浅谈会计档案作用与管理

当前位置: 大雅查重 - 范文 更新时间:2024-01-18 版权:用户投稿原创标记本站原创
在市场经济大潮中,如何保护国家、集体和公民的合法经济利益,对会计档案工作者提出了严峻的考验,怎样加强对会计档案的管理,确保会计档案整体质量,使之更好发挥其作用,为经济建设服好务是一个新的课题。笔者根据多年的工作实践,就如何发挥会计档案的作用及加强管理,谈点粗浅的看法:
一、会计档案的作用
会计档案主要由会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业材料组成,它是过去各单位经济活动的记录,以丰富的原始数据和恒定不变的价值量为使用者提供可靠的信息,为各单位今后制定规划、调查取证以及进行决策提供依据和咨询材料。会计档案是历史的真实凭证,会计档案的凭证作用是由会计档案形成及其自身特点决定的,从其产生来看,会计档案是各项经济活动中客观形成的书面凭证转化来的,它记录了各种凭证或者思想和行为。从其形式上看,会计档案保留着真实的历史标记。如有的是当事人的亲笔手稿、亲笔签署或者经济机关签发的凭证,经会计人员加工整理精确计算的原始资料。这些确切的原始资料和历史,是反映历史的真实记录,它可以成为查考、争辩、研究和处理问题的依据。从其价位上看,会计档案作为凭证使用时,其凭证价值量不会随时间发生变化。
一份凭证档案任何时候都只能对特定或相同的事物作出同样的证明。对或错,是或非,这种证明没有时效性,但这种证明又是很有价值的,谁都不会否定这一点。这就是为什么凭证具有公认的法律效力的权威性的原由。
正是档案凭证价值的这种守恒定律,使会计档案是第一手的原始材料,具有很强的参考凭证作用,它不仅记录了历史活动事实经过,而且记录了人们在经济活动中的发展规律和经营成果。因此,会计档案对人们查考既往情况、研究经济发展规律,开拓未来以及总结经验、吸取教训具有十分重要的凭证参考作用。
二、会计档案的管理责任界限
会计档案产生于会计工作过程中,财务部门和会计人员对会计档案归档的准确、完整以及档案的保管负有直接的责任。会计档案移交综合档案室保管后,直接责任也随着转移。这时的会计档案管理责任分成了两部分,综合档案室只负责会计档案安全保管,提供借阅的责任,虽然会计档案移交了档案室,但财务部门对会计档案内容的准确仍承担直接的责任。因此,在需要查阅会计原始凭证时,必须严格执行档案查阅、复制、登记制度,防止毁损、散失,采取财务部门和档案人员共同负责监督,确保档案的完整和安全。
三、会计档案的整理
要规范化、程序化《会计档案管理方法》规定,“各单位每年形成的会计档案应由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案管理清册”。会计凭证应按月整理,遵循会计档案资料的形成规律,由会计机构进行归档前的立卷和整理工作,更好地保证会计档案的收集、完整和保持档案之间的联系。同时,要准确立卷,会计账簿和会计报表在第二年度初进行整理。
四、强化会计档案管理的措施
要及时归档移交,妥善保管会计档案。会计档案是一种社会资源,要按规定对本单位档案机构或档案人员集中管理,任何人不得据为己有或拒绝归档。《会计档案管理方法》规定,“形成的会计档案在会计年度终了后,可由会计机构保管一年期满后,应由会计机构编制移交清册移交本单位档案机构统一管理”。移交手续要完备,责任界限要明确,真正做到及时、完整、清晰,保证会计档案的安全保管和有效利用。综合档案室应重视对会计档案的保管,按规定要求选配政治素质高、专业技能强的人员管理档案,并配备必要的档案保护设施,定期检查“八防”设施和安全措施落实情况,逐步实现保管的标准化,真正做到妥善保管,有序存放,方便查阅,安全保密,为两个文明建设发挥应有的作用。