探索如何科学管理会计裆案
本站原创 会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的， 并按照统一规律保存起米备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印flJ来的 账凭证、会计账簿、会计报表等。会计档案是记录不11反映经济业务活动、财务收支状况及结果的重要史料和 据．是介业档案管理的重要组成部分，存会计 作干ll经济管理 作中具有重要作用。
按照《会汁 案锊理办法》的规定，会计梢案的保管由梢案负 ，I nf会汁档案的使用则主要由财务会计部门完成 ，? 丁 位规模、组织结构和人员素质的差异，许多 化 会汁档案收集归档_r作中存在一些不足．如有 单f 能及时装汀会计凭证，而是随意放置；装汀会计凭 装汀不规范，活页账簿装订时无封面．不按规定编灯页码装汀成册，会计报表各月份分散存放。未按要求按月装i：f；会计档案立卷时不按保管期限分别 泣卷 档： 会计档案不能及时归档，甚至还fl：现财务会计部长期占用会计梢案的现象。
因此．如何科学管理好会计档案，是摆在档案管理人员面前的一个亟待解决的不足。
1．加大收集归梢力度。会计档案归梢要在会计年度终了后，由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管。会计部门文件的收集整理归档，对档案部门会计档案的管理有着直接的影响． 会计文件的齐全、完整直接关系到会计档案的质量。财务会计部门应按照规定整理好会计档案，全部移交给档案部门，不能自行封包保存。档案部门在接收会计档案时，原则上应当保持原卷(宗)册的封装，个别需要拆封重新整理的．应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以保证组卷科学。
2．规范整理、科学立卷。《会计档案管理办法》规定：“ 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷 装订成册，编制会H-档案保管清册。”遵循会计档案材料的形成规律。坚持实行业务部门立卷的原则，由会计机构进行归档前的立卷和整理工作， 能更好保证会计档案的收集完整和保持档案之间的关系。做到准确立卷。首先，做好会计凭证立卷。会计凭证包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。在每月人账后，按凭证编号顺序排列，装订成册．装订要整齐结实、美观。用文字按项目逐一填列凭证封面和案卷目录。案卷目录一式二份，一份交档案部门．一份财务人员自存。案卷编号按历年编制流水号．编至档案目录装满后方能断号。启用第二本档案目录时再从1号开始编写。案卷套盒存放好后，要填盖好案卷盒封面，案卷排列从左至右、从上至下装箱。其次．做好会计账簿立卷。要按照会计年度和会计账簿种类分别组卷。每年结束使用之后，按账簿名称分类，一种账簿立一卷，在账簿右上角贴上账簿标签卡。每个案卷内的纸张要用号码机编盖页号(空白页不能编号)，填盖案卷目录一式二份。如果账簿是活页的，应将原封面去掉，再以三孔装订，然后用白纸(或牛皮纸)作封面。账簿案卷编号，应按出纳账、总账、明细账、辅助账各编流水号。当年号要接上上年流水号．然后填盖卷盒和账簿卡，装箱时按从左至右顺序排列。再次，做好会计报表立卷。首先要按会计年度组卷，不同年度的不要混杂组卷。其次要区别不同的保管期限。年度财务报表的保管期限是永久，要与月度财务报表、季度财务报表分开组卷。财务报表是由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成的，组卷时不要分开。财务报表案卷的卷首加“卷内目录”。卷内目录一式三份，一份装案卷首页，另两份同案卷目录装订成两本档案目录册，作查找索引。永久保管的财务报表案卷要在封底前加填“备考表”。案卷以 孔装订，装订要整齐、牢固、美观。装订后填案卷封面，加盖案卷流水号(即当年的案卷号)，和上一年案卷号衔接上．一直编至档案目录册满后方断号。然后按永久、短期两种不同案卷，分别装盒。立卷的会计资料在本部门保存一年后移交本单位档案管理机构。
3．准确划定会计档案保管期限。会计档案的保管期限原则上按《会计档案管理办法》等有关规定执行。
凡是在本单位会计核算中形成的记录和反映会计核算的．对工作总结和考查及研究经济活动有长远利用价值的会计资料作为永久保存。属于定期保管期限的档案如因特殊需要，可以延长保管期限。会计凭证保管期限：涉及外事材料为永久保管；关于地产权、房产权、林产的契约、证券图纸等有关货币收支凭证应需要单独立卷保管的为永久保管；建设银行凭证及附件保管25年：一般凭证保管l5年。账簿保管期限：预算会计的出纳账、银行存款账保管25年；总账保管l5年；明细账保管15年；辅助账保管1O年。会计报表保管期限：年终报表、各单位年度预决算报表永久保管：汇总报表及需要说明、浅析浅析的文字材料永久保管；月报、季报保管15年：基层报表保管3年至5年。工资表保管期限：工资发放名册、卡片保管25年；工资转移、证明、通知存根保管25年；各种奖金发放名册、卡片保管25年。综合管理材料保管期限：上级有关财务会计工作的文件永久保管； 本单位财务管理规定、计划、总结、请示、批复永久保管；会计档案移交保管、销毁清册永久保管；本单位基金、管理工作文件和有关财务管理方面的其他文件材料短期保管。属于凭证、账簿、报表、工资表和综合性文字材料永久和短期保管的必须分开立卷， 同属类又同保管期限的案卷，可同盒存放。
4．严格调阅手续。调阅时，要严格手续。本单位人员调阅，要经会计主管人员同意；外单位人员借阅，要有调阅单位的正式介绍信，并注明调阅会计档案的内容。经单位领导人和会计主管人员批准后，调阅手续。在调阅过程中， 只能调阅与所需内容有关的资料，无关的资料不予调阅。原则上档案原件不得借出，也不得拆散原卷f宗1册。外单位调阅会计档案要抄录和复制的。由会计主管人员签署意见，经本单位领导批准。如有特殊需要，经本单位负责人批准后，提供查阅或者复制，并登记手续。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度，为会计档案的利用提供依据。
5．健全销毁制度。会计档案保管期满，需要销毁时． 应由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，经严格审查后，编制会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁：企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。
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按照《会汁 案锊理办法》的规定，会计梢案的保管由梢案负 ，I nf会汁档案的使用则主要由财务会计部门完成 ，? 丁 位规模、组织结构和人员素质的差异，许多 化 会汁档案收集归档_r作中存在一些不足．如有 单f 能及时装汀会计凭证，而是随意放置；装汀会计凭 装汀不规范，活页账簿装订时无封面．不按规定编灯页码装汀成册，会计报表各月份分散存放。未按要求按月装i：f；会计档案立卷时不按保管期限分别 泣卷 档： 会计档案不能及时归档，甚至还fl：现财务会计部长期占用会计梢案的现象。
因此．如何科学管理好会计档案，是摆在档案管理人员面前的一个亟待解决的不足。
1．加大收集归梢力度。会计档案归梢要在会计年度终了后，由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管。会计部门文件的收集整理归档，对档案部门会计档案的管理有着直接的影响． 会计文件的齐全、完整直接关系到会计档案的质量。财务会计部门应按照规定整理好会计档案，全部移交给档案部门，不能自行封包保存。档案部门在接收会计档案时，原则上应当保持原卷(宗)册的封装，个别需要拆封重新整理的．应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以保证组卷科学。
2．规范整理、科学立卷。《会计档案管理办法》规定：“ 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷 装订成册，编制会H-档案保管清册。”遵循会计档案材料的形成规律。坚持实行业务部门立卷的原则，由会计机构进行归档前的立卷和整理工作， 能更好保证会计档案的收集完整和保持档案之间的关系。做到准确立卷。首先，做好会计凭证立卷。会计凭证包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。在每月人账后，按凭证编号顺序排列，装订成册．装订要整齐结实、美观。用文字按项目逐一填列凭证封面和案卷目录。案卷目录一式二份，一份交档案部门．一份财务人员自存。案卷编号按历年编制流水号．编至档案目录装满后方能断号。启用第二本档案目录时再从1号开始编写。案卷套盒存放好后，要填盖好案卷盒封面，案卷排列从左至右、从上至下装箱。其次．做好会计账簿立卷。要按照会计年度和会计账簿种类分别组卷。每年结束使用之后，按账簿名称分类，一种账簿立一卷，在账簿右上角贴上账簿标签卡。每个案卷内的纸张要用号码机编盖页号(空白页不能编号)，填盖案卷目录一式二份。如果账簿是活页的，应将原封面去掉，再以三孔装订，然后用白纸(或牛皮纸)作封面。账簿案卷编号，应按出纳账、总账、明细账、辅助账各编流水号。当年号要接上上年流水号．然后填盖卷盒和账簿卡，装箱时按从左至右顺序排列。再次，做好会计报表立卷。首先要按会计年度组卷，不同年度的不要混杂组卷。其次要区别不同的保管期限。年度财务报表的保管期限是永久，要与月度财务报表、季度财务报表分开组卷。财务报表是由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成的，组卷时不要分开。财务报表案卷的卷首加“卷内目录”。卷内目录一式三份，一份装案卷首页，另两份同案卷目录装订成两本档案目录册，作查找索引。永久保管的财务报表案卷要在封底前加填“备考表”。案卷以 孔装订，装订要整齐、牢固、美观。装订后填案卷封面，加盖案卷流水号(即当年的案卷号)，和上一年案卷号衔接上．一直编至档案目录册满后方断号。然后按永久、短期两种不同案卷，分别装盒。立卷的会计资料在本部门保存一年后移交本单位档案管理机构。
3．准确划定会计档案保管期限。会计档案的保管期限原则上按《会计档案管理办法》等有关规定执行。
凡是在本单位会计核算中形成的记录和反映会计核算的．对工作总结和考查及研究经济活动有长远利用价值的会计资料作为永久保存。属于定期保管期限的档案如因特殊需要，可以延长保管期限。会计凭证保管期限：涉及外事材料为永久保管；关于地产权、房产权、林产的契约、证券图纸等有关货币收支凭证应需要单独立卷保管的为永久保管；建设银行凭证及附件保管25年：一般凭证保管l5年。账簿保管期限：预算会计的出纳账、银行存款账保管25年；总账保管l5年；明细账保管15年；辅助账保管1O年。会计报表保管期限：年终报表、各单位年度预决算报表永久保管：汇总报表及需要说明、浅析浅析的文字材料永久保管；月报、季报保管15年：基层报表保管3年至5年。工资表保管期限：工资发放名册、卡片保管25年；工资转移、证明、通知存根保管25年；各种奖金发放名册、卡片保管25年。综合管理材料保管期限：上级有关财务会计工作的文件永久保管； 本单位财务管理规定、计划、总结、请示、批复永久保管；会计档案移交保管、销毁清册永久保管；本单位基金、管理工作文件和有关财务管理方面的其他文件材料短期保管。属于凭证、账簿、报表、工资表和综合性文字材料永久和短期保管的必须分开立卷， 同属类又同保管期限的案卷，可同盒存放。
4．严格调阅手续。调阅时，要严格手续。本单位人员调阅，要经会计主管人员同意；外单位人员借阅，要有调阅单位的正式介绍信，并注明调阅会计档案的内容。经单位领导人和会计主管人员批准后，调阅手续。在调阅过程中， 只能调阅与所需内容有关的资料，无关的资料不予调阅。原则上档案原件不得借出，也不得拆散原卷f宗1册。外单位调阅会计档案要抄录和复制的。由会计主管人员签署意见，经本单位领导批准。如有特殊需要，经本单位负责人批准后，提供查阅或者复制，并登记手续。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度，为会计档案的利用提供依据。
5．健全销毁制度。会计档案保管期满，需要销毁时． 应由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，经严格审查后，编制会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁：企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。
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