分析电算化关于企业电算化会计体系内部制约不足研究
本站原创 【摘 要】内部控制关系到会计系统对单位经济活动反映的正确性和可靠性。单位在建立了电算化会计系统后，会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。本文就电算化会计系统的内部控制进行了分析探讨。
【关键词】电算化 会计系统 内部控制 研究
1672-5158（2013）07-0083-01
随着计算机在会计工作中的普遍应用，这些会计信息的产生只有在严格的控制下，才能保证其可靠性和准确性。同时也只有在严格的控制下，才能预防和减少计算机犯罪的可能性。计算机会计系统的内部控制制度，可分为对系统开发和实施的系统发展控制、对计算机会计系统各个部门的管理控制、对计算机会计系统日常运行过程的日常控制。
1、授权和领导认可。计算机会计系统的开发和发展必须经过有关领导的认可和授权，这关系到系统开发、发展、更新等项目的成败。计算机会计系统的开发项目一般投资资金都比较大，而且需要对原有的管理体制进行较大的改革，所以会给单位的管理体制造成较大的影响，同时对现有计算机会计系统的任何改动都可能危机整个系统的安全可靠，因此必须得到授权和领导认可。而且领导的授权和认可也有利于保证系统开发和发展的物资和资金的需要。会计毕业小结
2、符合标准和规范。计算机会计系统的开发和发展项目，不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必须遵循国家有关机关和部门制定的标准和规范。其中包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。目前我国已经颁布的有关国家标准和规范主要是由财政部1994年颁布执行的《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》、《会计核算软件基本功能规范》等。按标准和规范开发和发展计算机会计系统可以使单位计算机会计系统更加可靠、更加完善，有利于对系统的维护和进一步的发展、更新。
3、人员培训。计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求制作公司提供足够的培训机会和时间。在系统运行前对有关人员进行的培训，不仅仅是系统的操作培训，还应该包源于：毕业http://www.328tibet.cn
括让这些人了解系统运行后新的内部控制制度、新的凭证流转程序、计算机会计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等。
4、系统转换。新的计算机会计系统在投入使用，替换原有旧的计算机会计系统，必须经过一定的转换程序。单位应在系统转换之际，采取有效的控制手段，作好各项转换的准备工作，如旧系统的结算、汇总、人员的重新配置、新系统需要的初始数据的安全导人等。新的计算机会计系统是否优于旧系统，还需要进一步接受实践的检验。因此单位在系统转换之际，采用新旧系统并行运行一段时间，以便检验新的计算机会计系统的实用性。并行运行的时间一般至少为三个月。
1、组织机构设置。单位实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机会计系统的要求。单位可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记帐、电算维护、数据分析等岗位。组织机构的设置必须适合单位的实际情况，应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。
2、职责划分。内部控制的关键点就在于不相容职务的分离，计算机会计系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。在计算机会计系统中，不相容的职务主要有系统开发的职务与系统操作的职务；数据维护管理职务与电算审核职务；数据录入职务与审核记帐职务；系统操作的职务与系统档案管理职务等。单位为防止舞弊或欺诈，应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度，同时，还应建立职务轮换制度。学校会计论文
3、上机管理。单位用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的，单位应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。一般来讲，单位用于计算机会计系统的计算机的上机管理措施包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等，此外，会计软件也应该有完备的操作日志文件。
4、档案管理。计算机会计系统有关的资料应及时存档，单位应建立起完善的档案制度，加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。另外，还应定期对所有档案进行备份，并保管好这些备份。
5、设备管理。对于用于计算机会计系统的各种硬件设备，应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好，保证设备能够正常运行。硬件设备的管理包括对设备所处的环境进行的温度、湿度、放火、防雷击、防静电等的控制，也包括对人文环境的控制，如防止无关人员进入计算机工作区域、防止设备被盗、防止设备用于其他方面等。
1、业务发生控制。业务发生控制又称“程序检查”，主要目的是采用相应的控制程序，甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。在经济业务发生时，通过计算机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制，如表示业务发生的有关字符、代码是否有效，操作口令是否准确等。
2、数据输入控制。由于计算机处理数据的能力很强，处理速度非常快，如果输入的数据不准确，处理结果就会出现差错。在数据输入时哪怕是很小的错误数据，就可能导致错误的扩大化，影响整个计算机系统的正常运行。所以数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查；其次，应采取各种技术手段对输入数据的准确性进行校验。
3、数据处理控制。数据处理控制是指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制。数据控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检等。文件包括文件长度、检查文件的标识、检查件是否被病毒等。
4、渝出控制。数据输出控制是单位为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致，输出数据是否完整，输出数据是否能满足使用部门的需要，数据的发送对象、份数应有明确的规定，要建立标准化的报告编号、收发、保管工作等。财务与会计专业毕业论文
5、数据通讯控制。数据通讯控制是单位为了数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制制度。单位应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。如将大量的经济业务化分成小批量传输，数据传输是应按顺序编码，传输时要有发送和接收的标识，收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈，每批数据传输时要有时间、日期记号等等。
6、数据存储控制。为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被适当地储存，便于调用和检索，单位应当对存储数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号。文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书等书面授权证明，对整个修改过程都应作好登记，以便业务人员、审计人员查询或跟踪检查。
【关键词】电算化 会计系统 内部控制 研究
1672-5158（2013）07-0083-01
随着计算机在会计工作中的普遍应用，这些会计信息的产生只有在严格的控制下，才能保证其可靠性和准确性。同时也只有在严格的控制下，才能预防和减少计算机犯罪的可能性。计算机会计系统的内部控制制度，可分为对系统开发和实施的系统发展控制、对计算机会计系统各个部门的管理控制、对计算机会计系统日常运行过程的日常控制。
一、系统开发、发展控制
系统开发、发展控制的主要内容一般包括以下几个方面：1、授权和领导认可。计算机会计系统的开发和发展必须经过有关领导的认可和授权，这关系到系统开发、发展、更新等项目的成败。计算机会计系统的开发项目一般投资资金都比较大，而且需要对原有的管理体制进行较大的改革，所以会给单位的管理体制造成较大的影响，同时对现有计算机会计系统的任何改动都可能危机整个系统的安全可靠，因此必须得到授权和领导认可。而且领导的授权和认可也有利于保证系统开发和发展的物资和资金的需要。会计毕业小结
2、符合标准和规范。计算机会计系统的开发和发展项目，不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必须遵循国家有关机关和部门制定的标准和规范。其中包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。目前我国已经颁布的有关国家标准和规范主要是由财政部1994年颁布执行的《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》、《会计核算软件基本功能规范》等。按标准和规范开发和发展计算机会计系统可以使单位计算机会计系统更加可靠、更加完善，有利于对系统的维护和进一步的发展、更新。
3、人员培训。计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求制作公司提供足够的培训机会和时间。在系统运行前对有关人员进行的培训，不仅仅是系统的操作培训，还应该包源于：毕业http://www.328tibet.cn
括让这些人了解系统运行后新的内部控制制度、新的凭证流转程序、计算机会计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等。
4、系统转换。新的计算机会计系统在投入使用，替换原有旧的计算机会计系统，必须经过一定的转换程序。单位应在系统转换之际，采取有效的控制手段，作好各项转换的准备工作，如旧系统的结算、汇总、人员的重新配置、新系统需要的初始数据的安全导人等。新的计算机会计系统是否优于旧系统，还需要进一步接受实践的检验。因此单位在系统转换之际，采用新旧系统并行运行一段时间，以便检验新的计算机会计系统的实用性。并行运行的时间一般至少为三个月。
二、管理控制
管理控制是单位建立起一整套内部控制制度，包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理等。1、组织机构设置。单位实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机会计系统的要求。单位可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记帐、电算维护、数据分析等岗位。组织机构的设置必须适合单位的实际情况，应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。
2、职责划分。内部控制的关键点就在于不相容职务的分离，计算机会计系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。在计算机会计系统中，不相容的职务主要有系统开发的职务与系统操作的职务；数据维护管理职务与电算审核职务；数据录入职务与审核记帐职务；系统操作的职务与系统档案管理职务等。单位为防止舞弊或欺诈，应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度，同时，还应建立职务轮换制度。学校会计论文
3、上机管理。单位用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的，单位应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。一般来讲，单位用于计算机会计系统的计算机的上机管理措施包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等，此外，会计软件也应该有完备的操作日志文件。
4、档案管理。计算机会计系统有关的资料应及时存档，单位应建立起完善的档案制度，加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。另外，还应定期对所有档案进行备份，并保管好这些备份。
5、设备管理。对于用于计算机会计系统的各种硬件设备，应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好，保证设备能够正常运行。硬件设备的管理包括对设备所处的环境进行的温度、湿度、放火、防雷击、防静电等的控制，也包括对人文环境的控制，如防止无关人员进入计算机工作区域、防止设备被盗、防止设备用于其他方面等。
三、日常控制
日常控制是指单位计算机会计系统运行过程中的经常性控制。1、业务发生控制。业务发生控制又称“程序检查”，主要目的是采用相应的控制程序，甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。在经济业务发生时，通过计算机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制，如表示业务发生的有关字符、代码是否有效，操作口令是否准确等。
2、数据输入控制。由于计算机处理数据的能力很强，处理速度非常快，如果输入的数据不准确，处理结果就会出现差错。在数据输入时哪怕是很小的错误数据，就可能导致错误的扩大化，影响整个计算机系统的正常运行。所以数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查；其次，应采取各种技术手段对输入数据的准确性进行校验。
3、数据处理控制。数据处理控制是指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制。数据控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检等。文件包括文件长度、检查文件的标识、检查件是否被病毒等。
4、渝出控制。数据输出控制是单位为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致，输出数据是否完整，输出数据是否能满足使用部门的需要，数据的发送对象、份数应有明确的规定，要建立标准化的报告编号、收发、保管工作等。财务与会计专业毕业论文
5、数据通讯控制。数据通讯控制是单位为了数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制制度。单位应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。如将大量的经济业务化分成小批量传输，数据传输是应按顺序编码，传输时要有发送和接收的标识，收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈，每批数据传输时要有时间、日期记号等等。
6、数据存储控制。为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被适当地储存，便于调用和检索，单位应当对存储数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号。文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书等书面授权证明，对整个修改过程都应作好登记，以便业务人员、审计人员查询或跟踪检查。