医药企业销售与收款业务循环内部制约

摘要：内部制约制度是社会经济发展到一定阶段的产物，是现代企业管理的重要手段，是企业资产安全和完整、会计资料真实与可靠的保证。通过加强内部制约，可提高企业的管理水平，实现企业经济效益最大化，推动现代企业健康发展。本文具体阐述医药企业的销售与收款这一业务循环的内部制约目标、要点以及存在的不足，并提出实施医药企业销售与收款业务循环内部制约的途径。
关键词：医药企业销售与收款内部制约

一、医药企业业务循环内部制约设计步骤

(一)确约目标

制约目标是企业实施内部制约的最终目的，也是评价内部制约的最高标准。在企业业务流程设计中，必须根据具体业务的特点，以企业总体目标为导向，制定各种业务内部制约的具体目标，据此确定内部制约的关键点，并设计业务运行程序和策略。

(二)鉴别常见弊端

根据对内部制约目标的影响，找出各个业务循环中容易出现的错误和舞弊行为，然后根据这些常见弊端，具体设计相应的制约要点，才能做到有的放矢。鉴别常见弊端，可以从总结历史上该循环发生过的错误和舞弊教训，也可以采用“合理怀疑”的策略，即假设制约失效可能会出现的错误与舞弊行为。

(三)提出制约要点

不同的循环，由于业务活动和容易出现的弊端不同，需要对其采取不同的制约程序和策略，才能预见和发现各种弊端。这些为预防和发现错误和舞弊而在某制约环节所运用的各种制约程序和策略，就是制约要点。当然，内部制约对防范业务活动的错误和舞弊只能起到“合理保证”的作用。合理保证就是指制约的成本不能超过因实施制约而获得的收益，即要遵循成本效益原则。

(四)制定相应的激励和约束机制

通过建立一套适合企业特点的激励和约束机制，确保内部制约政策的有效实施。

二、医药企业销售与收款业务循环的内部制约

(一)医药企业销售与收款业务循环的内部制约的目标

销售与收款业务是医药企业的基本业务，此类业务中容易出现的不足包括：虚记销售收入、因赊销制约不当而产生坏帐、销售凭证管理不当、销售环节货款流失、舞弊等。针对这些不足，医药流通企业销售和收款内部制约的目标应确定为：

1、保证药品销售业务的合法性和会计核算的正确性。

药品销售行为必须严格遵守药品监督管理文件的精神，保障人民安全用药，防止企业为一时私利违反法律法规的规定，给企业造成更大的损失。同时，还应通过内部制约确保销售活动中一切文件、合同的签发符合内控规定，从而保证销售活动中的利益得以实现；另外，应遵循相关会计准则和会计制度的规定，保证销售与收款环节会计核算的正确性。

2、保证资产的安全性。

确保登记入账的销售业务己经发货给真实的购买方；防止不记或少计收入转移至帐外等舞弊行为的发生，保证客户应收款项的真实性，并确保回款的安全性，防止回款流入个人手中。

3、保证销售活动的效益性

销售和收款业务是形成企业利润的基本环节，因此，保证销售活动的效益性是该环节内部制约的基本目标。此目标主要包括以下内容：
（1）销售政策的制定应以扩大销售、提高效益为中心。
（2）制约坏帐风险。赊销是医药流通企业普遍实行的销售政策，该政策的实施一方面能够增加企业的销售收入，但另一方面则使企业面临坏帐风险，因此，应通过内部制约制度对客户资信情况进行严格审核，在此基础上制定赊销政策，以确保应收账款的可回收性，降低坏帐风险。
（3）保证退回的药品进行合理处理
（4）应通过内部制约降低销售退回的发生频率，对于由于客观条件的限制而发生的销售退回，保证对被退回药品进行合理的记录和处理。

(二)医药企业销售与收款内部制约的要点

1、职责分离

根据财政部关于销售与收款循环的内部制约的规定，企业的如下职务应当分离：接收订单的职务与负责赊销信用核准的职务应分离；填制的职务与的复核职务应分离；销货通知单的编制或开具职务与商品付货、提取及发运职务应分离；药品退货的验收职务与退货记录职务应分离；应收款项的记录职务与核实职务(或客户对账单发放职务)应分离；商品保管与装运职务应分离；开单销售职务与收款职务应分离。

2、授权与审批

销售、收款计划由销售部门制定和修订，并经公司经理办公会批准；赊销业务必须经过信用部门审批，未经核准审批，销售部门不得开具销售通知单，仓库不得发货，对金额较大或情况特殊的销售业务及特殊信用条件的实施应进行集体决策；销售及折扣、付款条件等授权批准；销售退回和销售折让的确认经适当审批；应收账款的坏帐核销经适当审批。

3、业务流程的制约

销售与收款循环业务流程制约包括：销售谈判制约、销售合同制约、审核订单、信用浅析浅析与制约、销售制约、销售通知单的编制制约、制约、药品出库制约、发货回执、药品退货、应收账款管理。

(三)医药企业销售与收款内部制约存在的不足

1、人为错误

工作人员由于粗心、精力分散、判断失误或误解指令而造成人为错误的可能性，即存在技术性会计失真，都会造成内部制约的失效。但是，如果内部制约执行有效，对财务报告的可靠性则影响不大。内部制约系统发挥作用的有效程度关键是取决于执行人员的实际运作，不能期望人们在执行制约职责时始终正确无误。

2、串通舞弊

不相容职务的恰当分离可以避开单独一个人从事和隐瞒不合规行为，但是，两个或更多的合伙人就可以避开这类制约。员工集体合谋通常有机会转变财务数据或其他管理信息，影响财务报告的可靠性，但内部制约系统却不一定能够发现。

3、内部制约对象仅仅是大概率事件

内部制约系统不可能预见所有的风险，内部制约系统制定的理论依据是大概率事件，所以有可能存在制约的真空或死角。也就是说，大多数的内部制约程序和活动是监督和制约日常的经济业务，而不是针对不经常发生的非经常经济业务;而大多数的舞弊行为都是非经常性的行为，而有些出现的异常活动可能超出制约设计的范围，从而导致内部制约的失效。因此，内部制约的日常制约程序有可能无法发现某些舞弊。

三、有效实施医药企业销售与收款业务循环内部制约的途径

(一)树立“以人为本”的管理理念

要解决企业内部制约的薄弱环节，甚至是内部制约的实效不足，根本的一条还得从人的不足着手。因为人是内部制约的主体，企业内部制约本身就是人的活动。要解决人的不足，就要在思想上树立以人文本的管理观念。以人文本的观念反映到企业内部制约当中就是围绕人的价值管理展开企业内部制约活动的各项内容，协调企业内部制约中的环境制约关系，创造良好的环境氛围，使企业内每个职工都以主人翁的态度参与企业管理，自觉成为企业内部制约系统的建设者和维护者，充分调动人的积极性和创造性，最终实现企业的发展。

(二)制约面和制约点的结合

企业作为一个以营利为基本目的的经济组织，从事任何一项活动都必须考虑成本效益原则的要求。在通常情况下，制约环节越多、制约措施越严密则制约效果越好，但制约成本也越大。科学严谨的内部制约制度不仅要对企业经营管理的各个方面实施全方位的有效制约，把企业的各项经济活动全面置于经济监控之中，而且要对企业的经营管理活动的重要方面、重要环节实施重点制约。这就要求我们在进行系统设计时，一方面实行有选择的制约，在保证制约有效性的前提下，确约环节和选择制约点充分考虑企业规模和业务特点将频繁发生的业务，涉及金额较大的业务的内部制约作为重点，设置必要的制约环节和更加严密的制约措施。另一方面，在制约系统设计中应避开强调完整性，减少过度繁杂的制约程序，以提高效率，降低制约费用。企图制约一切，实际上只能是什么也制约不了。

(三)优化企业的内部制约环境

1、重塑企业文化，增强企业凝聚力。企业文化包括道德及行为标准以及如何在实务中沟通与强化该标准。企业文化往往是现存的一种无形的力量，影响企业成员的思维策略和行为方式。它具有一种很强的凝聚力，不仅可以推动企业的发展，阻止企业的衰败，同时还可以推进企业隐入困境。我国企业的经营管理者应该注重对企业文化的培养与优化，保持一种健康的文化氛围，使其与公司战略目标趋于一致。
2、建立有效的管理信息系统。一个良好的信息和沟通系统，可以使企业及时掌握营运状况和组织中发生的各种情况，及时为企业员工提供履行职责所需的各种信息，使企业的经营和管理流畅进行。会计信息系统是企业管理信息系统中的一个最重要的子系统，是组织处理会计业务并为企业提供财务信息，决策信息并辅助企业管理制约的有机整体。

(四)进行全面的风险评估

现代社会是一个充满激烈竞争的社会，每一个企业都面临着成功的挑战和失败的风险， 对风险的管理成为现代企业管理的主要内容之一。我国企业的风险意识从总体上来说比较低。面对市场经济条件下的各种风险，必须加强企业的风险意识，认真浅析浅析自身的优势与劣势，长处与短处，机会和威胁，把风险降至最低。