浅谈管理心理学在档案管理中应用
本站原创一、档案管理过程中存在的主要心理不足
档案管理人员的职业心理不足可称为职业倦怠症, 又称“职业枯竭症”, 它是一种由工作引发的心理枯竭现象, 是上班族在工作的重压之下所体验到的身心俱疲、能量被耗尽的感觉, 这和肉体的疲倦劳累是不一样的, 而是缘自心理的疲乏。据专家介绍, 按照国际公认的定义, 衡量职业倦怠的三项指标分别为: 情绪衰竭、玩世不恭、成就感低落。(一) 档案管理人员职业倦怠的表现特点
据《职业倦怠自治手册》, 判断一个人是不是有职业倦怠, 第一是看你的情绪是不是衰竭了, 第二是看你是不是玩世不恭, 第三是看你的成就感是不是低落。职业倦怠会给人带来不良的情绪, 而且影响我们的人际关系, 影响我们的快乐和工作效率。档案工作是单位的一项重要的基础工作。涉及门类广、时间跨度大, 相比其他职业, 往往更具枯燥性、复杂性、繁琐性。因此, 档案工作人员更易产生职业倦怠。笔者调查发现, 产生职业倦怠的档案管理人员一般具有以下行为特点:第一, 对档案工作丧失热情, 对前途感到无望。情绪烦躁、易怒, 对人和事漠不关心。第二, 工作态度消极, 对档案管理工作没耐心, 徽衍了事甚至经常出错, 工作责任感减退, 惶惶不可终日。
第三, 对档案工作的重要性和价值评价下降,工作常常迟到早退, 有的甚至开始打算转岗位, 后悔选择了档案管理上作, 有无力感或降低个人成就感, 消极地评价白己, 对前途感到渺茫。
(二) 档案管理人员职业倦怠产生的理由
(1) 缺乏成就认可和发展的机会。调查发现,一些单位重业务重发展, 却忽视了对档案管理人员的重视。有的单位由于经费的紧张和管理体制不足, 档案人员缺少培训、进修的机会, 知识落后。档案工作缺乏先进科学的管理模式, 个人发展受阻, 而同代人却因不乏机会而遥遥领先, 在职称评定、工资待遇上也体现出不平衡, 时间长了, 难免有失落感。档案工作相对于其他职业来说, 各工作环节、操作程序化明显受条例、规则限制, 长期跟文件、资料、档案、电脑打交道, 工作琐碎、单调、枯燥, 重复性较强, 缺乏新鲜感, 缺少机遇和挑战性, 个人能力得不到发挥, 没有成就感, 缺乏认同感。(2) 工作负担过重, 缺乏工作自主性。档案管理人员干好档案管理工作不仅需要热情、细心、耐心, 还必须有高度的保密意识, 还要掌握档案管理的专业知识和相关法律法规知识。由于任务繁杂,往往缺乏工作自主性。
(3) 工作内容或职场环境的失衡。面对大量的档案材料的收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用等缺乏自主性的日常工作,经常被动应付, 容易引起心理疲劳。
(4) 理想与现实之间存在较大的差距。档案记录着一个单位的发展轨迹。档案管理人员使档案具备成为现代信息机构的基础和可能, 未来的发展应该是前程灿烂的。但是, 近况与未来之间存在着巨大的差距, 尤其是这种差距长期未能得到很本性的转变, 使一部分人对未来的前景产生了怀疑, 对档案事业的发展丧失了信心, 甚至怀疑自已的未来前途, 以致对档案职业失去了兴趣。
二、管理心理学在档案管理中的具体运用
管理心理学(Managerial Psychology) 是把心理学的知识应用于浅析浅析、说明、指导管理活动中的个体和群体行为的工业心理学分支, 是研究管理过程中人们的心理现象、心理过程及其发展规律的科学。管理心理学以组织中的人作为特定的研究对象, 重点在于对共同经营管理目标的人的系统的研究, 以提高效率, 在一定的成本制约条件下, 最大限度地调动人们的积极性和创造性。当今的管理心理学都是以人本思想为前提的, 它有助于调动人的积极性、改善组织结构和领导绩效, 提高工作生活质量, 建立健康文明的人际关系, 达到提高管理水平和发展生产的目的。管理心理学在档案管理中的具体运用, 体现在以下几个方面。
(一) 满足合理需要
需要是产生行为的动力源, 满足档案工作人员的合理要求是调动档案工作人员的积极性的根本途径。档案工作管理部门应对档案工作人员的需求有一定的了解。档案工作人员不仅有物质需求, 还有精神方面的需求。人都想成为社会群体中的一员,希望自己能够得到照顾和关心, 这是人的社会性需求, 人还有包括荣誉、地位、受人注意和人格尊严等内在的自尊需求, 人都有想充分展示自己才能的, 这就是自我实现的需求。例如, 提高工作地位, 实行工作效绩奖励制, 不断提高经济收入, 建立新的评价体系, 调整竞争机制, 激发他们的工作热情, 经常开展档案管理人员的技能竞赛, 激发竞争意识等, 能使他们的郁闷和疑惑得到及时的排解。。