企业会计电算化作用及应用
本站原创 会计电算化魁“八五” 期间国家重点推广的项目之一。它是利用信息技术与现代化会计技术， 以计算机为工具， 对各种会计数据进行收集、处理、存储及分析 为企业高效率提供各种会计信息的人机系统。通常被称之为会计信息系统一AIS（AccountingInformation Systern） AIS是企业管理信息系统一MIs（Management Informatio1"1System）的一个子系统。并且AIS在企业中被列为MIS最重要的最大的子系统。它与MIS的其他子系统有着密切的信息交互关系， 并共同实现企业的管理目标。
一、会计电算化的意义
会计职能阁发挥， 不但要依靠科学的会计方法， 而且还必须采用与之相适应的会计操作技术。而会计操作技术田1J是对会计数据进行采集、存储、加工、传递的操作过程中所采用的方法技术。在实现会计电算化以前， 主要靠人工记帐、算帐和编表， 以算盘为主要操作工具。随着社会经济的发展， 企业生产经营规模逐渐扩大， 会计职能和会计方法有了新的发展，会计数据处理量也大大增加 因此，企业为满足管理上的需要， 常常要求财务部门能提供短期的材料消耗、费用消耗及资金周转等信息，预测短期成本。选样一来， 会计数据的存储量和处理量将成倍地增长，并且必须保证其数据及时、准确、垒面诚然， 在报表方面， 除了要提供国家规定的会计报表之外， 还要编制企业为了提高经营管理而编制的内部报丧， 以便及时控制企业经营活动的动态。由此可见， 会计职能的中心正在逐步从核算扩展到日常管理及规划未来}从提供经济信息转移到分析和解释信息、利用信息并参与经济决策。在这种形势下， 企业中的会计人员用手工处理会计业务已骤增到无法承受的地步。单纯依靠增加会计人员已无法解决以上矛盾。因此，为满足现代化经营管理的需要， 会计操作方法必须进行改革。而会计电算化正是为了适应经营管理的需求而产生的。
由于会计电算化技术是使数据处理、信息载体产生重大变化旧手段之一-，所以， 它将对传统l竹会计方法、会计理论进行科学地改进。这必然带来会计制度、会计工作管理体制的一系列变革。它将促进会计管理的觇范化、标准化和通用化}促进企业管理的现代化 而飞跃发展的现代化企业也将不断地为会计电算化提出新的目标和筮展方向： 反过来，现代化进程又会促使会计电算化不断完善，不断发展。二者是相辅相承，密不可分的。因此，会计电算化是一门互为基砌交叉的应用理论，它将大大地推动企业经营惦发展，显著地提高企业的经营管理水平。
应用会计电算化，可以使企业会计的地位和作用发生变化。会计电算化使会计的具体任务和工作皿点发生了变化。由过去的主要对外编送报表、报告财务状况， 转向对内加强管理， 由主要事后核算转向事前预测 事中控制和事后核算并重’ 由主要反映情况，提供信息，转向结合提供并运用信息来干预生产，推动企业经营和参与企业决策。
二、会计电算化的作用
1. 能够提高会计信息的及时性由于计算机的特点之一是速度快， 所以， 会计信息系统正是 计算机为工具来处理会计数据， 完成会计人员日常、手工操作任务。不但可以提前完成各种报表和核算工作， 而且还可以对任意时点进行报表和会计核算。
会计信息系统在企业中对一般财务处理， 可采用批处理工作方式。把会计核算周期缩短到最理想的程度。对企业中一些特殊部门或要求速度较快的会计信息，一般采用联机处理或实时处理工作方式。例如： 企业领导要求随时了解本部门各种产品的销售情况或资金周转情况， 会计信息系统可以及时提供各种经济活动的最新信息。提供的方式是报表方式， 也可以在计算机的显示器上对会计数据库进行快速查询。获得的综合会计信息即及时又灵活。从而可以使企业的决策者根据最新信息，尽快地采取有效的管理措施，加强经营控制。这一点在当今竞赛激烈的市场上， 手工撮作的会计方法是无法做到的。
2. 提高会计信息的正确性计算机的另一个突出特点是精度高。会计电算化正是利用这一特点结台经济数学方法准确地保狂了会计信息的正确性。会计电算化在对财务处理的整个会计操作程序畸1都由计算机自动完成。这种操作方法杜绝了记错或算错等各种错误现象 由于企业每项经济活动发生后都要涉及两个或两个以上的会计科目， 并要求资金来源和资金占用帐户保持平衡。会计信息系统针对这些问题以凭证输入到入帐，采取了一系列的正确性校验方法及容错处理程序。充分发挥了计算机的技术技巧，保证了会计理论对会计信息的正确性要求， 从而保证了资金占用和资金来源之间、帐户借方发生额和贷方发生额之间、借方余额与贷方余额之间的总和始终保持绝对平衡。另外， 会计信息系统对会计数据是采用人工操作一次输入多方使用的方式。因此，只要把好输入凭证这一关就可以避免人为错误。因为会计电算化有一整套的查错处理程序和方便的改错处理程序。蜢终数值可由平衡校验程序来验收。从而在理论上保证了错误数据不能登帐。这样一来， 企业在使用会计信息系统时{即可以获得正确、真实 可靠的会计信息，又可以杜绝人为l’自出错现象。可谓一举多得。
3. 可以充分发挥会计的职能企业要应用会计信息系统，那么，一切财务处理工作就可以完全由计算机承担。会计就可 从手工抄写和计算等烦琐的工作之中解脱出来。可以把工作重点和主要精力从单一的事后算帐转入日常管理、经济活动分析 预测及决策等方面。充分发挥会计的职能干1用。比如： 会计人员可 利用会计信息系统把大量的会计数据长期的保存在计算机中，不仅建立起过去经营活动的详细记录，而且还可以随时按决策者的要求对这些数据进行处理组织， 井形成所需要的会计信息， 促使决策者对经济活动进行分析、预铡。深入地认识和掌握经济活动发展变化的内在规律， 为寻求最佳经营方案提供科学依据。
三， 采用毫算化应注意的问题
企业应用息系统可以在竞争激烈的商品市场中， 对外进行垒面分析， 预测。
掌握发展变化动向。对内进行现代化管理，选择最优生产及经营方案，促使企业不断发展壮大。但是， 不是任何企业采用任意一种会计信息系统都会带来同样效果的。因此，企业在开展会计电算化工作应注意下面问题：
1.选择最佳的设计方案如何进行会信息系统的设计是当前准备实现会计电算化企业所面临的一个亟待解决的问题，会计电算化设计，应从信息系统设计角度出发，结合会计业务，综台考虑设计方案。同时，还要对现行系统进行调查， 确定存在的问题， 明确会计电算化的工作目标， 并认真地进行可行性分析~lafli,i定论证系统的开发计划。在确定可行性计划后， 才可进入系统分析和系统设计阶段。在具体设计时， 要尽量选用标准算法， 避免重复劳动，减少开发费用。
要结合本企业会计数据的特点， 尽量增加系统的应变能力，使得系统更富有实用性。当然， 真实、准确的会计数据是会计电算化最根本的保证。所以， 在确定设计方案时要充分考虑到数据的“可验性 要有妥善的安垒保护措施。由于设计方案是一种受诸多因素影响的问题。因此， 必须对 上问题进行综合系统的考虑， 【 便为会计电算化确定最佳的设计方案。
2. 会计电算化fl勺物理结构的确定及软件系统的选择从信息系统开发角度通过了可行性研究之后， 即可进入系统分析阶段。首先要对企业的环境，需求进行详细调查。之后，确定系统目标与功能，并建立新系统逻辑模型而后进入系统设计。在这一阶段，工作量较大， 任务也较多， 其中主要确定的问题之一就是确定设备配备方案。通常， 我国采用的会计电算化为微机系统。
会计电算化需要在一定的环境下来完成预期的功能，不同系统的环境其应用方法和要求也不尽相同。系统环境包括硬件环境和软件环境。物理结构选择的原则是：首先从实用性考虑。由于会计电算化属于数据处理应用范围， 因此，应该根据企业的要求，选择生命力较强，对数据处理方面条件优越的机型。其二应考虑的是可靠性。不同的应用场合对计算机可靠性要求不同， 在会计电算化中可靠性主要强调信息处理的正确性、准确性和及时性 并为企业领导及有关人员提供有用的会计信息、辅助企业决策。这样一来， 就要求系统平均故障间隔时间必须要满足企业要求。其三就是系统性能。计算机要在一定的时间内完成指定的任务。必须具备一定的处理能力和较好的软件支持。因为会计电算化具有数据量大，结构复杂， 计算方法简单等特点。因此， 在选择机器系统性能时应结合它的特点来考虑。首先是Cpu的选择。对会计电算化来说， 它具有处理数据量大， 计算简单等特点。所以， 为使用户在处理较多数据时， 没有等待时间之感， 必须从多方面考虑提高系统陶处理速度。其中Cpu的主频是一个关键因素。主频越高速度越快。所以，用户应选主频为l6MHz或荐高一些的频率为好。其次是内存的选择、由于会计电算化处理数据量大， 并且还要使用汉字处理系统。所以， 内存至少应为lMB。为提高访问速度最好要有高速缓存。其次就是对外存} 选择， 这要根据信息以及资金情况尽量选择容量大些的外存。这可有利于数据的保存。tl前一般选用40M以上，再有就是对显示器和打印机的选择。选择显示器时，首先应考虑支持汉字显示。然后， 再考虑品示匈面的清晰程度 由于会计电算化对凭证输入都是采用画面输入方式。所以， 在选择显示器时要选择分辨率较高的彩色显示器。大多选择VGA彩色显示系统。打印机的选择也很重要。因为会计电算化运用打印机主要打印输出各种报表和帐页及需要的会计数据。由于打印机一般机械部件较多，所以打印速度比计算机慢得多， 应尽量选择打印速度较高的打印设备，否则会浪费较多的主机时间， 如有条件， 可选择激光式打印机 它的特点是：速度快 噪声低、功能垒， 但其较高。因而， 大多企业选择较高档次的撞击式打印机。总之，所选择的计算机即要满系统的设计要求，又要性能比较高的计算机要想使计算机充分发挥其功能，单有优良的硬件设备不行， 还必须要有与之匹配的高质量的软件。对会计电算化主要选择操作系统和数据库管理系统， 对于操作系统的选择， 主要应考虑汉字处理功能强一些的。其宗旨必须满企业的实际要求， 以选择同一板本或兼容性好的操作系统为好。
对数据库管理系统的选择，前一阶段开发的会计电算化多用dBAsE一Ⅲ开发的， 但从应用效果和令后发展角度看，dBASE-~对多用户支持功能不完善。最大的缺点是速度慢 因此，建议新开发的系统应选择FOXBASE或dBASE-PIuS。这两种系统具有支持多用户和网络的功能。其速度超过dBAsE一Ⅲ。同时，还应考虑本系统本企业内部应用软件兼容问题。
综上所述， 不难看出会计电算化是发展现代化生产的需要， 是管理现代化的需要，同时也是经济体制改革的需要。为此各企业应该解放思想，创造条件，把本部门、本单位的会计电算化工作扎扎实实地开展起来，促进会计工作的科学化进程， 发展企业的经营，为企业全面实现计算机辅助管理创造条件。
一、会计电算化的意义
会计职能阁发挥， 不但要依靠科学的会计方法， 而且还必须采用与之相适应的会计操作技术。而会计操作技术田1J是对会计数据进行采集、存储、加工、传递的操作过程中所采用的方法技术。在实现会计电算化以前， 主要靠人工记帐、算帐和编表， 以算盘为主要操作工具。随着社会经济的发展， 企业生产经营规模逐渐扩大， 会计职能和会计方法有了新的发展，会计数据处理量也大大增加 因此，企业为满足管理上的需要， 常常要求财务部门能提供短期的材料消耗、费用消耗及资金周转等信息，预测短期成本。选样一来， 会计数据的存储量和处理量将成倍地增长，并且必须保证其数据及时、准确、垒面诚然， 在报表方面， 除了要提供国家规定的会计报表之外， 还要编制企业为了提高经营管理而编制的内部报丧， 以便及时控制企业经营活动的动态。由此可见， 会计职能的中心正在逐步从核算扩展到日常管理及规划未来}从提供经济信息转移到分析和解释信息、利用信息并参与经济决策。在这种形势下， 企业中的会计人员用手工处理会计业务已骤增到无法承受的地步。单纯依靠增加会计人员已无法解决以上矛盾。因此，为满足现代化经营管理的需要， 会计操作方法必须进行改革。而会计电算化正是为了适应经营管理的需求而产生的。
由于会计电算化技术是使数据处理、信息载体产生重大变化旧手段之一-，所以， 它将对传统l竹会计方法、会计理论进行科学地改进。这必然带来会计制度、会计工作管理体制的一系列变革。它将促进会计管理的觇范化、标准化和通用化}促进企业管理的现代化 而飞跃发展的现代化企业也将不断地为会计电算化提出新的目标和筮展方向： 反过来，现代化进程又会促使会计电算化不断完善，不断发展。二者是相辅相承，密不可分的。因此，会计电算化是一门互为基砌交叉的应用理论，它将大大地推动企业经营惦发展，显著地提高企业的经营管理水平。
应用会计电算化，可以使企业会计的地位和作用发生变化。会计电算化使会计的具体任务和工作皿点发生了变化。由过去的主要对外编送报表、报告财务状况， 转向对内加强管理， 由主要事后核算转向事前预测 事中控制和事后核算并重’ 由主要反映情况，提供信息，转向结合提供并运用信息来干预生产，推动企业经营和参与企业决策。
二、会计电算化的作用
1. 能够提高会计信息的及时性由于计算机的特点之一是速度快， 所以， 会计信息系统正是 计算机为工具来处理会计数据， 完成会计人员日常、手工操作任务。不但可以提前完成各种报表和核算工作， 而且还可以对任意时点进行报表和会计核算。
会计信息系统在企业中对一般财务处理， 可采用批处理工作方式。把会计核算周期缩短到最理想的程度。对企业中一些特殊部门或要求速度较快的会计信息，一般采用联机处理或实时处理工作方式。例如： 企业领导要求随时了解本部门各种产品的销售情况或资金周转情况， 会计信息系统可以及时提供各种经济活动的最新信息。提供的方式是报表方式， 也可以在计算机的显示器上对会计数据库进行快速查询。获得的综合会计信息即及时又灵活。从而可以使企业的决策者根据最新信息，尽快地采取有效的管理措施，加强经营控制。这一点在当今竞赛激烈的市场上， 手工撮作的会计方法是无法做到的。
2. 提高会计信息的正确性计算机的另一个突出特点是精度高。会计电算化正是利用这一特点结台经济数学方法准确地保狂了会计信息的正确性。会计电算化在对财务处理的整个会计操作程序畸1都由计算机自动完成。这种操作方法杜绝了记错或算错等各种错误现象 由于企业每项经济活动发生后都要涉及两个或两个以上的会计科目， 并要求资金来源和资金占用帐户保持平衡。会计信息系统针对这些问题以凭证输入到入帐，采取了一系列的正确性校验方法及容错处理程序。充分发挥了计算机的技术技巧，保证了会计理论对会计信息的正确性要求， 从而保证了资金占用和资金来源之间、帐户借方发生额和贷方发生额之间、借方余额与贷方余额之间的总和始终保持绝对平衡。另外， 会计信息系统对会计数据是采用人工操作一次输入多方使用的方式。因此，只要把好输入凭证这一关就可以避免人为错误。因为会计电算化有一整套的查错处理程序和方便的改错处理程序。蜢终数值可由平衡校验程序来验收。从而在理论上保证了错误数据不能登帐。这样一来， 企业在使用会计信息系统时{即可以获得正确、真实 可靠的会计信息，又可以杜绝人为l’自出错现象。可谓一举多得。
3. 可以充分发挥会计的职能企业要应用会计信息系统，那么，一切财务处理工作就可以完全由计算机承担。会计就可 从手工抄写和计算等烦琐的工作之中解脱出来。可以把工作重点和主要精力从单一的事后算帐转入日常管理、经济活动分析 预测及决策等方面。充分发挥会计的职能干1用。比如： 会计人员可 利用会计信息系统把大量的会计数据长期的保存在计算机中，不仅建立起过去经营活动的详细记录，而且还可以随时按决策者的要求对这些数据进行处理组织， 井形成所需要的会计信息， 促使决策者对经济活动进行分析、预铡。深入地认识和掌握经济活动发展变化的内在规律， 为寻求最佳经营方案提供科学依据。
三， 采用毫算化应注意的问题
企业应用息系统可以在竞争激烈的商品市场中， 对外进行垒面分析， 预测。
掌握发展变化动向。对内进行现代化管理，选择最优生产及经营方案，促使企业不断发展壮大。但是， 不是任何企业采用任意一种会计信息系统都会带来同样效果的。因此，企业在开展会计电算化工作应注意下面问题：
1.选择最佳的设计方案如何进行会信息系统的设计是当前准备实现会计电算化企业所面临的一个亟待解决的问题，会计电算化设计，应从信息系统设计角度出发，结合会计业务，综台考虑设计方案。同时，还要对现行系统进行调查， 确定存在的问题， 明确会计电算化的工作目标， 并认真地进行可行性分析~lafli,i定论证系统的开发计划。在确定可行性计划后， 才可进入系统分析和系统设计阶段。在具体设计时， 要尽量选用标准算法， 避免重复劳动，减少开发费用。
要结合本企业会计数据的特点， 尽量增加系统的应变能力，使得系统更富有实用性。当然， 真实、准确的会计数据是会计电算化最根本的保证。所以， 在确定设计方案时要充分考虑到数据的“可验性 要有妥善的安垒保护措施。由于设计方案是一种受诸多因素影响的问题。因此， 必须对 上问题进行综合系统的考虑， 【 便为会计电算化确定最佳的设计方案。
2. 会计电算化fl勺物理结构的确定及软件系统的选择从信息系统开发角度通过了可行性研究之后， 即可进入系统分析阶段。首先要对企业的环境，需求进行详细调查。之后，确定系统目标与功能，并建立新系统逻辑模型而后进入系统设计。在这一阶段，工作量较大， 任务也较多， 其中主要确定的问题之一就是确定设备配备方案。通常， 我国采用的会计电算化为微机系统。
会计电算化需要在一定的环境下来完成预期的功能，不同系统的环境其应用方法和要求也不尽相同。系统环境包括硬件环境和软件环境。物理结构选择的原则是：首先从实用性考虑。由于会计电算化属于数据处理应用范围， 因此，应该根据企业的要求，选择生命力较强，对数据处理方面条件优越的机型。其二应考虑的是可靠性。不同的应用场合对计算机可靠性要求不同， 在会计电算化中可靠性主要强调信息处理的正确性、准确性和及时性 并为企业领导及有关人员提供有用的会计信息、辅助企业决策。这样一来， 就要求系统平均故障间隔时间必须要满足企业要求。其三就是系统性能。计算机要在一定的时间内完成指定的任务。必须具备一定的处理能力和较好的软件支持。因为会计电算化具有数据量大，结构复杂， 计算方法简单等特点。因此， 在选择机器系统性能时应结合它的特点来考虑。首先是Cpu的选择。对会计电算化来说， 它具有处理数据量大， 计算简单等特点。所以， 为使用户在处理较多数据时， 没有等待时间之感， 必须从多方面考虑提高系统陶处理速度。其中Cpu的主频是一个关键因素。主频越高速度越快。所以，用户应选主频为l6MHz或荐高一些的频率为好。其次是内存的选择、由于会计电算化处理数据量大， 并且还要使用汉字处理系统。所以， 内存至少应为lMB。为提高访问速度最好要有高速缓存。其次就是对外存} 选择， 这要根据信息以及资金情况尽量选择容量大些的外存。这可有利于数据的保存。tl前一般选用40M以上，再有就是对显示器和打印机的选择。选择显示器时，首先应考虑支持汉字显示。然后， 再考虑品示匈面的清晰程度 由于会计电算化对凭证输入都是采用画面输入方式。所以， 在选择显示器时要选择分辨率较高的彩色显示器。大多选择VGA彩色显示系统。打印机的选择也很重要。因为会计电算化运用打印机主要打印输出各种报表和帐页及需要的会计数据。由于打印机一般机械部件较多，所以打印速度比计算机慢得多， 应尽量选择打印速度较高的打印设备，否则会浪费较多的主机时间， 如有条件， 可选择激光式打印机 它的特点是：速度快 噪声低、功能垒， 但其较高。因而， 大多企业选择较高档次的撞击式打印机。总之，所选择的计算机即要满系统的设计要求，又要性能比较高的计算机要想使计算机充分发挥其功能，单有优良的硬件设备不行， 还必须要有与之匹配的高质量的软件。对会计电算化主要选择操作系统和数据库管理系统， 对于操作系统的选择， 主要应考虑汉字处理功能强一些的。其宗旨必须满企业的实际要求， 以选择同一板本或兼容性好的操作系统为好。
对数据库管理系统的选择，前一阶段开发的会计电算化多用dBAsE一Ⅲ开发的， 但从应用效果和令后发展角度看，dBASE-~对多用户支持功能不完善。最大的缺点是速度慢 因此，建议新开发的系统应选择FOXBASE或dBASE-PIuS。这两种系统具有支持多用户和网络的功能。其速度超过dBAsE一Ⅲ。同时，还应考虑本系统本企业内部应用软件兼容问题。
综上所述， 不难看出会计电算化是发展现代化生产的需要， 是管理现代化的需要，同时也是经济体制改革的需要。为此各企业应该解放思想，创造条件，把本部门、本单位的会计电算化工作扎扎实实地开展起来，促进会计工作的科学化进程， 发展企业的经营，为企业全面实现计算机辅助管理创造条件。