会计凭证档案管理之我见
本站原创 摘要：本文结合实际工作，对会计凭证档案的整理与保管期限提出了不同的看法，认为应该多角度鉴定会计凭证档案，加强其整理的前端制约，以确保单位的利益。
关键词：会计凭证档案管理前端制约
会计凭证是会计档案中最早形成的原始材料，是会计账簿、会计报表形成的基础，也是会计工作的原始依据。按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》的规定，凭证类档案的保管期限是10—15年。笔者在实际工作中发现现行会计凭证常用的整理策略及保管期限给日后利用、鉴定工作带来了一定困难，甚至可能影响到形成单位的经济权益。
一、会计凭证的整理及其保管期限
会计凭证是记载经济业务发生，明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。
会计凭证每天都在大量产生。一般情况下，会计人员会将当天经手的凭证进行初步整理，内容包括了凭证及附件，附件一般指相关的票据、文件、协议等，然后每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。在整理装订会计凭证时，通常做法是将有关票据、文件等内容作为凭证的附件装订在一起，其保管期限也随会计凭证为10—15年。利用时则按照档案部门所给的档案号及凭证号进行查阅。
二、会计凭证档案管理中的不足
按照会计凭证的现行整理策略习惯及保管期限的界定，在实际工作中经常出现附件内容查找困难、重要文件随凭证被销毁、销毁前鉴定工作难度大等不足，不单给档案工作者、利用者及会计人员带来不便，更有可能给形成单位带来经济损失。
（一）利用会计凭证档案引起的不足案例一：某厂经查找厂档案室保存的财务档案2001年转账凭证，其后所附协议内容为：“因莱芜兴华分厂长期以来欠莱钢特殊钢厂资金达193万元，经协商将轧机抵账给特殊钢厂，用于小型车间工艺技术改造项目，将其往来账一并冲减。”
（摘自《中国档案报）2009年2月16日《一张会计凭证解决193万元债务纠纷》）。
将有关票据、文件、合同等作为凭证的附件，是会计凭证档案整理中存在的习惯。不少有着领导重要批示、涉及单位或个人利益的重要文件材料与凭证一起保管，在10一l5年后进行销毁。这种情况会造成以下两种不足的出现：一是按照目前从凭证号或档案号查阅凭证的检索方式难以找到所需的文件材料；二是重要文件材料会随凭证仅有10—15年的保管期而过早被销毁。如案例一中所述的协议作为凭证的附件，其保管期限为l5年，但按行政文书管理其应长期保管（50年）。一份文件由于分类不同，导致了保管期限的严重差异。一旦销毁，后果不堪设想。此外，该协议作为凭证附件，仅从凭证号或档案号进行检索，相对于作为文书档案的协议可按照协议号、签署单位、协议题名等检索途径而言，难以被查找利用。
（二）会计凭证档案现行保管期限引起的不足案例二：我校某附属医院在房改时，找不到多年前付给合作建楼方的付款凭证（后在销毁清单中找到该凭证记录）而无法取得产权，只得重新购房解决职工住房不足。损失几百万兀。
会计凭证档案记录着的事件发生的时间、内容、经办人员、批准人员、财务经办人员、时间等主要信息。其原始凭证性最强，是第一手资料。其他会计档案是在此基础上逐步汇总的配套材料，但它却是短期保管的。凭证期满时的销毁工作，由于其量大，极少能够被逐页鉴定，通常的做法是组织会计人员、档案人员、审计人员共同对到期的会计凭证批量鉴定，如无特殊情况，期满的会计凭证均应销毁。这样容易出现类似案例二中的不足，严重影响了单位的经济利益。
可见，当前会计凭证档案的管理方式给利用、鉴定等工作增加了难度。由于会计档案具有面广量大，专业性强、时效性强等特点，其内容往往涉及到多个方面的工作尤其是经济方面的，一旦销毁则有可能造成往后工作的不便，但又因其时效性强而通常作为短期保管。因此，如何解决以上存在的矛盾，将是档案部门与会计部门应共同协商处理的不足。
三、会计凭证档案管理的倡议
（一）要多角度界定会计凭证档案的保管期限
1、从以人为本的角度国家档案局局长杨冬权同志在党的十七大会议上提出要转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，建立方便广大人民群众的档案利用体系。今天，档案的内涵与外延发生了变化，与人有关的档案材料日显重要。会计凭证内同样包含很多涉及、资金、住房、计划生育等多方面内容，因此；在对会计档案凭证进行价值鉴定时应从以人为本的角度出发。多留意此类信息，并适当延长保管期限。
2、从经济利益的角度会计凭证的产生本身就是以形成单位的经济状况息息相关的，但在判断会计凭证的价值时往往是以时效为原则统一界定保管期限，容易忽略某些在较长时期内仍发挥重要经济依据的会计凭证，因而造成经济受损。有学者提出，在鉴定过程中，需将以下内容抽出继续保存：（1）未了结的债权债务的原始凭证（保存至 结清债权债务时为止）；（2）涉及到林、地、房产的产权转让契约、证券、界线图及有关的货币收入凭证；（3）长期存出保证金的凭证，未履行完的合同及收入凭证；（4）涉及法律诉讼的文件凭证，经济疑案的凭证。因此，从经济利益的角度去看待会计凭证的价值更有利于保护本单位的经济权益，尤其在涉及经济纠纷、技术合作资金等方面的凭证应慎重界定其保管期限。
3、从历史价值的角度财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中所规定的各类会计档案保管期限，主要是从会计档案的使用时效来确定的，并未充分考虑会计档案作为经济活动记录的史料价值。会计凭证档案其内容实际包罗了一个单位各项经济收支的情况，间接反映了与资金有关的历史面貌，特别是单位创建、撤并时的经济往来事项，具有史料参考价值。以我校为例。
由于某些政治理由，1975年到1977年在海南乐东开办了“六二六大学”，学制两年，共有三届毕业生。但在学校文书档案中所保存的不多，除了人事任命外只有在其它文件中可以零星看到。而在某年上报销毁的874册39985页会计凭证档案中。
我们就发现了不少与“六二六大学”相关的凭证，正好补充了该时期的档案内容，成为我校珍贵的历史档案。因此，在看待会计凭证档案时，也应从历史价值的角度出发，尽可能保留更多的历史印记。
（二）加强会计凭证档案的前端制约工作对到期的会计凭证进行鉴定，是销毁前必须要做的工作。
这对档案鉴定人员专业素质与敬业精神提出了很高的要求，需要鉴定人员花大量时间在大量凭证中细心抽出仍需继续保存的凭证及相关文件，再对其进行进一步的整理人卷。这给鉴定人员带来极大的难度和压力。笔者倡议，根据本单位的实际情况，将会计凭证的附件原件抽出作为文书档案保管。会计凭证的附件主要由相关票据、文件、协议等内容组成，多涉及到领导重要批示、、资金往来等信息。以我校为例，在实际工作中，发现经常有利用者来查阅相关的文件原件，但却因为被装订在凭证中，而无从人手，只能找财务人员凭记忆或凭证号进行查找，这大大影响了利用效率。针对此不足，我校档案部门和财务处进行了协商，用盖有档案部门公章的复印件代替原件，作为凭证附件与凭证装订一起，原件作为文书档案保管，其保管期限可按照其价值鉴定为短期、长期、永久等。这样从根本上解决了重要文件作为凭证附件的不足，利用者也可以通过文号、题名、责任者等检索方式较快找到所需文件。
此做法还可减轻了销毁鉴定时的工作量，鉴定人员可直接鉴定凭证，无须再将附件原件抽出。
笔者认为，在开展“两个体系”建设的今天，对档案的收集范围和保管期限应进行多角度深思。在档案的综合管理中，对销毁档案的态度应慎之又慎。在凭证档案的管理上，应该加强会计凭证档案的前端制约，直接将重要价值的文件材料另存。
这样既可减轻鉴定工作的难度，保证了形成单位的经济权益和个人的经济利益。同时，作为史料的重要补充，充实了单位档案全宗的内容。
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参考文献：
[1]葛荷英。档案鉴定理论与策略[M].北京：中国档案出版社，2002年：362—372页
[2] 诤夫。档案事业发展的第四次浪潮—— 关于档案工作服务民生的深思Ⅱ】。山西档案，2008年第1期：25页
关键词：会计凭证档案管理前端制约
会计凭证是会计档案中最早形成的原始材料，是会计账簿、会计报表形成的基础，也是会计工作的原始依据。按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》的规定，凭证类档案的保管期限是10—15年。笔者在实际工作中发现现行会计凭证常用的整理策略及保管期限给日后利用、鉴定工作带来了一定困难，甚至可能影响到形成单位的经济权益。
一、会计凭证的整理及其保管期限
会计凭证是记载经济业务发生，明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。
会计凭证每天都在大量产生。一般情况下，会计人员会将当天经手的凭证进行初步整理，内容包括了凭证及附件，附件一般指相关的票据、文件、协议等，然后每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。在整理装订会计凭证时，通常做法是将有关票据、文件等内容作为凭证的附件装订在一起，其保管期限也随会计凭证为10—15年。利用时则按照档案部门所给的档案号及凭证号进行查阅。
二、会计凭证档案管理中的不足
按照会计凭证的现行整理策略习惯及保管期限的界定，在实际工作中经常出现附件内容查找困难、重要文件随凭证被销毁、销毁前鉴定工作难度大等不足，不单给档案工作者、利用者及会计人员带来不便，更有可能给形成单位带来经济损失。
（一）利用会计凭证档案引起的不足案例一：某厂经查找厂档案室保存的财务档案2001年转账凭证，其后所附协议内容为：“因莱芜兴华分厂长期以来欠莱钢特殊钢厂资金达193万元，经协商将轧机抵账给特殊钢厂，用于小型车间工艺技术改造项目，将其往来账一并冲减。”
（摘自《中国档案报）2009年2月16日《一张会计凭证解决193万元债务纠纷》）。
将有关票据、文件、合同等作为凭证的附件，是会计凭证档案整理中存在的习惯。不少有着领导重要批示、涉及单位或个人利益的重要文件材料与凭证一起保管，在10一l5年后进行销毁。这种情况会造成以下两种不足的出现：一是按照目前从凭证号或档案号查阅凭证的检索方式难以找到所需的文件材料；二是重要文件材料会随凭证仅有10—15年的保管期而过早被销毁。如案例一中所述的协议作为凭证的附件，其保管期限为l5年，但按行政文书管理其应长期保管（50年）。一份文件由于分类不同，导致了保管期限的严重差异。一旦销毁，后果不堪设想。此外，该协议作为凭证附件，仅从凭证号或档案号进行检索，相对于作为文书档案的协议可按照协议号、签署单位、协议题名等检索途径而言，难以被查找利用。
（二）会计凭证档案现行保管期限引起的不足案例二：我校某附属医院在房改时，找不到多年前付给合作建楼方的付款凭证（后在销毁清单中找到该凭证记录）而无法取得产权，只得重新购房解决职工住房不足。损失几百万兀。
会计凭证档案记录着的事件发生的时间、内容、经办人员、批准人员、财务经办人员、时间等主要信息。其原始凭证性最强，是第一手资料。其他会计档案是在此基础上逐步汇总的配套材料，但它却是短期保管的。凭证期满时的销毁工作，由于其量大，极少能够被逐页鉴定，通常的做法是组织会计人员、档案人员、审计人员共同对到期的会计凭证批量鉴定，如无特殊情况，期满的会计凭证均应销毁。这样容易出现类似案例二中的不足，严重影响了单位的经济利益。
可见，当前会计凭证档案的管理方式给利用、鉴定等工作增加了难度。由于会计档案具有面广量大，专业性强、时效性强等特点，其内容往往涉及到多个方面的工作尤其是经济方面的，一旦销毁则有可能造成往后工作的不便，但又因其时效性强而通常作为短期保管。因此，如何解决以上存在的矛盾，将是档案部门与会计部门应共同协商处理的不足。
三、会计凭证档案管理的倡议
（一）要多角度界定会计凭证档案的保管期限
1、从以人为本的角度国家档案局局长杨冬权同志在党的十七大会议上提出要转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，建立方便广大人民群众的档案利用体系。今天，档案的内涵与外延发生了变化，与人有关的档案材料日显重要。会计凭证内同样包含很多涉及、资金、住房、计划生育等多方面内容，因此；在对会计档案凭证进行价值鉴定时应从以人为本的角度出发。多留意此类信息，并适当延长保管期限。
2、从经济利益的角度会计凭证的产生本身就是以形成单位的经济状况息息相关的，但在判断会计凭证的价值时往往是以时效为原则统一界定保管期限，容易忽略某些在较长时期内仍发挥重要经济依据的会计凭证，因而造成经济受损。有学者提出，在鉴定过程中，需将以下内容抽出继续保存：（1）未了结的债权债务的原始凭证（保存至 结清债权债务时为止）；（2）涉及到林、地、房产的产权转让契约、证券、界线图及有关的货币收入凭证；（3）长期存出保证金的凭证，未履行完的合同及收入凭证；（4）涉及法律诉讼的文件凭证，经济疑案的凭证。因此，从经济利益的角度去看待会计凭证的价值更有利于保护本单位的经济权益，尤其在涉及经济纠纷、技术合作资金等方面的凭证应慎重界定其保管期限。
3、从历史价值的角度财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中所规定的各类会计档案保管期限，主要是从会计档案的使用时效来确定的，并未充分考虑会计档案作为经济活动记录的史料价值。会计凭证档案其内容实际包罗了一个单位各项经济收支的情况，间接反映了与资金有关的历史面貌，特别是单位创建、撤并时的经济往来事项，具有史料参考价值。以我校为例。
由于某些政治理由，1975年到1977年在海南乐东开办了“六二六大学”，学制两年，共有三届毕业生。但在学校文书档案中所保存的不多，除了人事任命外只有在其它文件中可以零星看到。而在某年上报销毁的874册39985页会计凭证档案中。
我们就发现了不少与“六二六大学”相关的凭证，正好补充了该时期的档案内容，成为我校珍贵的历史档案。因此，在看待会计凭证档案时，也应从历史价值的角度出发，尽可能保留更多的历史印记。
（二）加强会计凭证档案的前端制约工作对到期的会计凭证进行鉴定，是销毁前必须要做的工作。
这对档案鉴定人员专业素质与敬业精神提出了很高的要求，需要鉴定人员花大量时间在大量凭证中细心抽出仍需继续保存的凭证及相关文件，再对其进行进一步的整理人卷。这给鉴定人员带来极大的难度和压力。笔者倡议，根据本单位的实际情况，将会计凭证的附件原件抽出作为文书档案保管。会计凭证的附件主要由相关票据、文件、协议等内容组成，多涉及到领导重要批示、、资金往来等信息。以我校为例，在实际工作中，发现经常有利用者来查阅相关的文件原件，但却因为被装订在凭证中，而无从人手，只能找财务人员凭记忆或凭证号进行查找，这大大影响了利用效率。针对此不足，我校档案部门和财务处进行了协商，用盖有档案部门公章的复印件代替原件，作为凭证附件与凭证装订一起，原件作为文书档案保管，其保管期限可按照其价值鉴定为短期、长期、永久等。这样从根本上解决了重要文件作为凭证附件的不足，利用者也可以通过文号、题名、责任者等检索方式较快找到所需文件。
此做法还可减轻了销毁鉴定时的工作量，鉴定人员可直接鉴定凭证，无须再将附件原件抽出。
笔者认为，在开展“两个体系”建设的今天，对档案的收集范围和保管期限应进行多角度深思。在档案的综合管理中，对销毁档案的态度应慎之又慎。在凭证档案的管理上，应该加强会计凭证档案的前端制约，直接将重要价值的文件材料另存。
这样既可减轻鉴定工作的难度，保证了形成单位的经济权益和个人的经济利益。同时，作为史料的重要补充，充实了单位档案全宗的内容。
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参考文献：
[1]葛荷英。档案鉴定理论与策略[M].北京：中国档案出版社，2002年：362—372页
[2] 诤夫。档案事业发展的第四次浪潮—— 关于档案工作服务民生的深思Ⅱ】。山西档案，2008年第1期：25页