）。更正时，需到基础挡案—人员档案下该人员【是否业务员】处打勾即可。
2． 会计科目设置会计科目是对会计对象具体内容进行分类核算的目录。会计科目设置的完整性关系到会计工作能否顺利实施，会计科目包括科目编码、科目名称、外币核算、数量核算、辅助核算的设置， 科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。U8．61 版用户要注意这些操作设置的细节。
（1）会计科目设置影响会计期初余额。会计科目设置中提供辅助账设置，需要设置的科目在此设置辅助项。例如“应收账款”设置【客户往来】辅助，而且该科目属于应收系统的受控科目。若此处不设置【客户往来】辅助，在期初科目余额录入中则无法正确录入“应收账款”明细账，出现总账与明细账对账不平或系统不允许明细账输入的提示。
改正时，首先删除期初余额中应收账款的明细及总账数据，再回到科目设置中增添“应收账款”的“客户往来”辅助项。操作中系统出现“此科目已使用，修改辅助核算其必定会造成此科目对账不平”提示，若日常账务凭证未做，确认继续即可（见图2）。
（2）会计科目设置影响出纳签字。会计科目设置中在编辑—【指定科目】项，指定“库存”为总账科目，指定“银行存款”为银行总账科目，该指定科目是确定出纳的专管科目，系统中隐藏的识别出纳权限的设置，通过该操作， 系统将对出纳权限下的凭证进行签字。若不设置，总账—凭证—出纳签字下，系统出现“没有需出纳签字凭证”
提示，找不到需签字凭证，改正时需要到前面【指定科目】
去设置，见图3。
（3）会计科目设置影响期末业务处理。会计科目设置中的数量核算，需要计量单位的录入。例如“库存商品”科目下需设置数量核算，并设置计量单位，若不做，会影响【期初余额的录入】—【凭证制单】—【期末销售成本结转】等一系列业务流转，这几部分业务都涉及数量核算，影响面甚广。若出错，改正时仅在期初余额处于浏览只读状态前可修改，否则不能修改。因此，会计科目设置时需细心。
二、日常业务处理1.制单编号对凭证制作影响用友U8．61 版对凭证制单编号提供两种方式：系统编号和手工编号。凭证制作中若要删除某张凭证，该张凭证必须是最大号，否则无法删除。若凭证后还有大号，可将此凭证改号为最大号（此项操作系统支持）， 再删除凭证即可。例如：凭证10、11、12，删除11 号凭证，可将11 号编制为大于12 号的凭证，13、14 都可（系统支持），再删除新编号的凭证。此操作在手工编号下可行，若设置为系统编号，可在总账—设置—【选项】下将凭证编号方式改为手工编号。
2.计算机名设置对凭证出纳签字、审核签字的影响日常业务处理中，凭证要经过出纳签字、审核签字、主管签字等核算流程，学生在操作中需签字时，系统会出现“列前缀‘tempdb’无效，未指定表名”提示，【出纳签字】—【审核签字】—【主管签字】操作流程无法继续。出现这种不足是由于本机的计算机名不符合软件设计要求。用友8．61版要求计算机名的第一位数为英文字母，机名中间的数字不得有横线，这就要机房的管理员更改计算机名。由于学生机房的计算机受保护，加大了管理员工作量，应在软件安装前准备设置好。
3. 数据锁定剖析系统运行过程中的单据锁定，系统异常等不足有两种策略解决：一种是在系统管理—【视图】下操作；另一种采用快捷键操作，在总账—期末—【对账】状态下，选择用户操作月份同时按下Ctrl＋F6 键解锁， 系统恢复正常功能即可使用（见图4）。
4. 总账系统对其他系统的凭证处理总账系统接受的固定资产、应收应付、工资薪酬子系统的凭证，发现错误时只能标错，不能在总账系统更改。需更改时，只有在生成该张凭证的系统中才能更改。例如固定资产系统传入总账的凭证在固定资产系统更改，但注意有同学删除了该张凭证，总账系统仍有该张凭证以作废状态存在，更改时费时费力。
三、期末业务处理期末会计业务与日常业务比较，数量不多，但业务种类繁杂，时间紧，软件提供了规律性业务的处理，但这些操作的细节较多，做不好，反而费时费力。
1. 销售成本结转“库存商品”科目下的所有明细科目有数量核算，主营业务收入和主营业务成本科目下的明细科目也应有数量核算，且结构一一对应，否则无法通过系统自动结转销售成本，出现如图5 所示的状况。
2. 汇兑损益结转汇兑损益结转的设置需要两个汇率： 一个是记账汇率， 一个是调整汇率。月初在基础档案—财务—【外币设置】中设置记账汇率，日常业务处理中凭证的汇率即是此汇率，凭证填好后，此汇率只能浏览。月末，汇率发生变动，在外币设置处设置调整汇率，调整汇率与记账汇率的差额与日常凭证数据即可作成汇兑损益凭证。有同学在汇兑结转时没有数据生成，是调整汇率没录入，到【外币设置】中录入即可。
主要参考文献
［1］章培林． ERP 培训教程：财务篇［M］．北京：中国物资出版社，2005.
［2］袁文华，谢晟．用友GRP＿R9 软件自定义辅助核算功能在会计核算中的运用［J］．中国管理信息化，2008，11（11）.
［3］韩红霞．会计电算化与ERP［J］．中国总会计师，2008（7）.
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［关键词］U8.61；基础档案设置；日常业务处理；期末业务处理；剖析
用友ERP－U8.61 版是中小企业使用较多的综合运营平台，包括财务会计、生产制造、管理会计、网络分销、人力资源、集团等企业应用。操作用户可以登录企业应用平台进入自己的业务工作，充分享受数据共享和系统集成的优势。该平台包含了基础档案设置、日常业务处理、月末处理等财务会计核算内容。教学过程中，学生等初学者操作不好会影响流程的进行，进而影响财务数据的正确性。本文就基础档案设置、日常业务处理、月末处理等不足对流程的影响进行剖析。
一、基础档案设置
1． 人员档案设置对期初余额的影响人员档案设置中提供了是否业务员设置，该操作影响流程中涉及该人员的个人期初数据。例如：“其他应收款”
设置个人往来期初， 若该人员是销售部或采购部的业务员，则必须在档案设置中打勾业务员，否则录入期初余额个人明细数据时，系统认定人员非法，数据无法录入（参见图1）。更正时，需到基础挡案—人员档案下该人员【是否业务员】处打勾即可。
2． 会计科目设置会计科目是对会计对象具体内容进行分类核算的目录。会计科目设置的完整性关系到会计工作能否顺利实施，会计科目包括科目编码、科目名称、外币核算、数量核算、辅助核算的设置， 科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。U8．61 版用户要注意这些操作设置的细节。
（1）会计科目设置影响会计期初余额。会计科目设置中提供辅助账设置，需要设置的科目在此设置辅助项。例如“应收账款”设置【客户往来】辅助，而且该科目属于应收系统的受控科目。若此处不设置【客户往来】辅助，在期初科目余额录入中则无法正确录入“应收账款”明细账，出现总账与明细账对账不平或系统不允许明细账输入的提示。
改正时，首先删除期初余额中应收账款的明细及总账数据，再回到科目设置中增添“应收账款”的“客户往来”辅助项。操作中系统出现“此科目已使用，修改辅助核算其必定会造成此科目对账不平”提示，若日常账务凭证未做，确认继续即可（见图2）。
（2）会计科目设置影响出纳签字。会计科目设置中在编辑—【指定科目】项，指定“库存”为总账科目，指定“银行存款”为银行总账科目，该指定科目是确定出纳的专管科目，系统中隐藏的识别出纳权限的设置，通过该操作， 系统将对出纳权限下的凭证进行签字。若不设置，总账—凭证—出纳签字下，系统出现“没有需出纳签字凭证”
提示，找不到需签字凭证，改正时需要到前面【指定科目】
去设置，见图3。
（3）会计科目设置影响期末业务处理。会计科目设置中的数量核算，需要计量单位的录入。例如“库存商品”科目下需设置数量核算，并设置计量单位，若不做，会影响【期初余额的录入】—【凭证制单】—【期末销售成本结转】等一系列业务流转，这几部分业务都涉及数量核算，影响面甚广。若出错，改正时仅在期初余额处于浏览只读状态前可修改，否则不能修改。因此，会计科目设置时需细心。
二、日常业务处理1.制单编号对凭证制作影响用友U8．61 版对凭证制单编号提供两种方式：系统编号和手工编号。凭证制作中若要删除某张凭证，该张凭证必须是最大号，否则无法删除。若凭证后还有大号，可将此凭证改号为最大号（此项操作系统支持）， 再删除凭证即可。例如：凭证10、11、12，删除11 号凭证，可将11 号编制为大于12 号的凭证，13、14 都可（系统支持），再删除新编号的凭证。此操作在手工编号下可行，若设置为系统编号，可在总账—设置—【选项】下将凭证编号方式改为手工编号。
2.计算机名设置对凭证出纳签字、审核签字的影响日常业务处理中，凭证要经过出纳签字、审核签字、主管签字等核算流程，学生在操作中需签字时，系统会出现“列前缀‘tempdb’无效，未指定表名”提示，【出纳签字】—【审核签字】—【主管签字】操作流程无法继续。出现这种不足是由于本机的计算机名不符合软件设计要求。用友8．61版要求计算机名的第一位数为英文字母，机名中间的数字不得有横线，这就要机房的管理员更改计算机名。由于学生机房的计算机受保护，加大了管理员工作量，应在软件安装前准备设置好。
3. 数据锁定剖析系统运行过程中的单据锁定，系统异常等不足有两种策略解决：一种是在系统管理—【视图】下操作；另一种采用快捷键操作，在总账—期末—【对账】状态下，选择用户操作月份同时按下Ctrl＋F6 键解锁， 系统恢复正常功能即可使用（见图4）。
4. 总账系统对其他系统的凭证处理总账系统接受的固定资产、应收应付、工资薪酬子系统的凭证，发现错误时只能标错，不能在总账系统更改。需更改时，只有在生成该张凭证的系统中才能更改。例如固定资产系统传入总账的凭证在固定资产系统更改，但注意有同学删除了该张凭证，总账系统仍有该张凭证以作废状态存在，更改时费时费力。
三、期末业务处理期末会计业务与日常业务比较，数量不多，但业务种类繁杂，时间紧，软件提供了规律性业务的处理，但这些操作的细节较多，做不好，反而费时费力。
1. 销售成本结转“库存商品”科目下的所有明细科目有数量核算，主营业务收入和主营业务成本科目下的明细科目也应有数量核算，且结构一一对应，否则无法通过系统自动结转销售成本，出现如图5 所示的状况。
2. 汇兑损益结转汇兑损益结转的设置需要两个汇率： 一个是记账汇率， 一个是调整汇率。月初在基础档案—财务—【外币设置】中设置记账汇率，日常业务处理中凭证的汇率即是此汇率，凭证填好后，此汇率只能浏览。月末，汇率发生变动，在外币设置处设置调整汇率，调整汇率与记账汇率的差额与日常凭证数据即可作成汇兑损益凭证。有同学在汇兑结转时没有数据生成，是调整汇率没录入，到【外币设置】中录入即可。
主要参考文献
［1］章培林． ERP 培训教程：财务篇［M］．北京：中国物资出版社，2005.
［2］袁文华，谢晟．用友GRP＿R9 软件自定义辅助核算功能在会计核算中的运用［J］．中国管理信息化，2008，11（11）.
［3］韩红霞．会计电算化与ERP［J］．中国总会计师，2008（7）.
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