论述商业银行账类会计档案归档

近年来, 随着商业银行业务的迅猛拓展, 会计档案的实体也飞速膨胀, 而其中的账类会计档案的管理工作显得尤其重要。
首先, 我们要清楚账类会计档案的概念, 账类会计档案即是除了会计凭证以外的财务会计报告、会计账簿、其他各类业务台账、有价单据、销毁清册、申请书、对账单、会计主管人员移交清册等等应该整理归档的会计档案。
下面, 就商业银行账类会计档案整理归档的步骤做以下说明一、业务主管应先根据有关规定, 将有查考利用价值的档案留起, 剔除一些不需要归档的材料· , 对于日结前打印的轧差单, 如果它只是作为检查当日是否平账的工具, 不需归档, 应剔除又如套打有多份的或人机并行各自所形成的档案, 应选择一份完整清晰的归档, 其他的应剔除。
二、将需归档的非当年的同一会计年度的账类会计档案集中在一起, 逐一检查每一册会计档案封面项目是否填写完整, 具体检查内容包括归档部门、业务类别及内容、科目号、年度、负责人、装订人等项目。
三、逐一检查每一册会计档案装订得是否牢固、整齐、美观, 装订方法是三孔一线, 位于档案左侧, 并且不得压字、掉字、不得影响阅读。
还应检查是否有不同会计年度的一起装订, 检查有无不同保管期限的账类会计档案一起装订。检查中常见的有同一会计年度的年报常常与十二月份的月报一起装订, 这是不当的。检查活页账簿、登记簿在装订前有无抽出空白页。装订的厚度原则上不超过。
四、检查页码的编制有无出差错。凡是有字的纸张, 均应编制页、号。
五、对以上四个步骤中存在的问题进行整改。
六、将账类会计档案按一定顺序排列, 并在封面右上角编上卷号。例如某行某办事处年的账类会计档案排列顺序为会计业务年报、储蓄业务年报、会计业务月报、储蓄业务月报、会计业务总账、储蓄业务总账、会计一业务明细账先外部账, 后内部账、储蓄业务明细账, 会计业务日报、储蓄业务日报、储蓄业务流水账按业务发生时间先后顺序排列、会计业务其他、储蓄业务其他。假设以上档案共册, 则按以上排列顺序逐一用阿拉伯数字用红色印油盖案卷号于封面右上角, 从编至。
七、将排列好的已编好案卷号的会计档案按不同类别逐本放人档案盒内, 并盖好脊背上的各个栏目。由于会计明细帐查阅颇多。装会计明细账的档案盒脊背上一定要用阿拉伯数字盖上科目号。
八、填写“ 会计档案移交清单” 及“ 会汁档案目录” , 会同会计档案接收人、监交人办好移交手续, 做好移交工作。
账类会计档案是商业银行资产的重要组成部份, 做好它的整理归档工作进行有序管理, 有利于提高档案的综合管理水平和实现商业银行档案信息资源的共享。