开发利用档案信息资源为经济建设服务

一、信息化社会的特点

信息化社会就是以知识和信息为基础的社会,它以现代信息技术的出现和发展为技术特点,以信息经济的发展为社会进步的基础,以社会信息化的发展为标志。多样化、综合化、非同时化、分类化、优化、分权化等是信息化社会的主要特点,主要表现为:
1.信息、知识、智力日前成为社会发展的决定性力量。面对浩如烟海的信息,信息资源的开发、整理和利用,便成为一项不可缺少的工作,也直接关系到个人、企业和国家的发展。知识是信息的积累,智力是知识的激活。人是社会发展中主要的因素,知识的激活需要人。为此,我们更应重视信息资源的开发管理和利用。
2.信息技术,信息产业、信息经济日益成为科技、经济、社会发展的主导因素。信息技术是历史发展进程的主要因素,人类史上无不是技术革命推动了社会变革和社会发展,信息技术通过推动产业结构和就业结构的变更,推动着各国信息经济的发展。
(1)转变传统观念,积极为现代化社会服务。首先,要破除“重管理设施购置、轻服务研究”等做法,树立开放意识和创新意识,使得档案工作有利于档案信息的利用,服务于经济建设,服务于社会发展。
(2)塑造良好的鲜明的档案馆形象。档案馆应具有:一是能够为为社会公众提供档案信息支持和良好的社会形象,这是社会信息化过程中档案馆应具备的形象;二是敬业爱岗、热情待人,满意服务,美化阅档环境,营造高效、舒适、健康、优美的阅档氛围,接受监督,改善工作的良好服务形象;三是以知识管理为手段,合理地组织与开发经营活动的管理形象;四是塑造共同的档案局价值的良好群体形象。
(3)开展有偿服务,增强“造血”功能。20世纪70年代以来,随着信息技术和信息产业的发展,信息的价值得到了社会的肯定,人们对信息服务提供了更高的要求。适当开展有偿服务这一手段辅佐档案馆固有的无偿形式,从而有利于引进优秀人才,改善职工的福利,调动人员的积极性,并通过信息反馆,借有偿服务窗口了解社会需求,以增强档案馆的“造血”功能。
(4)档案保密和档案安全解决策略的探讨。档案工作的服务性决定了档案馆要尽可能多地、尽可能快地开发档案信息,以达到档案信息利用功能的最大化,实现档案信息资源共享。然而,共享和安全是一对难以调和矛盾。信息产业在不断地发展壮大,且愈来愈重要。
3.社会更需要高技术的综合人才。科技带动了工业的发展,推动着社会的进步,进而使知识成为生产活动的最重要因素。当前,知识经济不断兴起,信息社会越来越需要高素质的综合人才,信息人员、技术人员、知识分子的作用日前增大。
4.社会经济生活分散化、多样化、小规模化、非群体化、节奏加快的趋势日前加强。电子计算机及其通信网络的发展加速了信息流动,从而使生产与生活的分散化、多样化、小规模化、非群体化成为可能,并且使人们的生活节奏速度大大加快,这正如“时间就是生命”一样宝贵。

二、信息化过程中档案工作面临的不足

1.传统的档案工作观念落后,开放意识与创新意识淡薄。目前,档案部门仍然存在着“为保管而保管、重保管轻利用”的思想,存在着“等、靠、要”,“安于近况”,不讲求社会效益和经济效益等旧观念,还存在着“闭架借阅”、“你查我调”等做法。现代信息社会日新月异,新技术及相关学科理论的不断渗透,使得来源于社会而服务于社会的档案工作领域不断出现一些新情况、新不足。这些情况和不足,特别是观念落后、思想认识跟不上时代步伐,已成为制约档案工作发展的重要因素。
2.新时期档案工作面临的经费不足。众所周知,档案信息的数字化、网络化、管理服务的现代化,是当前以及今后档案事业发展的方向。档案工作要赶上时代的步伐,就必须不断更新设备和技术等。为此,档案馆需要花费大量的人力、物力、财力去解决这些不足。但由于技术不断更新换代,档案馆不可能单靠政府拨款就可解决事业经费不足的不足。
3.档案保密和档案安全受到挑战。随着信息网络不断深入社会各个领域,档案保密和档案安全必将受到影响,其主要因素:一是人为因素,档案人员安全意识和保密意识不强,往往在自己的档案网页上随意发布信息,对发布的信息缺少严格的审查和管理;二是技术不足,当前电脑病毒“瘟疫”横行,又加上的恶意攻击,使得档案信息的安全和保密受到威胁,这些务必引起我们的高度重视,并加以研究解决。

三、信息化社会中档案工作的启发和对策

努力培养现代化的档案管理人才,提高档案人员素质。积极更新改善优良设备和管理手段是实现档案管理现代化的先决条件,但现代化设备要求管理人员素质:一要努力培养与网络服务需要的系统浅析浅析和设计人才、数据浅析浅析与开发人才、网络设计与管理人才。他们既掌握信息理论与信息知识,又能熟练地运用数字化技术、信息储存技术、网络通讯技术及多媒体技术;二是积极让档案管理人员参加档案管理现代化培训和业务培训;三是抓好档案管理人员的在职培训、进修,提高档案管理人员的知识结构和整体水平;四要加强理论研讨。可以选择信息利用、资源开发、网络设计、人才培养等课题,组织专业和管理档案工作人员共同研讨,站在信息学、档案学、工程学、管理学等理论的高度,来提升档案工作的实践,进而推动档案工作上档次、上水平。