简论报账高校财务预约报账系统构建

当前位置: 大雅查重 - 范文 更新时间:2024-02-21 版权:用户投稿原创标记本站原创
【摘 要】 随着高校规模化发展和多校区管理以及教学、科研、实验室建设等资金来源渠道多元化发展,财务工作的业务量不断增多,内容的复杂性以及难度不断提高,财务人员编制少与工作量多之间的矛盾使得高校报销难的问题日益突出。高校如何提高服务效率、提高财务管理水平,是高校财务工作者面临的新问题。文章对高校传统报账与预约报账进行比较,并就高校财务预约报账系统的构建及应注意的问题进行了浅析。
【关键词】 高校财务; 预约报账系统; 构建
随着我国经济的快速发展,高校的发展规模不断扩大,多校区办学对财务管理提出了新要求;教学摘自:本科毕业论文致谢http://www.328tibet.cn
、科研、实验室建设等资金来源渠道多元化发展,使得财务管理的复杂性及难度不断增加;学校为了提高资源使用效率出现的老校区置换、对外出租出借、投资校办企业等多样化发展,也要求财务人员不断学习会计知识,提高业务水平;领导对资金使用情况分析的关注不断提高,财务工作需要由原来单纯的核算型会计向管理型会计转变。以上新形势的出现对现代高校财务管理工作提出了更高的要求,目前很多高校都存在着财务人员编制少与工作量多的矛盾,使得高校报销难的问题日益突出。高校如何提高财务服务水平,如何提高资金的使用效率,如何强化高校的内涵建设,如何提高高校财务预算执行的过程控制,这些问题都给高校财务工作者提出了新的挑战。如何解决上述问题,信息化的预约报账系统的构建或许可以提供一定的帮助。

一、高校预约报账模式与传统报账模式的优劣差异

(一)报销流程方面

传统报账模式多为手工操作,容易出错,且流程繁琐,教职工等候时间长。虽然会计电算化技术在一定程度上提高了会计核算的效率,排队系统较好地维持了报销大厅的秩序,无报账支付方式也为高校资金使用的安全性提供了较好的平台,但是报销难的问题并没有根本解决。传统的报销流程繁琐,需要经办人领取并正确填写各类报销单据,还需要验收人、院系职能部门领导、分管院领导等多人签字,而且多为手工操作,易出错,财务人员按照相关财务制度及内部控制的规定必须予以驳回,意味着经办人需要重新,由此给财务人员带来很大的审核压力。还有的教职工报销需要找领导签字,可能正好赶上领导开会或者出差,跑了几趟也没有签到字,也会认为报销很难。年底的时候,招生就业、实习、科研结题、教研结题等业务导致报销的老师增多,财务前台审核人员相对较少,所以老师经常要排队等很久。每年的教职工代表大会,报销难总是代表们最集中的提案,高校财务部门承担着巨大的工作压力,同时也承受着很多教师的不理解。
预约报账模式流程规范,制度透明,并且不受时间地点限制,进度清晰可查。教职工可以在报销指南中查看相关业务的报销文件、报销示例、报销流程等信息,加深对会计工作的认识及理解。制度公开透明,既较好地宣传了财务的规章制度,也为教职工提供了方便,有效减少因为信息不对称造成的矛盾,有利于报销的规范化发展。网上预约报账系统依托校园网,支持教师在任何时间、任何地点,通过浏览器上网提交报销申请和预约,领导可以自由安排时间进行项目签批,避免教师手工填写造成的笔误以及找领导签字难的情况,改变教职工报销难的看法。网上报销系统流程及进展清晰透明,可以将每个单据的情况清晰地进行展示,使得教师、领导、财务均可以清晰地看到单据的进展状况。

(二)工作质量及工作效率方面

传统报账模式工作效率低且工作质量较差。首先,高校教育经费、学科建设、实验室建设、专项发展资金等经费收入不断提高的同时,科研协作经费、新校区建设贷款、对外出租出借收入、老校区置换收入等多样化经费收入的增加,使得财务核算工作需要将来款对应到项目,工作量增大,难度提高,内容日益复杂。其次,随着高校校外交流活动的增加,公交车、过路过桥费等小额数量大大增加,也无形中增加了财务人员的工作量。财务人员既要审核原始票据的真实性,又要审核领导签字是否符合财务规定,还要计算各种补助是否正确,以及判断科目,项目如何列支,财务工作效率较低。随着高校对资金使用情况以及财务分析的不断重视,财务部门还要定期进行财务分析,为各项检查评比提供数据支撑,科研结题时进行经费使用分析等,由于账务没有及时处理、制单时录入错误、来款无法对应到项目等原因导致数据的质量不高,对管理活动提供决策帮助不大。
网上预约报账系统可以提高财务部门的工作效率与服务质量。网上预约报账系统实现了与财务系统、无报账系统的完全对接,可以根据正确的报销申请单自动生成记账凭证,确保了财务信息的及时性和完整性,同时也大大减轻了财务人员的录入工作量,降低录入的错误率,提高会计核算工作质量以及财务管理精细化水平。来款登记功能可以方便财务人员及时将项目到账资金入账,教职工也可以及时了解资金到账情况,及时相关手续,进行项目业务报销,提高财务部门服务质量。

(三)预算过程控制及资金使用效率方面

传统报账模式下,预算执行过程控制差,资金使用效率有待提高。在国库集中支付系统的银行支付方式下,资金支付需要受报销流程和资金计划批复情况的双重制约,各部门、各项目无法得到及时准确的支出数据,导致高校对预算执行的过程控制、动态管理较差,出现项目超支或者结余较多等情况。
预约报账系统有利于监督预算执行的过程控制以及提高资金的使用效率,财务信息公开化。各部门、项目负责人以及财务人员可以通过预约报账系统查询特定项目的已报销情况以及已申请未报销情况,合理安排项目资金,监督管理预算的使用,严格控制预算,做好预算执行的过程控制以及提高资金的使用效率。项目负责人还可以对本年资金使用情况进行合理分析,为下一年度经费预算的编制提供有利的依据,提高预算编制水平及财务监督管理水平。

二、高校网上预约报账系统的构建

针对传统报账模式的种种弊端,高校可以通过网上预约报账系统的实施来加以完善,提高服务满意度。网上预约报账系统可以通过校园网实现,不受时间和空间的限制,教职工可在任何一台联网终端进行申请、预约、打印等功能的操作;财务处可以提前了解、安排报销业务,合理调度资金,在对原始凭证审核后,可以自动生成记账凭证。网上预约报账系统的应用必将从根本上改进传统的报销模式,建立规范的报销流程和信息填报,提高财务工作效率,使报销工作变得方便快捷,实现报销业务网络化、公开化、制度化、透明化,为财务工作从报账型向管理分析型转变提供必要的条件。网上预约报账系统是以电子化、信息化等为手段,实现单据填写的规范化、业务审批的流程化、财务审核的透明化,以全面提升财务信息质量,使财务信息准确、完整和及时地作用于管理工作,也为财务分析提供相应的辅助数据支撑,同时可以即时了解项目进展情况,合理安排资金。网上预约报账系统同时可以与预算管理、财务核算、无报账、项目查询等系统互通,不仅是对传统工作方式的重大变革,也为高校财务信息化建设的科学发展打造了一个新的功能强大的综合性平台。
高校网上预约报账系统主要由三层体系架构组成。通过引入应用服务器和中间件软件,将客户端用于存放表现逻辑,应用服务器用于存放业务逻辑,数据库服务器端用于存放数据逻辑。这种形式的架构可以使大数据量的访问只与中间层的应用服务器交互,能够使得数据处理效率得以提升,也不会影响到数据库服务器端的运行。教师可以通过在财务预约报账系统进行注册登录的方式,对报销信息进行填写、查询、修改等相关业务操作,填写无误后将数据提交至Web服务器中。系统管理员可以在Web服务器端对权限控制、用户管理、科目分配、基础数据等进行控制操作,保证系统的安全性及保密性。财务人员可以利用Web服务器中的数据进行相关会计凭证的业务,减少财务人员的工作量,提高工作效率。基础数据以及已审核的预约单据信息可以在财务数据库与预约报账系统数据库两者之间进行传递。所有用户均可以通过Web服务器连接打印服务器对数据进行及时打印,从而形成最终送财务前台审核的报销单据。
在功能设计方面,预约报账系统业务主要包括一般报销业务、差旅费报销业务、借款及还款业务、经费来款登记业务等。一般报销业务主要包括日常发生的办公费、差旅费、水电费、通讯费、招待费、交通费、印刷费等业务,需要填列日期、事项、金额、单据张数、项目等信息,可以累计填写,系统自动合计计算总额;差旅费报销业务需填列日期、出差人、职别、出差事由、起讫时间、汽车费、住宿费、航空费、火车费、伙食补贴、乘车补贴等内容;借款及还款业务须填写借款日期、部门、借款人、借款事由、借款金额、项目等;经费来款登记业务主要用于区分来款的项目,便于财务及时增加相应的项目收入,主要用于解决目前高校来款多、不能明确到项目的问题,需要填列来款时间、对方单位名称、金额、项目名称、项目编号、经办人等信息。
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流程方面,主要包括用户登录——报销单申请——报销单审批——预约报销时间——财务入账。当用户登录网上预约报账系统网站后,通过用户名、、验证码的方式验证用户是否有效。有效的用户进入系统后,可以查看报销指南中提供的各种报销业务的详细说明及操作示例,以及查看学院各项报销的规定及注意事项。用户明确了自己的报销业务类型后,选择相应的模块填写报销单据,核对正确无误后,提交主管部门审批,主管部门领导可以不受时间、地点的限制,利用安全的数字签名及在网上进行签批,注明签批意见,然后教职工可以根据领导的签批意见,在系统上预约合适的财务报销时间,打印预约报销清单,按照约定的时间,携带原始单据及打印的预约报销清单到财务前台审核,财务人员对原始单据进行认真审核,审核无误后将其转化为记账凭证,如果网上数据有问题,财务人员可以在规定的权限范围内在制单界面修改凭证,然后通过无报账系统打到教师公务卡上,并通过短信方式通知报账人。在来款登记业务流程方面,主要包括用户登录——来款登记——来款确认——财务入账。有效的用户通过用户名、、验证码方式进入系统后,进行来款详细登记,包括来款日期、单位名称、金额、项目名称、经办人等信息,财务部门在看到银行进账单据后予以确认,并进行相关业务处理。

三、高校网上预约报账系统构建应注意的问题

(一)安全性

预约报账系统主要依托于网络环境,以网络作为信息传递和共享的媒介,财务数据属于机密信息,对其安全性以及保密性要求较高,所以高校网上预约报账系统需要充分考虑财务数据的安全性、保密性、稳定性,避免遭受的攻击以及病毒的破坏。同时,财务部门需要对使用者进行不同层次的权限划分,严格权限制度。

(二)制度化

网上预约报账系统是高校信息化建设的基础体系,是提高高校财务管理信息化的重要步骤。完整的财务报销系统需要完善健全的制度体系作为依托,做到制度全面化、公开化、完善化,让教职工报销时可以有制度可查,财务人员报销有据可依,减少不必要的矛盾。制度化有利于财务工作的正常开展以及赢得教职工对财务工作的理解与支持。高校需要不断完善自身的财务制度建设,针对新形势、新变化不断完善与补充,减少制度漏洞,提高财务制度的精细化水平,还可以针对学院自身财务执行过程中发现的资金使用不合理现象,完善资金使用制度,加强高校资金使用效率以及自身内涵建设。
随着数字化校园建设日趋完善,高校的财务报账模式也应逐步向网络化、信息化、数字化方面发展。高校网上预约报账系统的应用,将极大地提高高校财务管理工作,实现财务管理的规范有序、监督有力,有效地促进高校会计工作从传统的核算型向管理型转变,优化报销流程,提升服务质量,提高报销效率,较好地进行预算执行的过程控制,合理安排学院资金,提高资金使用效率。财会专业毕业论文范文
【参考文献】
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