试论会计电算化审计基本思路
本站原创 会计电算化的操作流程包括取得原始凭证、填制凭证(输入计算机中的凭证) 、审核凭证、登记账簿、核算、对账、会计数据查询、编制报表等。在此流程中,只有原始凭证是在纸上的(也可来自其他设备) , 其余都是在计算机中处理, 是无纸作业。由于无纸作业中数据的修改不留痕迹, 给审计工作增加了难度。那么,怎样做好会计电算化下的审计呢? 下面结合用友公司的账务处理软件和U FO 报表处理软件谈谈审计的基本思路。
一、以内部控制测评为起点开展审计
鉴于会计电算化具有无纸作业的特点, 良好的内部控制显得更为重要。进行审计之前,必须对输入控制、输出控制、软件控制等进行测试, 并根据测评结果确定审计的重点领域和审计方法。
二、以原始会计数据为基点进行审计
在电算化会计系统中, 计算机中会计数据的来源仍是原始凭证,审计仍然可以根据具体情况对会计原始资料进行顺查、逆查或抽查, 而且由于会计信息存储电磁化, 能使审计人员更有效地开展工作。所以,审计时仍应紧紧围绕原始凭证, 找出不完整、不规范、手续不齐全和可疑的原始凭证, 并以此为基点, 开始对计算机中的会计数据进行全面清查。
三、跟踪磁性的审计线索进行审计
一般而言, 在电算化会计系统的设计和开发过程中, 都会注意审计的要求, 使系统留下充分的审计线索。计算机会计记账的依据是输入计算机并经过审核的记账凭证,所以在全面清查时, 应首先依据原始的记账凭证, 调出计算机中的已记账的记账凭证, 重点核查由可疑的原始记账凭证所产生的记账凭证。核查的重点是原始凭证与记账凭证是否相符,包括日期、摘要、科目、金额、借贷方向等。
四、打开数据库进行审计
计算机中各个账簿是根据记账凭证登录的, 在审计过程中, 应认真核查每笔账目是否都有依据, 与记账凭证是否完全相符。
对于可疑的账目, 必须用数据库管理软件打开数据库文件,找到相应的记录进行审计。例如,我们核查记账凭证与明细账的关系, 用FOXBASE 或FOXPRO 打开相应的基本数据库进行查看, 记账凭证库某一记录的结果如下:
记录项数据月04日18类别记账凭证凭证号134科目编码10201结算方式支票结算号XJ ZP —98N01826055摘要支付第一季度电费方向贷金额15000单据6制单刘丽复核张平然后,打开明细账库,查看后发现其相应的记录结果如下:
记录项数据月04日18类别记账凭证凭证号134科目编码10201结算方式支票结算号XJ ZP —98N01826055摘要支付第一季度电费方向贷金额150000单据6制单刘丽复核张平记账刘丽仔细核查后可以发现问题: 金额一项, 记账凭证与明细账不一致。如果记账凭证与原始凭证是相符的, 那么此处就可能是作了改动, 应认真加以追查。这样的问题很多, 审计时必须认真细致。此时的审计重点是记账凭证与明细账、总账等的对应关系是否合理, 内容是否相符。
审核完记账凭证与账簿的关系后, 不要忘记使用会计电算化软件提供的对账及试算平衡功能, 对各种账簿进行自动核对和试算平衡。对于核对不符或试算不平衡的项目,必须查明原因。
五、利用报表处理软件的特点进行审计
在会计电算化审计时, 必须掌握会计报表产生的过程, 才能做好报表审计工作。会计电算化也要求会计报表应用会计软件产生, 而且报表中的数据不能人工录入,必须通过软件从会计数据库中取出。如用U FO 报表处理软件编制会计报表时, 是通过定义报表的格式和属性, 确定该报表中应包含的数据。通过定义数据的来源及公式, 可以自动从账务处理软件会计数据库中取出数据, 也可以从本报表或其他报表中取出相关数据, 从而产生会计报表所需要的数据。
报表的产生过程决定了在进行会计报表审计时, 首先要分析报表各数据的属性及报表中数据来源公式的定义是否正确, 然后对报表项目相关的数据来源进行认真核实。
在审核数据来源公式是否正确后, 再根据来源公式, 审查与报表有关的账务数据库中的数据是否正确无误。最后, 对报表内和报表间的数据的关联关系及平衡关系进行审核。
六、利用上机日志进行审计
上机日志是为保证系统的安全运行, 软件系统随时对每个操作员的上机时间、下机时间、操作的具体功能等情况进行的登记, 以便对系统进行管理和维护。审计时, 审计人员不要忘记查看上机日志, 从中发现一些可疑的线索, 为全面审计作好准备。例如, 查看上机日志时,如果发现有这样一条记录:
姓名王娟功能修改记账终端号15进入时间1999 年3 月5 日02 :05 ,退出时间1999 年3 月5 日03 :25 ,从这条记录中, 我们可以看出上机时间和操作内容可疑, 据此进行追查, 可能会为发现问题线索打开突破口。
总之, 实行会计电算化后, 无纸作业给审计工作带来了困难。但是, 只要审计人员掌握了会计电算化软件处理的实质和组织结构、数据库的构造及内容, 能熟练地操作计算机和使用数据库管理系统, 再加上一丝不苟的工作作风, 就一定能顺利地开展会计电算化审计工作。⑤
一、以内部控制测评为起点开展审计
鉴于会计电算化具有无纸作业的特点, 良好的内部控制显得更为重要。进行审计之前,必须对输入控制、输出控制、软件控制等进行测试, 并根据测评结果确定审计的重点领域和审计方法。
二、以原始会计数据为基点进行审计
在电算化会计系统中, 计算机中会计数据的来源仍是原始凭证,审计仍然可以根据具体情况对会计原始资料进行顺查、逆查或抽查, 而且由于会计信息存储电磁化, 能使审计人员更有效地开展工作。所以,审计时仍应紧紧围绕原始凭证, 找出不完整、不规范、手续不齐全和可疑的原始凭证, 并以此为基点, 开始对计算机中的会计数据进行全面清查。
三、跟踪磁性的审计线索进行审计
一般而言, 在电算化会计系统的设计和开发过程中, 都会注意审计的要求, 使系统留下充分的审计线索。计算机会计记账的依据是输入计算机并经过审核的记账凭证,所以在全面清查时, 应首先依据原始的记账凭证, 调出计算机中的已记账的记账凭证, 重点核查由可疑的原始记账凭证所产生的记账凭证。核查的重点是原始凭证与记账凭证是否相符,包括日期、摘要、科目、金额、借贷方向等。
四、打开数据库进行审计
计算机中各个账簿是根据记账凭证登录的, 在审计过程中, 应认真核查每笔账目是否都有依据, 与记账凭证是否完全相符。
对于可疑的账目, 必须用数据库管理软件打开数据库文件,找到相应的记录进行审计。例如,我们核查记账凭证与明细账的关系, 用FOXBASE 或FOXPRO 打开相应的基本数据库进行查看, 记账凭证库某一记录的结果如下:
记录项数据月04日18类别记账凭证凭证号134科目编码10201结算方式支票结算号XJ ZP —98N01826055摘要支付第一季度电费方向贷金额15000单据6制单刘丽复核张平然后,打开明细账库,查看后发现其相应的记录结果如下:
记录项数据月04日18类别记账凭证凭证号134科目编码10201结算方式支票结算号XJ ZP —98N01826055摘要支付第一季度电费方向贷金额150000单据6制单刘丽复核张平记账刘丽仔细核查后可以发现问题: 金额一项, 记账凭证与明细账不一致。如果记账凭证与原始凭证是相符的, 那么此处就可能是作了改动, 应认真加以追查。这样的问题很多, 审计时必须认真细致。此时的审计重点是记账凭证与明细账、总账等的对应关系是否合理, 内容是否相符。
审核完记账凭证与账簿的关系后, 不要忘记使用会计电算化软件提供的对账及试算平衡功能, 对各种账簿进行自动核对和试算平衡。对于核对不符或试算不平衡的项目,必须查明原因。
五、利用报表处理软件的特点进行审计
在会计电算化审计时, 必须掌握会计报表产生的过程, 才能做好报表审计工作。会计电算化也要求会计报表应用会计软件产生, 而且报表中的数据不能人工录入,必须通过软件从会计数据库中取出。如用U FO 报表处理软件编制会计报表时, 是通过定义报表的格式和属性, 确定该报表中应包含的数据。通过定义数据的来源及公式, 可以自动从账务处理软件会计数据库中取出数据, 也可以从本报表或其他报表中取出相关数据, 从而产生会计报表所需要的数据。
报表的产生过程决定了在进行会计报表审计时, 首先要分析报表各数据的属性及报表中数据来源公式的定义是否正确, 然后对报表项目相关的数据来源进行认真核实。
在审核数据来源公式是否正确后, 再根据来源公式, 审查与报表有关的账务数据库中的数据是否正确无误。最后, 对报表内和报表间的数据的关联关系及平衡关系进行审核。
六、利用上机日志进行审计
上机日志是为保证系统的安全运行, 软件系统随时对每个操作员的上机时间、下机时间、操作的具体功能等情况进行的登记, 以便对系统进行管理和维护。审计时, 审计人员不要忘记查看上机日志, 从中发现一些可疑的线索, 为全面审计作好准备。例如, 查看上机日志时,如果发现有这样一条记录:
姓名王娟功能修改记账终端号15进入时间1999 年3 月5 日02 :05 ,退出时间1999 年3 月5 日03 :25 ,从这条记录中, 我们可以看出上机时间和操作内容可疑, 据此进行追查, 可能会为发现问题线索打开突破口。
总之, 实行会计电算化后, 无纸作业给审计工作带来了困难。但是, 只要审计人员掌握了会计电算化软件处理的实质和组织结构、数据库的构造及内容, 能熟练地操作计算机和使用数据库管理系统, 再加上一丝不苟的工作作风, 就一定能顺利地开展会计电算化审计工作。⑤