关于浅谈财务档案管理信息化建设

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1009-4202(2012)12-000-01
摘要随着我国社会经济体的不断发展,信息化建设已经成为必然趋势。本文在阐述财务档案信息化建设的基础上,指出财务档案信息化的特点及存在的缺点。在此基础上总结了做好数据挖掘和整理、做好财务档案信息网络建设、做好财务档案管理决策系统建设、提高人员信息化素质等财务档案管理信息化建设的内容。财务管理信息化建设有利于企业工作效率的提高。
关键词财务档案管理效率信息资源辅助决策
随着会计电算化事业的不断发展,会计档案的管理工作也发生了变化,手工会计下所釆用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要[1-2]。因此,必须加强会计电算化系统的档案建设,即加快会计档案管理的信息化建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求,建好用好电子财务档案,提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率,更好的服务于企业经济建设。

一、财务档案信息化概述

所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即釆用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程[3-4]。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理。加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时展的必然,是财务档案管理发展方向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。

二、财务档案管理信息化易出现的特点会计论文范本

在企业信息化建设的过程屮,财务保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设财务档案管理信息化系统,实现财务档案的网络化管理,是做好企业财务档案管理的必然选择。随之而使财务档案赋予了许多新的特点。本文根据工作的实践,总结出会计电算化会计档案具有以下显著特点:

1.较之传统的财务档案,电算化后财务档案存储的范围和领域扩大了。

2.传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。
3.电子财务档案便于计算、分析,快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,极大地提高了工作效率和工作质量。
正如上而所述,财务档案信息化有很多优点,但也存在不足。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理。因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

三、财务档案管理信息化的内容

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据挖掘和整理,建好数据库,并及时釆集动态数据。财务档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。在财务档案数字化的基础上,必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档案资料都录入计算机。
2.搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率。建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方而也可以实行联机公共目录查询、也可以通过电子邮件等方式开展财务档案信息咨询。总之,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理山静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。
3.搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案。财务档案信息通过釆集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。
4.提高财务档案管理人员的信息化素质。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。加强财务档案人员的继续教育,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。

四、结束语

综上所述,在以网络和信息技术为主的信息化时代,网络经济将成为一种普及的经济形式。财务档案管理信息化是会计信息化的一部分,在财务人员和档案管理人员的共同努力下,财务管理部门和档案管理部门要充分发挥自身优势,把财务档案信息化建设工作打造成为现代化建设中的一个亮点,努力为经济发展提供优质高效的服务。
参考文献:
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曹晶.高校财务档案信息化探讨.现代营销.2010(10):42-43.
[3]王晔.谈对现代会计档案管理的分析.China’s Foreign Trade.2011(04): 23-2

5.会计专业论文写作提纲

[4]蔡定国.会计档案管理存在的问题及对策.财会审计.2011(07):55-56.