会计电算化条件下内部制约浅析

当前位置: 大雅查重 - 范文 更新时间:2024-03-04 版权:用户投稿原创标记本站原创
摘要:
随着电子技术的进一步发展,会计电算化已在各个企业普及开来。财政部也颁布了《内部会计制约规范——基本规范(试行)》,并指出:“电子信息技术制约要求运用电子信息技术手段建立内部会计制约系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计制约的有效实施。”会计电算化后给企业的内部制约带来了新的挑战,本文就如何建立一整套适合电算化会计系统的内部制约制度进行了简单探讨。

关键词:会计电算化;内部制约;职责分工

会计电算化是以电子计算机技术为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。基于它本身的特点,与手工会计相比,具有运算速度快、存储容量大、高度数据共享、检索查询速度快捷、制作报表容易、数据浅析浅析准确等特点。它的使用,可以节约会计人员的大量人力、物力和时间。制约与会计是不可分割的。内部制约是单位在会计工作中为维护会计数据的可靠性、业务经营的有效性和财产完整性而制定的各项规章制度、组织措施管理策略、业务处理手续等制约措施的总称。

一、会计电算化对内部制约的影响

会计电算化使传统的会计系统组织机构、会计核算形式及内部制约制度等发生了很大变化,其中对内部制约制度的影响最为明显。主要表现在以下几个方面:

1.制约对象发生转变。

电算化条件下,内部制约的制约对象由对人的制约为主转变为对人、机的制约。在一项交易发生时,有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机,并由计算机自动记录,原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分取消,原来在核算过程中所需要履行的程序,有相当一部分变为由计算机自动完成。

2.制约方式发生转变。

会计电算化条件下,内部制约的制约方式发生转变,由单一制度制约转为程序制约和制度制约。手工会计系统中,内部制约的方式主要是人员的内部牵制制度。电算化会计系统下会计和财务的业务处理策略和处理程序发生了很大变化,会计凭证和报表的生成方式、会计信息储存方式和储存媒介也发生了很大变化。因此,电算化会计系统下的内部制约重点由对人的制约为主转变为对人机制约并重。

3.安全制约的难度加大。

电算化条件下,安全制约的难度加大。首先,原始凭证数字化使数据容易涂改。数据库技术的提高使得各种数据高度集中,存储方式是信息转化为数字形式存储在介质上。因此,在技术上对电子数据的非法修改可做到不留痕迹,这样就很难辨别哪一个是业务记录的原件。其次,?难免受非法侵扰。网络是一个开放的环境,在这个环境中一切信息在理论上都是可以被访问到的,除非它们在物理上断开连接。因此,网络下的会计信息系统难免遭受非法访问甚至或病毒的侵扰。

二、会计电算化系统下内部制约面临的不足

1.系统的设计和使用不当。

首先,目前,在我国许多电算化会计系统是用户单位的财务人员和协作单位的计算机人员合作开发的,这就存在着开发和使用脱节的不足,使得设计出来的系统存在许多不足,不能反映企业的实际情况。

其次,随着电算化水平的提高和系统功能的强大,对计算机知识水平和操作能力的要求越来越高,在岗的财务人员虽然经过一系列计算机和电算化的培训,但与实际操作水平还有一定差距,这在一定程度也限制了ERP的推广与应用。

2.会计信息系统的安全性风险。

安全性风险主要有以下几种情况:统被非法窃取和盗用,会计人员甚至有的外部人员未经授权浏览、修改甚至破坏会计资料,舞弊的手段更加隐蔽;由于计算机硬件系统存在物理性,一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为理由将导致会计数据的丢失,导致数据处理的不准确;存储数据的磁盘、磁带等,经过修改、擦除和拷贝均不留痕迹同时这些磁性物质容易损坏,导致会计信息的丢失。

3.会计信息系统使得内部稽核和审计的难度加大。

如果要对公司的信息系统进行审核,则必须考虑以下事项:是否使公司机密内部资料暴露和泄密,伤害公司的竞争能力,使公司蒙受不必要的损失;对会计系统进行审核,审核人员不仅要精通会计知识还需要对所要审核会计信息系统比较了解和具备处理复杂电脑数据的能力,为此进行的培训大幅增加了审核所需的时间和成本。

三、如何在会计电算化下加强内部制约

(一)电算化下会计处理操作程序的具体制约为了保证信息处理质量,减少产生差错和事故的概率,应制定严格的操作规程。操作规程主要指计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求,包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等。其内容主要包括:

1.各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证;2.数据录入员对输人数据有疑问,应及时核对,不能擅自修改;3.发生输入内容有误的,需按系统提供的功能加以改正,如编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正;4.开机后,操作人员不能擅自离开工作现场;5.要做好日备份数据,同时还要有周备份、月备份。

当然,这些制度还必须随着企业经营的变化而不断修改完善。只有通过完备详尽的制度才能减少错误的发生,从源头上确保会计信息的真实性和可靠性。

(二)电算化下会计处理如何利用职责分工进行管理制约职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分离。会计核算软件正式投入使用后,原有会计机构必须做相应调整,对各类人员制定岗位责任制度。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括:会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位;电算化会计岗位包括:直接管理、操作、维修计算机及会计软件系统等工作岗位。机构调整必须同组织制约相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为。如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等。

不相容职责的恰当分离可以为避开单独一人从事和隐瞒违法行为提供合理的保证。也可以考虑增加施行违法行为的难度,增加被逮住或结果失败的可能性,并加大对此类行为的惩罚力度。

(三)电算化下如何加强账套的系统安全加强账套系统安全制约主要应从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源 保护程序和数据的安全,减少因外界因素导致计算机故障等方面人手。主要的制约措施包括:1.订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑;2.设置操作权限限制;3.操作人员身份的制约,规定交接班手续和登记运行13志;4.数据存储和处理相隔离,严格制约系统软件的安装与修改,对系统软件进行定期的预防性检查,系统被破坏时,要求系统软件具备紧急响应、强制备份、快速重构和快速恢复的功能。

(四)电算化下如何加强内部审计内部审计既是公司、企业内部制约系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。加强内部审计能检查出发生的错误,打消或犯罪的意图。内审人员应定期规则地检查与计算机有关的制约目标、过程以及遵照情况,核实数据和程序的完整性。

对会计资料定期进行审计,审查电算化会计账务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核费用签字是否符合有关内制约度,凭证附件是否规范完整等;审查电子数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。

(五)电算化会计档案管理工作在实行会计电算化之后,随着存储介质的转变,对会计档案管理的要求也比较严格。同时,对会计档案的概念也就有所发展。在会计电算化情况下,除了打印输出的账、证、表以外,整个系统开发形成的全套文档资料都属于会计档案的范畴。另外,对存有会计数据的有关介质也应妥善保管

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