校园“一卡通”建设与高校财务管理

当前位置: 大雅查重 - 范文 更新时间:2024-01-12 版权:用户投稿原创标记本站原创
摘要:大力推进信息化建设,是提高财务管理水平的有效载体。随着信息技术的发展和校园网建设逐步成熟, 高等学校财务管理模式正在朝信息化方向革新, 以网络技术和IC卡技术为基础的校园“一卡通”在高校的建设逐步得到重视。校园“一卡通”与高校财务管理的联系日益广泛。本文着重浅析浅析了校园“一卡通”管理系统对高校财务管理的影响。
关键词:“一卡通”建设 财务管理
校园“一卡通”管理系统是利用高科技产品——非接触式IC卡作为载体,结合电子技术、非接触IC卡技术、单片机技术、计算机网络技术及数据库技术等诸多高新科技,使其具有电子身份识别和电子钱包的功能,替代校园传统的日常生活所需的教师工作证、学生证、借书证、食堂就餐券、医疗证、各种体育娱乐设施使用证等和交易,达到、考勤和消费、娱乐、餐饮等收费的全电子化和智能化,真正实现"一卡在手,走遍校园"。

一、校园“一卡通”的近况及意义

美国Florida大学于1996 年夏天首先推出校园智能卡。这也是世界上第一所通过校园智能卡为学生发放奖贷学金、助学金的学校。这种校园智能卡可用于查阅资料、购买图书,在娱乐厅、洗衣房、游泳池、快餐厅等收费场所消费,并有信息反馈显示,不仅教职工和学生对智能卡的功能很满意,而且明显提高了有关管理效率。英国各院校也对“一卡通”表现出浓厚的兴趣, 并积极筹备实施。Thames Valley 大学于1997 年9 月最先实施,Exeter大学和York大学在Modex 公司的技术支持下,开始试运行“一卡通系统”。这时的校园卡被赋予新的内涵,卡上包含学生的姓名、照片、学号,可用作图书证、门禁检验、选举卡、消费卡。持Modex卡的学生家长还可通过电话为其子女的卡上加款。随着校园卡功能全球化、社会化,未来的校园卡不再随着学生生涯的结束被注销,而是将伴随使用者一生,其内涵和外延的拓展更是意义深远[1]。
大力推进信息化建设,是提高工作质量和服务效率的有效载体,是增强高校管理能力的重要抓手。进一步整合内外信息资源,反哺教学、服务教学。中山大学、北京广播大学等高校几年前就已推出特色各异的“一卡通”,为师生省却了许多麻烦。目前,“一卡通”功能从银行、邮局到自助转账圈存和财务结算,从餐厅、超市、小卖部到上机上网、图书借阅和医院就诊,从通道、门禁出入到宿舍考勤和保安巡逻,共涉及10多个分系统,其功能发展速度之快,大大超出了人们的最初设想。

二、校园“一卡通”建设前期需要处理好以下几方面的关系

校园“一卡通”建设,高校财务管理部门需要花大量的时间和精力投入资金、设备、技术和服务等工作之中。
1.银校合作
各高校校园一卡通工程建设资金来源渠道主要有三种方式:银校合作、贷款、自有资金。
最典型的是银校合作模式。这种模式实现银行和学校两方面“双赢”的目的。对银行来讲,学校内的食堂、超市、商店、宾馆使用“一卡通”后, 资金注入和消费两方面资金将扎口在财务处,资金将在银行帐上汇集停留一段时间,从长时间来看,形成了一条资金链,相当于一笔单位存款,银行从中得到收益。学校应从这个角度出发,与银行进行投入资金谈判。不过从银行角度考虑,上述资金给银行带来的收益并不大,“一卡通”项目需要投入的资金视学校规模大小,一般在150万元至600万元不等。这笔资金不是一笔小数目。在与银行谈判之前,高校应考虑到这个实际利益不足,本着“双赢”的原则,高校和银行达成共识,恰当地解决资金不足。
2.内部协调
学校要设立专门机构,系统管理校园一卡通。要想使整个系统高效的运行起来,必须成立一个跨越多个部门的管理机构,各涉及部门都应有专人甚至专门的小组来处理相关事务。由系统管理部门指定专人负责校园卡的发行,资金的管理,部门间的协调以及系统维护等。

三、校园“一卡通”与高校财务管理的关系

校园一卡通系统的建设和应用,体现了学院日常管理的特色,强化了学院的品牌传播,使全院师生实现了校内的电子消费方式,有效地解决了以往学院管理中存在的一些不足。
校园“一卡通”系统是架构在校园网和银行企业网上的,同时,校园“一卡通”系统服从于数字化校园的整体规划,是数字化校园中有机的、重要的组成部分。
校园一卡通的运作包含管理和财务两方面内容,特别是与高校管理各子系统的对接, 规范了校内管理, 使高校管理功能及内涵得到扩展和延伸。

1、校园“一卡通”的运行所带来的财务管理模式的变化。

价值的财务管理目标多元化。随着信息时代的到来,客户目标、业务流程发生了巨大变化,具有共享性和可转移性的信息资本将占主导地位。信息的不断增加、更新、扩散和应用加速,深刻影响着企业生产经营管理活动的各个方面,企业财务管理的目标必须考虑更多的影响因素,不仅能协调企业各利益相关者的收益,注重企业的预期成长效益和未来增加值,还要担负一定的社会责任,实现企业最大化。
财务管理模式的更新。在互联网环境下,财务管理的能力必须延伸到全球任何一个结点。财务管理模式必须从过去的局部、分散管理向远程处理和集中式管理转变,实时监控财务状况以回避信息时代产生的巨大风险。企业集团利用互联网,可以对所有的分支机构实行数据的远程处理、远程报表、远程报账、远程查账、远程审计等远距离财务监控,也可以掌握和监控远程库存、销售点经营等业务情况。这种管理模式的创新,使得企业集团通过互联网即可轻松地实现集中式管理,对所有分支机构进行集中记账和资金调配,从而提高企业竞争力。
财务管理方式的变化。信息时代,传统的固定办公室可能会转变为互联网上的虚拟办公室,使财务管理方式转化为网上办公、移动办公。这样,财务管理者可以在离开办公室的情况下也能正常工作,无论身在何处都可以实时查询到全集团的资金信息和分支机构财务状况,在线监督客户及供应商的资金往来情况,实时监督往来款余额。企业集团内外以及与银行、税务、保险、海关等社会资源之间的业务往来,均在互联网上进行,将会大大加快各种报表的处理速度,这也是管理方式创新的目的之所在。

2、校园“一卡通”的运行所带来的财务管理效益。

加强了一校多区的财务管理力度,把学校范围内的所有涉及经济管理的部门都纳入了财务管理的范畴。之前,学校内各部门根据自己的需求,分别建立本系统的管理卡应用系统,由于其采取的技术与规格不统一,造成了各种校园卡应用系统无法兼容的不足,为学校的统一管理带来了很大困难。校园“一卡通”的运行,有效地解决了上述“各自为政”的不足,把全校的服务功能统一纳入“一卡通”内,体现“一卡在手、走遍校园”的管理效益,给师生员工带来了极大的方便。
杜绝了“小金库”,减少了违规资金的开支渠道,规范了财经管理模式,减少违法乱纪事件的发生。校园卡的电子支付功能,使校园内的流量大大减少,校内的一些有偿服务机构不再收取金(如:后勤服务部门),而是将所得收入都直接划转到相应的财务账户之中。这样一来,在规范了校内收费管理的同时,还减少了经办人员挪用公款的行为,也使各个服务机构的收入全部透明,杜绝了收入不入账、账外循环的部门“小金库”现象。
在学院财力紧张的形势下,努力实现集中财力办大事的良好愿望。校园卡带来的校园消费的变化,可以将所有提供有偿服务机构的账户资金集中起来,有利于学校调度这些闲散资金,改善学校资金运作能力,提高资金运作收益。另外,所有从银行账户转存到个人电子钱包的资金,不管是否已经在校内消费,实际上就已经从个人账户划转到学校账户中,所以,这部分的资金沉淀的收益者也是学校的一笔资料来源。
减少学院范围内的往来账,规范票据管理。校园卡服务系统未建成之前,校内有关部门之间为方便结算,往往根据各自的业务特点,自制有关校内结算票据,这种做法显然与国家的票据管理规定不符。校园卡系统建成后,校内所有单位之间的资金往来均通过校园卡系统内无纸化结算,所有的资金往来均在校级财务的监控之下,以前的内部自制票据自然作废。所以,就从这一点来看,校园卡管理系统的建成,对于规范财务票据管理方面所起的作用是很明显的。
极大地方便了师生员工的工作、学习和生活,进一步践行了“主动服务教学”的财务管理理念,推动学校又好又快地发展。现在,许多高校存在一校多区的格局,教师到不同校区上课,得记住带上该校区的饭卡,否则会吃不上饭。学生必须几个消费卡(图书卡、饭卡、医疗卡等),这种做法不但浪费学生的钱,而且使用起来极不方便,稍不注意就会出错,经常因带错卡往返奔波,很浪费时间。校园一卡通建成后,上述困扰师生的不足迎刃而解,身上常备一张卡,生活、学习、消费均无忧。
实现了与财务综合查询系统的有机集成,方便了系统的管理和应用。当然,校园一卡通发展到今天仍然有一些不尽人意、不太完善的地方,如:建设经费大、维护成本高等不足一直困扰中小型院校,让高校和银行往往望而怯步,尚有待于从技术和设备等方面不断改善,尽可能做到少花钱、办好事。另外,随着“一卡通”功能的不断扩大,已经具备了的部分功能,现有的高校“一卡通”管理模式缺乏相关专门法规保护,一旦出现较大的经济纠纷,很难找到法律依据维护高校权益,这是一个潜在的隐患。

四、健全校园“一卡通”安全防范体系。

内部制约。完善的内部制约可有效减轻由于内部人员道德风险、系统资源风险和计算机病毒所造成的危害。从软硬件管理和维护制约、组织机构和人员的管理和制约、系统环境和操作的管理和制约、文档资料的保护和制约、计算机病毒的预防与消除等各个方面建立一整套行之有效的制度,从制度上保证财务网络系统的安全运行。
技术制约。在技术上对整个校园“一卡通”系统和财务网络系统的各个层次(通信平台、网络平台、操作系统平台、应用平台)都要采取安全防范措施和规则,建立综合的多层次的安全体系,在财务软件中提供周到、强力的数据安全保护。数据加密技术对网络服务及开放性影响较小,是保护信息通过公共网络传输和防止电子窃听的首选策略。目前在网络信息传输中,往往组合使用专用密钥法和公开密钥法,以充分利用各种策略的优点。在Internet环境下,电子符号代替了会计数据,磁介质代替了纸介质,财务数据流动过程中的签字盖章等传统手段将完全转变。为验证对方身份、保证数据完整性,在计算机通信中采用数字签名这一安全制约手段。基于数字签名还可建立不可否认机制,也就是说,只要用户或应用程序已执行某一动作,就不能否认其行动。
安全协议。安全协议是一组规则,详细说明报文如何"伪装"以保证它们的安全。目前国际上通行的安全协议主要有:安全套层协议(SSL)、安全超文本传输协议(S-HTTP)、安全电子交易规范(SET)等。
设备选择。性能、功能先进---设备选型要保证技术领先,性能可靠,操作简便、实用,维护简单,性能比最优,并留有扩展余地。设备采用均采用目前领先技术和生产工艺制造,系统建成后,三至五年不会落后淘汰。电视监控系统功能完善---通过保安监控系统随时掌握监控区域内人员活动情况,检查各个重点部位的安全情况,提前发现隐患,及时处理突发事件。并自动进行录像。正常情况下对进行24小时录像,录像资料可备出事时查询。设备高可靠性---采用监控行业最新技术和高品质设备。操作简单实用---采用高科技手段,进行智能化设计,尽量减少系统操作的复杂性。并作到系统工作稳定可靠,维护简单。发展性---系统应在初步设计时,就考虑未来良好的发展性,以降低未来发展的成本,使系统具有良好的可持续发展性。经济性---在满足安全防范级别的要求前提下,在确保系统稳定可靠、性能良好的基础上,在考虑系统的先进性的同时,按需选择系统和设备,做到合理、实用,降低成本,从而达到极高的性能比,降低智能学校安全管理的运营成本。外观效果美观---前端装置安装均考虑安全性、隐蔽性及美观性,根据实用和美观的原则,我们都选用了外观工艺和性能稳定都比较好的安防产品。

参考文献:
[1]蒋珊《浅谈“一卡通”对高校财务管理的影响》南开大学财务处 《教育财会研究》会计电算化2005 年第2 期
[2]熊筱燕《信息时代的财务管理变革》 基础会计课程会计知识课堂演讲PPT
[3]刘付婷 《校园一卡通对高校财务信息化管理的影响》教育信息化2009.2.27
[4]张军强《浅谈数字化IT校园的“一卡通”》陕西财经职业技术学院学报 2008.11
[5]范俊《论校园一卡通对高校财务管理的影响》 《时代经贸》2007年第4期
[6]汪名友《高校校园一卡通资金结算模式比较》《教育财会》2006.4