小企业内部会计制约存在理由与对策

引言：我自1996年参加工作以来，一直从事企业会计及审计工作，接触的小企业居多，小企业的内部管理可以说不容乐观，“得控则强、失控则弱、无控则乱”，而企业内部会计制约是企业管理中重要的一环。内部会计制约贯穿于企业经营管理活动的各个方面，只要企业存在经济活动和经营管理，就需要加强内部会计制约，建立相应的内部会计制约制度。

一、内部会计制约的定义及其必要性

1、内部会计制约的定义

内部会计制约是指单位为了提高会计信息质量, 保护资产的安全、完整, 确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行和实施的一系列制约策略、措施和程序。
内部制约是企业为规范企业会计行为，保证会计资料的准确性和可靠性，提高企业会计信息质量，保护企业资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列制约策略措施和程序，目前许多大型企业已经认识到了内部会计制约的重要性，并着手内部制约的规范性建设。但大多数小企业对内部制约的认识还比较模糊，再加上小企业治理结构上的先天不足以及组织结构和人员素质等方面的理由，致使我国小企业内部会计制约普遍薄弱。

2、完善小企业内部会计制约的必要性及其意义

完善企业的内部会计制约对保证组织机构经济活动的正常运行，保护企业资产的安全、完整与有效运用，提高经济核算的正确性与可靠性，推动与考核企业单位各项方针、政策的贯彻执行，评价企业的经济效益，提高企业经营管理水平，保证企业持续稳定健康发展起到不可忽视的作用。内部会计制约贯穿于企业经营管理活动的各个方面，只要企业存在经济活动和经营管理，就需要加强内部会计制约，建立相应的内部会计制约制度。
内部会计制约是我国市场经济发展日益成熟的要求，我国的市场经济体制逐渐发展完善，企业作为市场中的细胞，在市场竞争中发展壮大。加入世贸组织后，我国的企业面临国外企业的激烈竞争和强有力的挑战。如果小企业仍然制约松弛，那就会自掘坟墓，自我淘汰。因此，建立科学的内部会计制约，以适应市场经济的发展，更积极地参与到市场竞争中去，达到企业的经营目的。另外内部会计制约也是维护市场经济秩序的需要，内部会计制约能够规范企业会计行为，同时监督企业其他业务行为和工作人员行为，并能确保国家法律法规和内部规章制度的贯彻执行，使企业的各项经营活动在符合市场要求下进行，更有利于市场向规范化发展。这样形成良性循环，保证了企业正常运营。

二、小企业内部会计制约存在的不足

目前小企业的内部会计制约普遍存在着比较严重的不足，这些不足主要表现在以下几个方面：

1、会计信息失真：

可以说目前的小企业十之都存在不同程度的会计失真，主要由于内部会计制约不健全及执行不够，如“厂长成本”、“经理成本”仍在小企业中存在；乱提费用也是其中突出的一个不足，使得中小企业的会计信息严重失真。会计凭证的填制缺乏合理有效的原始凭证的支持；捏造会计事实、篡改会计数据，设置账外账，乱挤乱摊成本，隐瞒或虚报收入和利润；资产不清、债务不实、乱提费用等等。企业单位负责人的约束机制不建全，阻碍了会计的有效监督。目前，在一些单位中企业管理者为了追求自身短期利益最大化，指使、授权会计机构、会计人员做假帐，伪造会计凭证，违法会计事项，从而使得会计工作受制于管理当局，不能独立行使其监督职能，破坏了正常的会计工作。会计信息的失真，不仅造成了国家宏观经济政策制定缺乏依据，干扰国家宏观调控和市场经济秩序也造成了国家税收大量流失，使国家财政收入锐减。另一方面，使会计工作在社会上造成了许多负面影响，甚至社会上有这样的说法“不会做假账的会计就不是好会计”。从监管的角度来讲，小企业由于不接受社会审计，主管部门是其唯一的监督机构，而主管部门与中小企业存在千丝万缕的联系，往往从自身的利益出发，采取保护主义，不能进行有效的监督。这些主观和客观的理由造成了会计信息的质量极低。

2、家族式家长制现象普遍

小企业中的个体私营企业和乡镇企业中不少带有较强的家族式色彩，各部门的管理人员和关键岗位的职工往往是企业主的亲戚或同乡，很可能造成任人唯亲，部分人员凭借其特殊的身份破坏制订的规章制度，对企业管理不利，易造成混乱。由于人员的聘用不是按照择优任用的原则，制度不能自上而下彻底执行，因此不能充分发挥制约者和被制约者的主动性、积极性和创造性，从而影响内部制约的效果。还可能缺乏有效的规划、设计和制约，影响了企业的经营效率和发展。如一家私人企业，家族式管理严重：父亲是董事长，儿子是总经理，儿媳妇管会计，但其对会计业务根本不熟悉，兄弟管供销……。主要理由是规模小，雇工少，还没有到家庭成员管不过来的地步，他们总觉得企业是自己家的，企业的事是家里的事，自己家的人来管放心。结果使该企业的内部会计制约混乱，财产物资管理漏洞百出，账簿资料记录不规范，最后，使该企业的经营管理陷入困境。

3、会计人员综合素质不高，职业道德观念有待加强，会计机构设置简单。

小企业一般将他们的主要精力集中在销售和市场的经营方面，基于成本效益原则的考虑，没有像大中型企业一样建立完善的管理组织，会计人员少，有的甚至就没有专职的会计人员。而且，小企业的会计人员素质普遍偏低，他们对《企业会计制度》中的复杂的计算策略很难完全掌握，甚至有的会计人员没有会计从业资格证书，不具备最基本的会计技能，这样，账务记录可能不规范，或者说不健全，财务报表的真实性和完整性存在较大风险。当前在小企业中，有的会计人员在业务发生时，任意编造会计科目或混淆科目之间的关系，有的会计人员将费用乱分摊，甚至故意扭曲会计记录所应反映的经济业务。理由一方面在于制度理由，例如，由于缺乏计量制度，不定期将账面上的产成品的数量与库存产成品进行账实核对，造成产成品的流失。由于没有应收账款的监管制度，应收账款发生短失；另一方面在于人员理由，小企业会计人员的素质较为低下，会计核算容易出现不足，而企业的领导人由于没有被审计的压力，也不重视会计核算质量，导致无人对会计工作质量负责的现象。再者，会计人员的监督意识不强，法制观念淡薄，缺乏职业风险意识，职业判断能力弱，自我管制能力差，惟命是从，在权大于法的思想支配下，有意，使得会计信息失真在所难免。

4、管理失控，导致费用失控，潜亏增加，企业内外部监督乏力

由于某些内部制约制度设置不合理或不到位，内制约度形同虚设，发挥不了应有的作用；小企业常常喜欢以人管人，而不是以制度管人，引起不必要的内部摩擦，且不利于提高管理效果。例如一家企业设有食堂，菜买负责每天的粮食蔬菜采购，将每天的单据交与财务，其中采购物品的验收核对及采购询价未制定相关的制约制度，财务主管对菜买报来的单据表示质疑，遂于菜买发生争执，在企业中影响非常不好。小企业内外部监督相当乏力，对企业的审计监督是加强内部会计制约的必要手段。目前仍有一些企业未建立内部审计机构，或内部审计人员隶属会计部门，内部审计制度不健全、业务不规范、内部监督作用未能充分发挥；据统计有 70％企业的年度财务报表没有经过注册会计师审计。没有经过审计的会计报表，企业的财务成果的真实性和可信度就大打折扣．不可避开会有会计信息失真现象的存在。可能会存在资产不实、债务不清、设置账外账、隐瞒或虚报收入和利润等情况；甚至可能有违法违纪现象发生。

三、完善小企业内部会计制约的措施

(一)设立小企业内部会计制约制度应遵循以下原则：

1、成本效益考虑到小企业受经营规模、财力、人力、经验等因素的限制，小企业内部会计制约的任何分工、审核、制衡，都必须考虑是否符合成本效益原则，如果分工和制衡的成本高于其效益，则不应当采用该项制约。断定一项制约是否有效，应当站在企业整体利益的角度上考虑。尽管一些制约策略会影响工作效率，但对整个企业来讲，如果不采用，可能对企业造成更大的损失，则仍应实施该项制约。
2、突出重点、分清主次 针对小企业的薄弱环节、对企业成败有直接影响的方面，如影响盈亏、成本的重要事项，应严格制约；次要的事项，根据中小企业的能力限制，可简单制约或不制约。
3、灵活多变 内部会计制约制度应随着小企业内外环境的变化而变化。因此，企业应当及时发现所存在的缺陷，并采取措施予以补救。
4、因地制宜 小企业行业分布广，各有特点，在制定内部制约制度时，不能照搬大企业的做法，而应当根据本企业业务、规模等特点，制定适合本企业情况的制约制度。

(二)完善小企业内部会计制约的具体措施

下面对在小企业中容易出现不足的方面如何完善内部会计制约谈一下我的看法：
1. 财务人员不仅应对企业的业务特点及相关业务程序有所了解，还应该加强思想政治素质的提高
作为一名财务人员，不仅要精通业务知识，还能够深入业务实质了解情况，掌握第一手资料。在接触的有些企业会计中，当问及有关业务情况时，经常会说不了解业务情况。当然理由是多方面的，但是只有对企业业务过程有所了解，才能恰当的反映业务情况，使核算趋于真实。如果我们只是靠报送来的单据资料，那么核算工作很容易脱离实际，而且很难发现不足。针对会计人员技术水平低的状况，企业要经常组织学习和培训，不断提高内部会计制约人员的专业技能，适时进行知识更新。如：鼓励会计人员接受函授、远程教育，对会计人员进行阶段考核，竞争上岗。提高会计人员素质，还应从政治素质方面来考虑。要加大执法力度，提高全社会会计人员的守法意识，对会计人员的违法行为要从严查处，同时也要加强小企业的管理者的法律观念；完善企业的管理制度，使会计人员在工作中坚持客观、公正、严谨的态度，增强他们的岗位责任感，并且鼓励他们发挥主观能动性，提出好的意见，得出真实有用的会计信息使内部会计制约更有效。

2. 明确职责分工和业务处理程序策略

明确职责才能权力到人，责任到人，每人才能各司其职，才能发挥其主动性，增强其责任感，合理的职责分工是能够使企业工作有条不紊进行的基础。为达到会计制约的目的，根据小型企业的特点，会计核算宜采用集中核算的方式，即由会计机构统一。一般可设会计主管兼总账会计、明细账会计兼稽核、出纳三个岗位。在国民经济中小企业具有行业分布广的特点，每一行业都有其独有的特点，每一个企业也都有其独有的特点，小企业应根据自身的特点，找出重要环节，建立相互协调、相互制约、适合自已的、行之有效的内部会计制约程序，使工作有章可循，避开和减少经营、财务差错。另外，在工作中适时对内部会计制约系统不恰当之处进行修改、完善，最大程度地发挥其制约功能。

3. 明确资产记录与保管的分工。

规定管钱、管物、管帐人员的相互制约关系，目的是保护资产的安全完整。如出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务帐目的登记工作；银行票据的签发印鉴，必须有两人分别掌管；向银行提取较大数额时，必须由两人以上，对领款、点验安全入库的全过程共同负责；另外，收付的复核制，物资收发的复秤制、复点制等，也都是防错防弊的有效内部制约制度。

4、货币资金的内部会计制约

货币资金是指单位在生产经营和组织经济业务中, 处于货币形态的资产, 具体表现为库存、银行存款和其他货币资金。 单位的收支、偿债和日常业务等都需要保证一定的货币资金存量，且货币资金很容易被侵吞占用，因此应加强对货币资金管理，合理利用货币资金。
小企业应该做到日清月结，收入与支出严格分开，每月与银行对账，每日编制日报表，定期编制银行存款余额调节表；严禁白条抵库；严格支出的使用范围；规定限额以上的采用支票转账等。
小企业还应通过流量预算管理来实现流量制约，即要求企业加强预算编制、执行、浅析浅析、考核等环节的管理，坚持“以收定支，与成本费用匹配”的原则，防止企业的费用支出失控，明确预算项目、建立预算标准，规范预算的编制、审定、下达和执行程序。同时，根据年度流量预算制定出分时段的动态预算，对日常流量进行动态制约，及时发现和制约预算差异，采取改善措施，确保预算的执行，实施预算资金审批制度。
另外，当前各企业所面临的共同不足，即是资金紧张不足。如何筹措资金，把有限的资金运用到企业生产经营最关键的环节上，是考核企业财务负责人当家理财本领的最好课题。及时清理欠款，充分利用商业信用，充分利用票据背书，利用银行信用，都是缓解资金紧张的途径。

5、 实物资产的内部会计制约

实物资产包括企业的资产、物资以及会计资料等。实物制约是指为保护各种实物的安全完整，防止舞弊行为而进行的制约。主要包括限制接近、实物保护和实物清查。
⑴建立定期盘点制度。小企业应采取定期盘点制度，对各项资产进行定期盘点清查，清楚掌握各项资产的实存数量，查明有无短缺、丢失、毁损或未入账的实物资产，保证账实相符，对盘盈、盘亏、毁损的实物资产，应及时查明理由，并报告主管人员，及时进行处理。
⑵限制接近。实物的限制接近是减少实物被盗或毁损机会、划分责任、保护实物实体的重要措施。小企业要严格制约对实物资产及实物资产相关文件的接触人员，根据各种实物的性质和管理特点，合理确定允许接近的人员，并对限制接近的遵守情况进行严格的检查监督。实物资产只有经过授权批准的人员才能接触和使用：仓库仅限于仓库保管员，只有经过批准才能进入，非批准人员和非工作人员不能进入；、银行存款、有价证券等仅限于专职的收银、出纳人员，出纳人员要严格按照有关货币资金管理的规定保管和使用，除出纳人员外，其他人员限制接触；货币资金并与有关账簿记录人员相分离，查看会计资料仅限于经批准的有关人员，其他无关人员未经批准不得随意接近和查看，以免发生篡改、销毁等事件。
⑶实物保护。实物保护是指为使实物免遭盗窃、损伤及其他意外损害，确保实物的完整性而采取的各种措施。一般来说，应对各种安全防范措施定期检查，消除隐患，减少实物受损机会。

6、应收账款的制约

小企业的资金规模较小，资金周转率较低，因此小企业应建立完整的应收账款核算体系，财务核算准确详实，债权债务关系明确，并且真实完整。同时必须制定相应信用政策评价客户资信程度，从而选择资信、信誉良好的客户，而拒绝那些资信、信誉较差的客户。落实专人专职负责应收账款的催收工作，加强应收账款的催收力度，提高资金周转率。在实践中这样一家企业应收账款催收工作值得我们借鉴：该企业为一家商业企业，货款的收回工作主要由销售人员来做，为了鼓励销售人员多回现款，制约应收帐款额度的增大，对销售部门制定了一系列大包干政策，以实际回款为提奖标准，上不封顶，下不保底，八仙过海各显其能，执行起来效果不错，销售人员积极主动摧收货款，不仅缓解了资金紧张的压力，而且还清理了一些长期欠款。

7、采购与付款业务的内部会计制约

对于小企业的采购业务，要规定权限，严格制约验收环节，制定实物资产的保管制度，建立询价、采购、验收、付款的程序；询价人员应与采购人员不能为同一人，采购人员与验收人员不能为同一人，验收人员与付款人员不能为同一人，那环环紧扣，各司其职，各负其责。具体的注意事项为：（1）货物的采购，必须与供应单位签订合同，会计部门要参加合同的签订工作，收货部门要严格按合同规定的数量、品种、质量进行验收，货物采购的申请、采购、验收、付款、记账，必须由不同的人员担任。采购人员只能在批准的采购计划内就货物的名称、数量、规格进行采购，不得擅自转变采购的内容；(2)加强采购过程货款结算的管理。货物及其他费用必须与合同复核无误、凭证齐全后才可结算，支付货款，货款必须通过转账、结算，不得以任何借口违反结算规定支付或支票；(3)购货以外增加购货成本的各种费用、损失、如装卸、搬运费以及在途损耗，必须经过会计部门的凭证审查和损耗理由浅析浅析，确定其合理性和真实准确性。
8、成本费用的内部会计制约
小企业一般都是经营品种单一，利润不高，如果成本费用得不到有效的制约，无异于雪上加霜。那么，企业对成本费用的制约，首先观念应当转变，要走出裁员、削减工资才是成本有效降低的有效途径的误区。可以建立预算体系，让全员参与，自下而上，自上而下，建立费用定额。建立严格的费用报销制度，各级领导的签字权利金额范围，严格制约费用报销内容。对于成本费用制约责任下达到每个部门，由部门经理负起责任，制定奖惩措施，发挥大家的能动作用。对于差旅费可以实行包干制，制定合理的差费补助定额，将一些杂费一起包干，不令报销。对于业务招待费，制定标准及申请制度，对于设有食堂的企业，可以让一般来客就餐一律在食堂，并规定就餐标准、陪客标准。
9、会计核算方面的内控方面力求简单化
由于小企业自身规模小，经济业务量也少，在会计核算中也应该遵循从简的原则，核算策略单一化，便于使用。目前的《企业会计制度》和各项具体会计准则对各项业务大都规定了多种核算策略，可供企业自己选择其中之一。如存货发出的计价策略，对于小企业来说，可以根据不同行业制定不同的策略，在同一行业中，则只采用一种策略，这样可以简化会计核算。一般来说，小企业的流量较少，出于重要性原则，可以不编制流量表，如法国对于小企业就不要求提供流量。但是不能一概而论，如果企业的年流量超出了一定范围，为了准确的反映企业的经营状况，应该要求企业编制流量表。会计核算工具作具体说来，应注意：(1)原始凭证、记帐凭证审核制度。 所有的会计凭证须经过审核方能款项支付。会计人员在编制会计分录的同时，对原始凭证是否真实、合法、准确、完整进行审核。对于被认为属于违反国家统一会计制度和财务制度的收支不予受理，对不完整的凭证要求更正和补充，应根据审核无误的原始凭证编制记账凭证。(2)财务预算、会计帐薄。财务报告复核制度。企业应由专职或人员进行复核，账薄复核一般由总帐人员兼办，规定未经审核的预算、报表不得对外报出，保证客观、真实地反映企业的财务状况。(3)加强财产物资的稽核制度。会计部门应设置专职稽核人员，负责对流动资产、固定资产的定期审核。稽核时，需对各类财产物资的数量、金额、帐、卡、单进行核对，必要时对财产物资进行清查盘点，对收付凭证是否完整进行核对，发现不足要督促财产、物资归口管理部门及时处理。
10、加强企业预算制约
全面预算是企业为达到既定目标编制的经营、资本与资金、财务等年度收支总体计划。从某种意义上讲，全面预算也是对企业经济业务规划的授权批准，它比“一支笔审批”更具有优越性。首先，加强预算制约符合权责对等原则，有利于取得更好的制约效果。如费用制约，全面预算中已明确下达了各部门的费用指标，毫无疑问完成部门费用指标是该部门的责任，既然部门承担了费用制约的责任，它就应当享有费用审批的权利。然而现实生活小企业把费用的审批权大多赋予企业的主要领导人，在这种情况下费用失控该由谁负责呢? 其次，加强预算制约有利于保持内部制约的严肃性，避开审批人员主观影响及执行人员不能完成责任的借口影响。预算是集体决策的结果，其一经下达必须执行，任何个人都无权修改它，即使企业生产经营的实际情况发生变化，也只有企业管理人员集体决策才能修改 正是预算的这种严肃性，才可以打消执行人员找借口的惰性，保证制约的有效性。当然强调预算制约，并不是完全否认审批制约，因为授权审批本身有一般授权审批与特殊授权审批两种，预算制约属于一般授权审批的范畴，而对于那些例外业务仍应由领导人员审批。
总之，目前的企业由于各种理由内部会计制约方面还存在着较多的不足，但是只要认真浅析浅析存在的各种不足，找准解决不足的措施，结合企业的实际情况，就能不断提高企业的内部会计制约水平。小企业应该更加注重和加强企业的内部会计制约制度的建立和健全，要统一思想认识，改善制约环境。对内部会计制约存在的不足，应该积极采取各种有效措不断完善，浅析浅析理由，总结经验，结合自身特点来开展工作，才能真正发挥内部会计制约的作用，提高企业的管理水平，推进企业的发展，实现企业增效、社会增利的目标。