探索收支浅议日常会计收支辅助核算与办公自动化体系财务模块结合运用
本站原创 随着企业规模以及业务类型的扩大，无论是在财务处理还是相应的财务辅助核算都会日趋复杂，会计收支辅助核算结合办公自动化（Office Automation，简称OA）系统的使用，为核算提供了便利，但同时也存在一些问题。去粗取精，让一种新的工具和方法解放生产力，提高生产效率，这应当是办公自动化系统的历史使命和存在价值。本文通过日常接触到的实际工作内容，在介绍两者使用特点、存在问题的同时，表述自己对两者结合使用的一些观点，希望能与相关人士进行探讨或为其提供一些参考。
会计收入核算不同行业有不同的主营业务收入和非主营业务收入，从大类上划分大概可以归结为三类：产品收入、工程收入、服务收入。不同的企业又有可能在这三大类收入中划分出新的范围，比如产品收入下划分出软件收入、非软件产品类收入等。日常收入的借方最常用的形式是银行存款、或者两者均有，偶尔会有一些应收票据，当然如果是挂账，还会形成应收账款。而贷方却因为业务类型的不同，会计科目有较大差异。比如产品类收入贷方是主营业务收入，应交税费，而工程类，服务类收入贷方则为工程结算。2012年9月份北京地区实行营业税改增值税税务政策，部分服务业收入核算的会计科目由单独的工程结算增加为工程计算—现代服务业—应税现代服务业，并增加一个核算会计科目——应交税费—应交增值税—现代服务业—应交增值税以便于区分9月份之前部分服务类收入，并考虑单独设置具体部门现代服务业的横向项目，以便于处理不同时期的业务收入。
实际上会计收入核算按照会计实务操作方法核算即可，容易出现问题的地方在“应收账款”“预收账款”等一些跨月甚至是跨年科目的冲销。由于辅助核算项目的应用，这些科目在冲销时很容易片面只关注了某一个方面，比如只考虑了部门的冲销，或者只考虑横向项目的冲销，实际上一个会计科目，一个部门下面不止一个横向核算项目，也不止一个往来单位，如果遇到以前年度的结转，产生部门变化的结转更容易造成冲销的红字出现，在某一个辅助核算下看了是平的，实际上并没有和以前的数据一一对应。所以在实际操作中，要全面考虑，在部门余额表，会计科目下，联查往来单位，在项目余额表下，联查部门，联查往来单位，以确保冲销正确。
会计支出核算一般表现为费用的报销，支出形式有电汇、信汇、支票、等。这四种常用了支付类型中，除了走一般的报销程序，前面的三种需要另外一种流程，比如未取得时的汇款和支票预借，需要经办人员填写借款单，并需经总裁、主管业务部门领导和财务经理的签字同意，方可由财务相关业务人员进行。取得的前提下，进行汇款，预借支票的则无需填写借款单，而是直接填写报销汇源于：论文模板http://www.328tibet.cn
总单，提供等，取的汇款或者支票业务的。在相应票据流程之后，需要入账，成本核算科目，常用的有销售费用、管理费用、劳务成本、研发支出等，如销售费用和管理费用涉及到的辅助核算项目一般即为部门，劳务成本，研发支出则需多增加横向项目或者纵向项目。
在支出中需要注意的一个问题就是支出和成本的配比，不能一个项目的支出大于收入，而还没有被发现，造成核算错误。
OA系统下有多个模块，如个人办公、行政管理、人力资源管理、科研管理、经营管理、财务管理以及公司规章制度等。
下面对财务模块中收入子模块的应用情况进行一下简单介绍：
财务模块下包括《银行账单管理》、《合同收入管理》、《支出管理》、《业务经费管理》、《债权债务监控》等下级子模块。
《银行账单管理》下面包括、、、以及。此模块是针对汇款收入所特别设置的一个模块。凡是银行汇款到账单都会被按照一定规则编写一个号码，然后将此笔收款通过公示在OA系统，然后由各下属业务部门对属于自己部门的收款进行认领，认领之后再填写收款通知单，来财务部门开具业务等。在完成了上述款项认领，开具等程序后，财务部门根据业务部门认领的款项和开具的再在OA系统到款单确认模块进行二次确认，之后流转到收入核算会计手中准备入账。在《合同收入管理》模块，业务经办人员首先要通过合同收款录入或者是预领单录入对自己经手的业务进行相应的录入，然后把相应的单据交与财务部门，再由财务部门核算人员对收款单或预领单进行确认，确认完毕之后再入账。
《支出管理》模块下有、、三大子模块，其中报模块使用的前提是和支出同时进行，而模块是在没有取得的前提下支付的预付账款，是在预先取得后，支付的应付账款。
收入核算集成数据统计信息，在某种程度上为非财务人员查询和统计业务信息提供了一定的条件基础。
OA系统和财务核算的结合使用，多角度的为相关人员提供了便利，但是需要注意的是要考虑多方参与人员效率的平衡，比如在收款确认环节，业务部门在OA系统录入一项业务收费后，再由财务人员对此项业务进行确认，然后再在财务系统中进行会计分录的录入，这在一定程度上显然降低了财务工作人员的办公效率，打个比方，一笔业务，收到款项之后，要，但经过OA录入，还需财务确认，就好比增加了一项开收据的业务，增加了工作量，而实际的财务数据统计效果并没有开收据而有所变化。如果说OA系统录入每一笔业务是为了业务部门等更好统计自身数据，和财务入账数据有一个核对，那么OA模块首先应该开发的更亲民一些，而不是加入太多的财务语言，其次OA数据的主导者应该是业务经办人员，而非财务人员。这样才会让财务系统跟OA系统有一个殊途源于：论文范例http://www.328tibet.cn
同归的效果，而不是把数据的核定权都归集到财务人员身上的重复冗余的机械性工作。
支出管理背后的成本控制理念：成本控制是每一个单位管理者很重视的问题，也是财务管理的重要方面，不同的部门和行业对成本控制的方式不同，如果设置一个流程，通过OA系统间接增加了成本费用的流通时间，即成本费用方面的支出因系统的使用而减速支付，那么就会让公司的流出方面细水长流。比如，费用报销人员：第一步，先在OA系统登记申报自己需要报销的费用；第二步，需要业务主管部门经理的审批；第三步，需要副总经理等第一管理层领导的审批；第四步，由财务部门财务人员进行票据的审验；第五步，审验合格后入账报销支付。在延长支出的过程中，间接的借用了经办人员的资金，对于公司来言是有利的，但是相对来说这种平衡也不能肆无忌惮，以至于使报销流程效率低下，因为这样一方面影响了正常的工作，另一方面会使经办人员心理产生逆反心理，不利于公司长远的发展。
一、日常会计收支辅助核算
辅助核算是对账务处理的一种补充，便于实现更广泛的账务处理，以满足企业管理和决策的需要。一般规模和业务量比较小的企业很少会采用辅助项目核算，或者通过会计科目的延伸就能满足日常业务核算需要。相反对于一些业务内容比较多的企业，辅助核算为企业提供了一个良好的梳理方案。核算项目相当于会计科目的一种延伸，在某科目下设置相应的辅助核算后，相当于设置科目按核算项目进行更为明细的核算。但核算项目又不同于一般的明细科目，它具有更加灵活方便的特性，一个核算项目可以在多个科目下挂接。而且一个会计科目可以设置单一核算项目，也可以选择多个核算项目，比如可以设置部门、往来单位、横向项目（一般为平行单位间业务合同项目）、纵向项目（一般为上下级单位间科研课题项目）等辅助项目。又比如可以将管理费用科目只设置部门核算，也可以将应收账款科目同时设置为往来单位核算与部门核算，方便进行财务管理。另外比较常用需要加入辅助核算的有：银行存款科目下设置收款类型，比如：支票、汇款以及相应的票号或编号；应收账款科目下设置部门、往来单位、横向项目；应交税费科目下设置部门、横向项目、号码等。会计收入核算不同行业有不同的主营业务收入和非主营业务收入，从大类上划分大概可以归结为三类：产品收入、工程收入、服务收入。不同的企业又有可能在这三大类收入中划分出新的范围，比如产品收入下划分出软件收入、非软件产品类收入等。日常收入的借方最常用的形式是银行存款、或者两者均有，偶尔会有一些应收票据，当然如果是挂账，还会形成应收账款。而贷方却因为业务类型的不同，会计科目有较大差异。比如产品类收入贷方是主营业务收入，应交税费，而工程类，服务类收入贷方则为工程结算。2012年9月份北京地区实行营业税改增值税税务政策，部分服务业收入核算的会计科目由单独的工程结算增加为工程计算—现代服务业—应税现代服务业，并增加一个核算会计科目——应交税费—应交增值税—现代服务业—应交增值税以便于区分9月份之前部分服务类收入，并考虑单独设置具体部门现代服务业的横向项目，以便于处理不同时期的业务收入。
实际上会计收入核算按照会计实务操作方法核算即可，容易出现问题的地方在“应收账款”“预收账款”等一些跨月甚至是跨年科目的冲销。由于辅助核算项目的应用，这些科目在冲销时很容易片面只关注了某一个方面，比如只考虑了部门的冲销，或者只考虑横向项目的冲销，实际上一个会计科目，一个部门下面不止一个横向核算项目，也不止一个往来单位，如果遇到以前年度的结转，产生部门变化的结转更容易造成冲销的红字出现，在某一个辅助核算下看了是平的，实际上并没有和以前的数据一一对应。所以在实际操作中，要全面考虑，在部门余额表，会计科目下，联查往来单位，在项目余额表下，联查部门，联查往来单位，以确保冲销正确。
会计支出核算一般表现为费用的报销，支出形式有电汇、信汇、支票、等。这四种常用了支付类型中，除了走一般的报销程序，前面的三种需要另外一种流程，比如未取得时的汇款和支票预借，需要经办人员填写借款单，并需经总裁、主管业务部门领导和财务经理的签字同意，方可由财务相关业务人员进行。取得的前提下，进行汇款，预借支票的则无需填写借款单，而是直接填写报销汇源于：论文模板http://www.328tibet.cn
总单，提供等，取的汇款或者支票业务的。在相应票据流程之后，需要入账，成本核算科目，常用的有销售费用、管理费用、劳务成本、研发支出等，如销售费用和管理费用涉及到的辅助核算项目一般即为部门，劳务成本，研发支出则需多增加横向项目或者纵向项目。
在支出中需要注意的一个问题就是支出和成本的配比，不能一个项目的支出大于收入，而还没有被发现，造成核算错误。
二、办公自动化系统
办公自动化没有统一的定义，一般认为办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。另外还有观点认为凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。一般在企事业单位大多数叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，理论上可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。事实上，我个人认为OA系统应当具有两个最基本的特点和功能：一个是操控性简单易行，具有良好的界面友好性，便于使用他的人很容易操作；另外一个就是提高办公效率，解放生产力，不做多余的重复性工作，提高办公效率。OA系统下有多个模块，如个人办公、行政管理、人力资源管理、科研管理、经营管理、财务管理以及公司规章制度等。
下面对财务模块中收入子模块的应用情况进行一下简单介绍：
财务模块下包括《银行账单管理》、《合同收入管理》、《支出管理》、《业务经费管理》、《债权债务监控》等下级子模块。
《银行账单管理》下面包括、、、以及。此模块是针对汇款收入所特别设置的一个模块。凡是银行汇款到账单都会被按照一定规则编写一个号码，然后将此笔收款通过公示在OA系统，然后由各下属业务部门对属于自己部门的收款进行认领，认领之后再填写收款通知单，来财务部门开具业务等。在完成了上述款项认领，开具等程序后，财务部门根据业务部门认领的款项和开具的再在OA系统到款单确认模块进行二次确认，之后流转到收入核算会计手中准备入账。在《合同收入管理》模块，业务经办人员首先要通过合同收款录入或者是预领单录入对自己经手的业务进行相应的录入，然后把相应的单据交与财务部门，再由财务部门核算人员对收款单或预领单进行确认，确认完毕之后再入账。
《支出管理》模块下有、、三大子模块，其中报模块使用的前提是和支出同时进行，而模块是在没有取得的前提下支付的预付账款，是在预先取得后，支付的应付账款。
三、会计收支辅助核算与OA系统结合使用观点
银行账单的录入以及公示很好的便于业务部门及时发现自己的到账，以便对属于自己部门的收入进行认领，确认，提高了业务的效率。收入核算集成数据统计信息，在某种程度上为非财务人员查询和统计业务信息提供了一定的条件基础。
OA系统和财务核算的结合使用，多角度的为相关人员提供了便利，但是需要注意的是要考虑多方参与人员效率的平衡，比如在收款确认环节，业务部门在OA系统录入一项业务收费后，再由财务人员对此项业务进行确认，然后再在财务系统中进行会计分录的录入，这在一定程度上显然降低了财务工作人员的办公效率，打个比方，一笔业务，收到款项之后，要，但经过OA录入，还需财务确认，就好比增加了一项开收据的业务，增加了工作量，而实际的财务数据统计效果并没有开收据而有所变化。如果说OA系统录入每一笔业务是为了业务部门等更好统计自身数据，和财务入账数据有一个核对，那么OA模块首先应该开发的更亲民一些，而不是加入太多的财务语言，其次OA数据的主导者应该是业务经办人员，而非财务人员。这样才会让财务系统跟OA系统有一个殊途源于：论文范例http://www.328tibet.cn
同归的效果，而不是把数据的核定权都归集到财务人员身上的重复冗余的机械性工作。
支出管理背后的成本控制理念：成本控制是每一个单位管理者很重视的问题，也是财务管理的重要方面，不同的部门和行业对成本控制的方式不同，如果设置一个流程，通过OA系统间接增加了成本费用的流通时间，即成本费用方面的支出因系统的使用而减速支付，那么就会让公司的流出方面细水长流。比如，费用报销人员：第一步，先在OA系统登记申报自己需要报销的费用；第二步，需要业务主管部门经理的审批；第三步，需要副总经理等第一管理层领导的审批；第四步，由财务部门财务人员进行票据的审验；第五步，审验合格后入账报销支付。在延长支出的过程中，间接的借用了经办人员的资金，对于公司来言是有利的，但是相对来说这种平衡也不能肆无忌惮，以至于使报销流程效率低下，因为这样一方面影响了正常的工作，另一方面会使经办人员心理产生逆反心理，不利于公司长远的发展。