初探高职高专院校档案收集
本站原创一、高职高专院校档案收集的渠道
高职高专院校档案的收集，主要是通过各职能部门(系、部、处、室)专档案人员对文件收集、整理、移交院校档案馆(室)集中统一管理来完成的。收集方式有各职能部门档案的收集、学校档案馆(室)集中对全校档案的收集及其他一些对零散文件的收集。
(一)、学校各职能部门档案的收集。
目前，各高职高专院校档案收集，基本上实现了网络式的收集办法，即各系部处室分头收集、立卷，统一移交院校档案馆(室)。由于各职能部门都配备了专兼档案员，这些人员包括系部秘书、处室文书人员或其他业务人员，他们对本部门形成的文件材料了如指掌，能够及时、有效地收集、甄别与分流，按时完成归档任务，为学校档案工作奠定了坚实的基础。(二)、学校档案馆(室)对全校档案的收集。
学校档案馆(室)的收集工作是在各职能部门专档案人员和学校档案馆(室)之间进行的。通过移交收集到馆(室)的档案，由学校档案馆(室)统一集中管理。档案的收集，维护了学校档案的完整、准确、系统、安全，便于综合开发利用档案信息资源，实现信息资源共享。 论文(三)、零散文件的收集。 一所学校产生和形成的文件材料很多，遍及学校各个部门，涉及个人的也不少。如：教师个人的论文、专著手稿，科研人员的各种科研记录、草稿等。
为了保证学校档案的完整齐全，必须进行全面收集、重点收集。这就需要采取普遍收集与重点收集相结合的办法，杜绝文件材料的丢失和遗漏。近几年，由于学校教育革新的不断深入和发展，档案文件的产生随着各种机制的变迁，特定环境时间、地点限制等给收集带来一定难度，甚至收不上来。如：校办产业档案。随着经营对象、手段等因素不断变化，出现停办、合并之类的情况，如果稍不注意，会收不到该类文件材料，给学校整体发展造成缺憾。又如：对科技成果和新产品鉴定、报奖、基建工程的验收、设备仪器的开箱等，如果不及时进行现场跟踪收集，一些应归档的文字材料、图表、照片等容易散失，影响学校档案的完整与齐全。因此，零散文件的跟踪、及时收集是收集工作中不可忽视的环节。
二、现实工作中档案收集的困境
(一)、高职高专院校档案部门建制的不合理，严重影响制约着其职能的发挥，使收集工作不尽人意。
高职高专院校档案收集工作，是学校档案职能部门(综合档案或档案馆)依据上级有关档案工作法规、细则、办法，制定合乎本单位实际情况的《归档制度》、《归档实施办法》等来完成的。具体收集工作由各系、部、处室专人员、档案馆(室)专人员来完成。档案部门负责监督、检查、指导，档案部门职能发挥的好坏直接影响收集材料的数量与质量。基层单位建制上的不完善，不仅使档案职能部门难以行使职权，档案部门应承担的，对各职能部门档案收集工作的监督、指导、检查、评估奖惩等也显得软弱无力。现行的档案职能部门都是校(院)办公室的下属部门，进行监督、检查的部门大都是上一级职能部门。这是高职高专院校由上至下分层管理，部门领导只对校领导负责制的管理模式造成的。建制不到位，制定的《归档制度》、《岗位责任制》等等，根难落实到实处。对于不能完成归档任务的部门、人员，下级部门的奖惩收效甚微。有的学校立卷人员职务高于档案职能部门，对他们的监督、检查也仅是一种形式。因此，档案工作建制上不合理、不完善，制约着档案部门职能的发挥，档案材料收集的完整率、齐全率达不到规定要求。
(二)、人员调换频繁，业务素质普遍偏低，直接影响收集任务的落实。
按照《普通高等学校档案管理办法》，学校应在各系、部、处、室，设有专档案人员，实现网络化管理。但人员大多同时承担着本部门其他的工作。诸如学生工作、教学管理、统计、文秘等等，有的还在教学中担任教学任务。也就是说，人员大部分是以其他工作为主，附带档案工作，因而稳定性差，责任心不强。如果学校档案部门不经常到基层部门了解收集情况，往往会出现专人员已经更换，应收集的一些重要文件、重要事件依据无法找到，颇有一种番“人去楼空难寻觅”之感。因此人员调换频繁，直接影响收集任务的落实。还有一点就是各校人员的档案意识、业务素质普遍偏低。就其理由，是缺乏档案知识培训。虽然他们中有不少人员文化层次很高，但他们了解档案与档案工作的基础知识甚少。尽管省档案局培训中心多次举办业务培训，但因涉及经费，能批准参加学习的人次有限。这样的人员设置、这样的业务培训，要想及时按质、按量完成档案的收集任务困难较大。另外。专人员外出参加学习、相互业务交流机会甚少，限制了档案人员知识能力的提高，业务素质必定偏低。