刍议中等学校加强档案工作建设

1　学校档案和档案工作的概念及其作用

1.1　什么是学校档案

学校档案是指学校从事党务、行政管理以及教育、教学、科研等各项活动中直接形成的有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
学校档案包括文书档案、教学档案、科研档案、财务档案、学生档案等各种载体形式的档案，它具有原始性、客观真实性、信息性和知识存储性，有着非常重要的凭证作用和参考作用。

1.2　什么是学校档案工作

学校档案工作是指运用科学的原则和策略对学校档案进行有效管理，它是学校管理的一项基础工作，在反映和维护学校历史真实面貌、为教学服务、为学校经济建设服务、为学校管理服务方面发挥着重要作用。
学校档案工作的基本内容包括档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编日与检索、编辑与研究、统计和利用服务等。档案管理业务的各个环节，实际上可以划分为两个基本的组成部分，即档案基础工作和档案提供利用工作。档案基础工作为提供利用工作创造条件；提供利用工作则反映了档案基础工作的成果，同时也向基础工作提出了新的要求。

1.3　学校档案的重要作用

档案是第一手的原始材料，它不仅记录了历史活动的事实经过，还记录了人们在各项活动中的思想发展、社会实践中的经验教训，以及科学研究和文化艺术的创造成果。
档案管理是学校管理的重要组成部分，是办好学校的重要基础性工作，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案工作，无论在总结教育教学经验，探索、掌握教育工作规律方面，还是在维护学校教学、科研和管理人员合法权益方面，都有着极其重要的不可估量的作用，这主要表现在以下几个方面，一是利用档案为学校各项事业的发展提供计划和管理依据，有利于学校进行科学管理，提高教育教学质量；二是档案可以作为学校各项工作查考的依据，有利于对教职工和学生进行全面考核；三是利用档案为学校历史、理论研究和科技研究提供第一手资料，为教学科研事业服务；另外，在教育竞争激烈的今天，档案在扩大学校影响力和知名度、争创教育品牌、推动学校发展、推进社会文明建设等方面具有不容忽视的作用。

2　中专学校档案工作存在的不足

2.1　思想认识上不够重视

从思想认识方面看，一部分同志对档案管理的认识较为肤浅，“重教学、轻档案”的意识还存在，认识不到档案工作在中专学校建设中的重要性和必要性，意识不到档案对教育事业的推动作用，总认为学校档案管理没必要要求得那么严格，甚至有人认为档案工作可有可无。有部分学校领导对档案工作也不够重视，对档案工作不理不问，将一些责任心不强、年龄偏大的人员安排在档案工作岗位上。上述对档案管理不够重视的思想认识，导致档案归档意识不强、档案证据不足，许多资料已经丢失，或者一时找不到，档案信息资源开发不足，最终造成档案利用率不高。

2.2　档案管理策略陈旧落后 下载论文

目前，中等专业学校档案工作的管理策略陈旧落后。文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用，而且因管理方式落后，导致在查阅档案时候速度慢、准确率低。同时，很多中等专业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行浅析浅析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。中等专业学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中等专业学校工作发展的关键。

2.3　档案立卷工作不规范

档案立卷工作不规范主要表现在：领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系，比如：教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录人不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的挂接不建全，特别是对教学档案的收集、整理、录入有些学校还未进行整理。

2.4　档案专业技术人员缺乏

近几年，学校档案人员的学历、职称虽然都有明显提高，但既有理论知识，又有丰富实践经验的档案技术人员却相当匮乏。学校档案人员受各种客观条件限制，培训力度不够。档案人员参加档案部门组织的档案培训，尤其是档案保管技术专题的培训相当有限。这些理由都明显的制约了档案管理的专业性。
3　中专学校加强档案工作建设的途径
档案资料的收集、整理和保存工作，是一项具有重要现实主义和深远历史意义的工作，切不可等闲视之。搞好中专学校档案管理工作是一件有利于科学育人。有利于科学管理，有利于后人且造福后代的大事，应从以下几方面加强中等专业学校档案管理工作，建立和完善科学的档案管理机制。

3.1　强化档案管理意识

领导重视是关键，要加大中专学校档案管理的检查与考核力度，配置专业人员进行档案管理，对管理人员要进行岗位培训。各中专学校要有专门的档案室或档案橱，学校也要把档案管理列入重要议事日程，实行责任负责制。
同时。确实提高和增强中专学校全体教职工对档案工作重要性的认识。这是搞好学校档案工作的先决条件。要认真学习国家《档案法》，在广大教职工中深入进行档案法律知识的普及学习与宣传，使学校领导干部和全体师教职工都普遍认识到档案工作的重要意义，扎扎实实搞好档案工作，建立严密的切实可行的档案管理制度，按照《档案法》的要求规范各类档案的分类、归档和管理，使档案工作做到有章可循。有法可依。