浅议人事档案管理
本站原创 1 当前人事档案管理中存在的不足
1.1 普遍对人事档案管理的重要性认识不够。长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，自已不想管也不愿管。因此，往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，档案工作不研究没安排，档案不足得不到解决，场所、经费、人员没有保障，档案工作自然就做不好。
1.2 硬件设施解决落实差。档案室建设简陋，经费投入不足。大部分档案室建设不标准、不规范。个别单位没有专用档案室，有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整。
1.3 档案管理人员管理水平不高，管理手段落后。由于档案管理人员大多数是，因此导致了管档人员工作变动频繁，新手占70%，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。又因为大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，因此会严重影响了档案管理水平。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。
1.4 人事档案收集工作力度不够。由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不建全面，有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
1.5 人档分离的情况愈加严重。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。
1.6 人事档案管理的信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。
2 对目前人事档案管理的几点倡议
2.1 提高认识，进一步加强对档案工作的领导。领导的重视是做好档案工作的重要保证。单位领导应高度重视人事档案管理工作，将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现不足及时解决。同时单位领导要加强对档案法律法规的学习，进一步明确档案工作是各级党委、政府义不容辞的责任和义务。
2.2 加大投入，进一步夯实档案工作基础。各单位财政在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算；各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。
2.3 提高档案管理人员的素质。《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。倡议：①主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。②配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。
2.4 注重人事档案材料收集。提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制革新的不断深化，干部制度的革新、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增加，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不建全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
2.5 健全制度，进一步规范档案资料管理。实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此各单位要建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，对永久、长期保存的档案应定期向上级档案主管部门进行移交；再其次为了避开档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，对档案管理中出现不足的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。
2.6 加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度革新与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。通过档案管理工作的不断完善，档案管理必将更有效，档案管理工作必将上一个新台阶。
1.1 普遍对人事档案管理的重要性认识不够。长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，自已不想管也不愿管。因此，往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，档案工作不研究没安排，档案不足得不到解决，场所、经费、人员没有保障，档案工作自然就做不好。
1.2 硬件设施解决落实差。档案室建设简陋，经费投入不足。大部分档案室建设不标准、不规范。个别单位没有专用档案室，有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整。
1.3 档案管理人员管理水平不高，管理手段落后。由于档案管理人员大多数是，因此导致了管档人员工作变动频繁，新手占70%，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。又因为大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，因此会严重影响了档案管理水平。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。
1.4 人事档案收集工作力度不够。由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不建全面，有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
1.5 人档分离的情况愈加严重。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。
1.6 人事档案管理的信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。
2 对目前人事档案管理的几点倡议
2.1 提高认识，进一步加强对档案工作的领导。领导的重视是做好档案工作的重要保证。单位领导应高度重视人事档案管理工作，将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现不足及时解决。同时单位领导要加强对档案法律法规的学习，进一步明确档案工作是各级党委、政府义不容辞的责任和义务。
2.2 加大投入，进一步夯实档案工作基础。各单位财政在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算；各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。
2.3 提高档案管理人员的素质。《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。倡议：①主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。②配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。
2.4 注重人事档案材料收集。提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制革新的不断深化，干部制度的革新、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增加，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不建全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
2.5 健全制度，进一步规范档案资料管理。实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此各单位要建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，对永久、长期保存的档案应定期向上级档案主管部门进行移交；再其次为了避开档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，对档案管理中出现不足的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。
2.6 加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度革新与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。通过档案管理工作的不断完善，档案管理必将更有效，档案管理工作必将上一个新台阶。